Kun työskentelet asiakirjan parissa ryhmän kanssa, tiedosto käy läpi erilaisia luonnoksia. Mutta entä jos pidit edellisestä luonnoksesta? Jos olet juuri korvannut vanhan tekstin uudella tekstillä etkä tallentanut luonnosta kyseisestä versiosta, voit katsoa sen kadonneeksi. Mutta sen ei tarvitse olla niin, kiitos Google-dokumenttien.
Yksi Google-dokumenttien monista hyödyllisistä vaihtoehdoista on tarkastella asiakirjan eri versioita. Jos pidät edelleen siitä, miten edellinen luonnos luotiin, voit silti palauttaa sen. Tässä on kaksi tapaa, joilla voit tarkastella Google-dokumenttien eri versioita.
Kuinka käyttää ehdotustilaa muokkauksien tarkastelemiseen
Ehdotustilassa näet kaikki tiimisi tekemät muokkaukset eri väreinä, jotta eron huomaa helpommin. Näet sivussa myös yhteenvedon muutoksista, ja voit joko hyväksyä tai hylätä ehdotetun muutoksen.
Aloita napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa kynäkuvaketta ja valitsemalla Ehdotus-vaihtoehto.
Kun valitset tämän vaihtoehdon, näet lyhyen viestin, joka kertoo, että ehdotusvaihtoehto on otettu käyttöön. Jos haluat joskus vaihtaa toiseen vaihtoehtoon, napsauta vihreää kynää. Tämän vaihtoehdon avulla voit tehdä juuri sen, ehdota. Kaikki lisäämäsi teksti ei muuta alkuperäistä versiota. Jos haluat joskus muuttaa ehdotusta, napsauta ja kohdistin alkaa vilkkua.
Muokkausehdotuksen tarkistaminen Google-dokumenteissa
Kun päivä on päättynyt, on aika tarkastella näitä ehdotuksia. Klikkaa Työkalut-välilehti yläreunassa ja napsauta Tarkista ehdotukset. Näet vaihtoehdot ehdotusten hyväksymiseksi tai hylkäämiseksi. Et näe siellä luetteloa ehdotuksista. Google Docs korostaa suoraan asiakirjassa, missä ehdotus on.
Voit siirtyä ehdotetun muokkauksen välillä napsauttamalla ylös- ja alas-nuolia. Tiedät olevasi, koska Google Docs korostaa sitä, missä olet. Valitsemalla Esikatsele Hyväksy kaikki, näet kaikki ehdotetut muokkaukset asiakirjassa, ja sinun tarvitsee vain napsauttaa isoa sinistä Hyväksy kaikki -painiketta.
Kun valitset Esikatsele Estä kaikki -vaihtoehdon, kaikki ehdotukset katoavat asiakirjasta. Lopeta napsauttamalla Hylkää kaikki -painiketta. Jos olet jo hyväksynyt tai hylännyt ehdotukset, mutta kadut sen tekemistä, voit palata takaisin napsauttamalla takaisin-nuolta tehdäksesi uusia muutoksia.
Versiohistoria
Voit myös nähdä tiedostosi eri versioita siirtymällä osoitteeseen:
- Tiedosto
- Versiohistoria
- Katso versiohistoria
Oikealla näet kaikki tiedoston eri versiot. Napsauta pisteitä ja voit nimetä kyseisen version tai tehdä siitä kopion. Näet myös esimerkiksi viimeisimmän muokkauksen päivämäärän ja kellonajan. Täältä löydät vaihtoehdon tämän version palauttamiseen, mutta näet sen myös isossa sinisessä painikkeessa yläreunassa.
Näet myös kaikkien niiden nimet, jotka ovat muokanneet tiedostoa tiettynä päivänä. Ottamalla käyttöön Näytä vain nimetyt versiot, löydät nopeasti nimeämäsi versiot. Kaikki muut poistetaan, mutta niitä ei poisteta.
Jos haluat kommentoida tekemääsi ehdotusta, korosta teksti, jota haluat kommentoida, ja napsauta Kommentoi-vaihtoehtoa. Se on listan viimeinen. Vastaanottaja tee muutoksia kommenttiisi, napsauta oikealla olevia pisteitä ja valitse Muokkaa. Voit myös linkittää tähän kommenttiin ja poistaa sen, jos muutat mieltäsi niin kauan kuin olet siellä.
Jos haluat vastata tiimikaverin kommenttiin, napsauta kommenttia. Kirjoita tekstisi ja napsauta Vastaa tai Ratkaise-painiketta. Kun olet valmis lataamaan tiedostosi, mene osoitteeseen Tiedosto > Lataa, voit valita useista eri muodoista.
