Avec autant d'informations numériques entrant et sortant de vos appareils, la gestion des fichiers électroniques peut être une tâche ardue. Ces fichiers se déplacent d'un endroit à un autre sans arrêt et souvent avec précipitation. C'est une bonne chose que la technologie ait rattrapé ces problèmes.
Organisation des fichiers 101
La technologie rend le partage, le stockage et la récupération efficaces et moins compliqués. L'accès transparent aux fichiers nécessaires est désormais possible. Cet article discutera de quelques conseils essentiels pour vous aider à améliorer l'efficacité de votre gestion de fichiers et vous guidera dans le tri des choses.
1. Improvisez votre processus de partage de fichiers
Lorsque vous parlez d'organisation efficace des fichiers, vous ne parlez pas seulement de stockage. Il serait préférable d'aborder la façon dont vous gérez, envoyez ou partagez ces documents avec les membres du service.
D'une part, la télécopie est une méthode standard de partage de documents que tout le monde dans le monde de l'entreprise implémente quotidiennement. Les institutions appartenant à la finance, au droit et au gouvernement ont tendance à l'utiliser comme l'un des outils de communication. Et s'il y avait un moyen de maximiser son potentiel tout en faisant du partage de fichiers un processus efficace comme fax sans télécopieur? Cela ne vous aiderait-il pas à organiser les choses dans votre bureau ?
Si le processus de partage de fichiers se déroule sur le lieu de travail, vous pouvez établir un serveur de fichiers ou un réseau de partage de fichiers. Cela aiderait les personnes qui y ont accès à récupérer leurs fichiers.
2. Stockez des documents dans un seul endroit
La question de l'organisation des fichiers afflige les entreprises depuis longtemps. C'est une préoccupation croissante parmi les entreprises, car de nombreux fichiers électroniques sont souvent égarés pendant le stockage et le transfert. Ce problème complique encore la situation car les entreprises ont tendance à partager de nombreux fichiers avec leurs collègues.
Pour lutter contre cela, les experts suggèrent de créer un seul dossier racine pour permettre un accès facile aux fichiers que vous essayez de récupérer. Dans cette méthode, stockez tous vos fichiers de travail dans un dossier. Pour les utilisateurs de PC, la valeur par défaut est Mes documents.
Dans un environnement partagé, vous pouvez également créer un dossier Documents partagés. Les deux processus permettent à vos collègues de trouver les fichiers essentiels dès le départ. De plus, cela ouvre la voie à une sauvegarde et à un archivage faciles lorsque les espaces de stockage sont faibles.
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3. Évitez de stocker des fichiers sur votre bureau
Ce sujet fait suite au deuxième point ci-dessus. N'oubliez pas que votre bureau ne doit pas être l'espace de stockage principal pour vos fichiers. Au lieu de cela, il doit être propre et bien rangé. Placer de nombreux fichiers et les laisser de côté peut encombrer tout l'espace.
De plus, il peut sembler que le nettoyage de votre espace d'exploitation peut prendre beaucoup de temps. Pour un bureau très désorganisé, il est recommandé d'utiliser des applications permettant d'effacer et de trier vos documents.
4. Suivez les directives de nommage de fichiers établies
Avant d'enregistrer votre travail fichiers dans votre stockage cloud ou le dossier racine, essayez d'observer leurs schémas de nommage de fichiers établis. Habituellement, les entreprises essaieront de résoudre la désunion entre des milliers de documents se déplaçant dans chaque département en établissant des règles et des directives pour la dénomination des fichiers. Notez les caractères familiers tels que les traits de soulignement, les tirets et les points.
Il est également recommandé d'utiliser des abréviations standard et des noms descriptifs. N'oubliez pas d'ajouter des dates et d'être précis si vous le devez. Le but de nommer les fichiers est de dire correctement le contenu sans avoir besoin de les ouvrir. Vous pouvez suivre certaines conventions de nommage standard telles que les suivantes :
- Par date de document ;
- Par type de document; et
- Par département ou entreprise.
Par exemple, si le fichier concerne une lettre en retard, vous pouvez choisir quelque chose qui correspondra de manière appropriée à votre message. Si tout cela peut sembler accablant, rappelez-vous toujours que ces petits détails vous aideront dans l'identification et la récupération des fichiers.
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5. Effectuer des sauvegardes de fichiers régulièrement
La réalisation de sauvegardes de données est un élément crucial pour assurer le bon déroulement des processus métier et la continuité. Il protège l'entreprise contre des événements malheureux tels que la perte de données, qui peuvent résulter des éléments suivants :
- Attaque de logiciels malveillants ;
- Dommages aux lecteurs ;
- Disques de stockage volés ;
- Attaque de ransomware ;
- Piratage de comptes de stockage; et
- Suppression de fichier.
Ces choses sont évitables si vous établissez un protocole de sauvegarde. Pour fournir une protection suffisante à votre entreprise, vous devez mettre en œuvre un système complet de sauvegarde des données en suivant ces ensembles de processus :
- Effectuer régulièrement des sauvegardes de données ;
- Stocker les données sur les disques et les services cloud; et
- Avoir un mot de passe pour les dossiers et les fichiers
- Conservez les disques de stockage dans un endroit privé.
Si une perte de données entraîne une interférence commerciale, sauvegardez les documents nécessaires. Les fichiers supprimés sont récupérables si vous installez logiciel de récupération. Cependant, certains détails d'une transaction commerciale sont très probablement irrécupérables si les fichiers de stockage sont piratés, endommagés ou perdus.
6. Supprimer les anciens fichiers inutiles
La suppression d'anciens fichiers peut être une tâche éprouvante pour les nerfs. Cependant, vous devez également considérer que ces documents inutiles ajoutent de l'encombrement à un système de fichiers déjà désordonné. Vérifiez les directives de votre entreprise concernant les suppressions de fichiers et assurez-vous que vous n'aurez plus besoin de ces fichiers commerciaux.
Si vous n'êtes pas sûr, créez un dossier dans votre dossier racine et nommez-le « inactif » ou « ancien ». Stockez ces anciens fichiers dans le dossier en lieu sûr jusqu'à ce que vous soyez sûr qu'il ne sera plus utilisé.
7. Créer des raccourcis et des favoris
Ces fonctionnalités sont idéales pour les fichiers et dossiers que vous utilisez tous les jours. Au lieu de creuser votre chemin à travers des myriades d'emplacements de stockage, essayez de créer un accès pour ces fichiers. Il peut s'agir de l'onglet Finder pour les utilisateurs de Mac ou de la barre latérale de l'explorateur de fichiers si vous utilisez un PC. L'utilisation de ces options rendrait votre recherche de fichiers un jeu d'enfant.
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Réflexions finales: l'organisation est la clé
Il est essentiel de toujours se rappeler qu'il est préférable de garder vos fichiers à jour et organisés pour maintenir la cohésion partout où vous stockez vos documents. Votre objectif principal ici est de garantir que vous pouvez toujours trouver ce que vous cherchez après sa création dans un système de gestion de fichiers.
De plus, une gestion et une organisation appropriées des fichiers électroniques sont sans aucun doute essentielles dans une configuration d'environnement partagé. Si vos collègues ne sont pas là, vous pouvez rapidement localiser et accéder aux fichiers créés par eux.
Au fur et à mesure de vos tâches quotidiennes, tenez compte des idées mentionnées ici pour trier les fichiers dont vous disposez. À long terme, ce sera pratique pour vous et votre organisation.