Voit valita seuraavista:
- Sana
- OpenDocument-muoto
- Rikkitekstimuoto
- Pelkkää tekstiä
- Nettisivu
- EPUB
Android
Jotta voit tehdä edellä mainitun, mutta Android-laitteellasi, sinun on tehtävä se päästä eri vaihtoehtoihin. Voit ehdottaa muokkausta ja nähdä kaksi versiota napauttamalla -kuvaketta lyijykynä oikeassa alakulmassa, mutta ennen kuin alat kirjoittaa, napauta pisteitä oikeassa yläkulmassa ja valitse Ehdota muutoksia vaihtoehto.
Aivan kuten työpöydällä, kaikki ehdottamasi värit ovat eri värisiä.
Kuinka kommentoida Google Docs -tiedostoa - Android
Jos sinulla on jotain sanottavaa, sano se. Voit kommentoida Google Docs -tiedostoa Android-laitteellasi painamalla pitkään n sanaa tai lausetta, jota haluat kommentoida, ja sitten pisteitä. Sinun pitäisi nyt nähdä Lisää kommentti -vaihtoehto.
Tiedät, missä kommenttisi on, koska se korostetaan. Vastaanottaja katso kommenttisi ja muut, napauta sitä. Valitse Näytä kommentti, niin sinun pitäisi nähdä kirjoittamasi. Voit muokata, poistaa kommentin tai saada jaettavan linkin napauttamalla pisteitä. Jos kommentin takana oleva ongelma on ratkaistu, voit napauttaa Ratkaise-vaihtoehtoa, jotta se poistuu.
Jos napautit vahingossa ratkaisuvaihtoehtoa, näet (muutaman sekunnin ajan) kumoa-vaihtoehto. Avaa kommentti uudelleen napauttamalla sitä. Sinun pitäisi nähdä kommentin vieressä viesti, jonka olet avannut. Voit tarkastella muita kommentteja napauttamalla nuolia siirtyäksesi edestakaisin.
Varmista, että olet varma tekemästäsi ehdotuksesta, sillä kirjoittaja tai kirjoittajat saavat sähköposti-ilmoituksen jokaisesta ehdotuksesta. Vaikka muutat mieltäsi, he silti ymmärtävät sen. Jos olet kirjoittaja etkä halua saada ilmoitusta jokaisesta pienestä ehdotuksesta, voit poistaa sen käytöstä siirtymällä Google Driven asetuksiin seuraavasti:
- Siirrytään asetuksiin
- Ilmoitukset
- Poista valinta molemmista vaihtoehdoista
Google Docs -asiakirjan jakaminen
Luulit, että sinulla oli kaikki asiakirjan muokkaamiseen ja muistat, että unohdit lisätä jonkun. Jaa Google Docs -tiedostosi napsauttamalla sinistä Jaa-painiketta oikeassa yläkulmassa.
Napsauta kohtaa, jossa lukee Lisää ihmisiä ja ryhmiä ja lisää yhteystietosi. Muista antaa yhteyshenkilölle muokkausoikeudet napsauttamalla oikealla olevaa pudotusvalikkoa. Varmista, että valitset muokkausvaihtoehdon.
Kuinka muuttaa Google-dokumenttien muokkausoikeuksia
Jos joku on ansainnut poistumisen dokumentista, voit klikata Jaa-painiketta. Lisää jonkun lisäämisvaihtoehdon alla näet kaikki jo lisäämäsi käyttäjät.
Oikealla näet avattavan valikon, josta voit valita toisen vaihtoehdon.
Voit myös valita linkin, jossa kuka tahansa linkin saanut voi käyttää tiedostoa tai vain lisäämäsi ihmiset. Näet vaihtoehdot, joilla voit muuttaa tätä asetusta tai kopioida linkin jaettavaksi. Napsauttamalla hammaspyörää voit muuttaa asetuksia, kuten:
- Toimittajat voivat muuttaa käyttöoikeuksia ja jakaa.
- Katsojat ja kommentoijat voivat ladata, tulostaa ja kopioida.
Johtopäätös
Näkemällä muutokset, tiedosto menee läpi, voit nähdä, paransivatko muutokset asiakirjaa. Kommentit voivat myös olla rakentavia tiedoston parantamisessa, ja tiedät nyt, kuinka voit lisätä niitä tai muuttaa niitä. Työskenteletkö usein muiden kanssa Google-dokumenttien parissa vai harvoin? Jaa ajatuksesi alla olevissa kommenteissa, ja älä unohda jakaa artikkelia muiden kanssa sosiaalisessa mediassa.