Comment utiliser les chiffres: les bases pour les utilisateurs de Mac

Aujourd'hui, nous allons aborder un sujet que je voulais aborder depuis un certain temps maintenant. Si vous êtes un lecteur AppleToolBox de longue date, vous vous souviendrez peut-être des moments où nous avons expliqué comment utiliser le Terminal Mac, Automate, Raccourcis, et Suite. Aujourd'hui, nous élargissons nos ressources de didacticiel avec une série sur l'utilisation de Numbers.

Numbers est l'application de feuille de calcul d'Apple et son alternative au très populaire Excel. Excel est si populaire, en fait, qu'il y a de fortes chances que vous l'ayez utilisé, même si vous êtes un utilisateur Apple de longue date. Il est inestimable pour le fonctionnement de nombreuses entreprises, et bien que Numbers soit presque aussi bon à bien des égards, Excel reste l'application préférée de nombreuses entreprises.

Cela dit, vous constaterez peut-être que Numbers vous convient le mieux dans le cadre de votre utilisation personnelle ou professionnelle. Après tout, il est intégré à l'écosystème Apple, s'intègre à d'autres applications et services Apple et, mieux encore, est gratuit pour tous les utilisateurs Apple.

Ceci est notre premier article de cette série, donc nous allons juste couvrir les bases ici. Vous pouvez consulter la table des matières pour avoir une idée de ce qui va être couvert. Dans un avenir proche, j'ajouterai plus à cette série, alors restez à l'écoute !

Pourquoi apprendre à utiliser les nombres est important

Avant d'approfondir l'utilisation de Numbers pour les tâches de base, expliquons pourquoi il est important d'apprendre à utiliser cette application.

Tout d'abord, les applications de feuille de calcul sont, à mon avis, l'une des principales applications que vous devez savoir utiliser. Tout comme vous devez savoir utiliser une application de calculatrice, un traitement de texte et un navigateur Internet, vous devez connaître les bases de l'utilisation d'une feuille de calcul.

C'est parce qu'ils sont si largement utilisés sur le lieu de travail et aussi si utiles pour un usage domestique. J'utilise des feuilles de calcul pour un certain nombre d'utilisations, du suivi de ma collection de bandes dessinées à l'automatisation d'une partie de mes tâches mensuelles.

De plus, apprendre à utiliser des feuilles de calcul peut être une compétence précieuse à acquérir sur le lieu de travail. De nombreuses entreprises s'appuient sur des feuilles de calcul pour plusieurs raisons, et vous constaterez peut-être que certains emplois tournent entièrement autour de savoir comment gérer et utiliser efficacement des applications comme Excel et Numbers.

Enfin, savoir comment utiliser Numbers facilitera grandement la prise en main d'Excel, si jamais vous en avez besoin. Cela peut ne pas sembler un gros problème, mais encore une fois, Excel est un outil populaire sur le lieu de travail, donc savoir comment utiliser son homologue vous aidera à apprendre à l'utiliser.

Comment utiliser les nombres: les bases

Très bien, maintenant que vous avez une idée de la raison pour laquelle vous devriez vouloir apprendre à utiliser Numbers, voyons comment cela fonctionne. Comme mentionné, cela ne couvrira que les bases. Cela inclut la création d'une feuille de calcul, la compréhension de la façon dont les lignes et les colonnes fonctionnent ensemble et la réalisation de quelques calculs de base entre les cellules. Nous couvrirons des tâches plus complexes plus tard, alors considérez cela comme la base pour apprendre ces idées plus difficiles.

Plongeons-nous !

Choisir un modèle

Tout d'abord, vous allez vouloir choisir un modèle lors de la création d'un nouveau document Numbers. Alors que vous pouvez choisir Blanc, qui n'a pas de formatage prédéfini, je vous recommande d'opter pour l'un des modèles intégrés. Ils font une grande partie du travail initial pour vous et sont étonnamment utiles. C'est l'une des seules applications Apple où je pense que la sélection d'un modèle est un must.

Commencez par ouvrir l'application Numbers. Vous pouvez le faire en trouvant l'application dans votre Applications dossier ou en appuyant sur commande + barre d'espace, en tapant "Chiffres", puis en appuyant sur revenir. Double-cliquez Nouveau document.

Cela vous amènera à l'écran suivant :

Ici, vous pouvez faire défiler tous les modèles proposés par Apple. Nous allons utiliser un modèle vierge pour ce didacticiel, mais jetez-y un coup d'œil pour que vous ayez une idée de ce que l'application a à offrir.

Certains des meilleurs modèles sont :

• Liste de contrôle
• Dépenses partagées
• Facture d'achat
• Budget simple
• Programme

Pour l'instant, allez-y et choisissez Blanc. De cette façon, vous pouvez jouer avec la feuille de calcul sans vous soucier du formatage. Double-cliquez sur le modèle que vous souhaitez ouvrir.

Lignes vs colonnes

La prochaine chose que vous devez savoir est la différence entre les lignes et les colonnes. Une fois que vous avez choisi le Blanc modèle, vous devriez regarder cet écran :

Bien qu'il n'y ait aucune donnée sur cet écran, vous pouvez toujours voir plusieurs lignes, colonnes et cellules. Chaque rectangle vide est une cellule. Chaque pile verticale de cellules est une colonne et chaque pile horizontale est une ligne. Voici une ventilation :

Comme vous pouvez le voir, il y a une cellule à chaque point d'intersection d'une ligne et d'une colonne. Les cellules constituent ces intersections.

Les colonnes sont étiquetées avec des lettres et les lignes sont étiquetées avec des chiffres. Chaque cellule est étiquetée après la colonne et la ligne avec laquelle elle croise. Ainsi, les cellules tout en haut à gauche sont la cellule "A1". La cellule directement en dessous est "A2", et celle à droite est "B1".

Vous pouvez facilement voir quelle cellule vous avez sélectionnée en regardant les étiquettes de colonne et de ligne en haut et à gauche de la feuille de calcul. Tout ce qui est en surbrillance est l'indicateur pour la cellule que vous avez actuellement sélectionnée. Comme vous pouvez le voir sur cette capture d'écran, j'ai sélectionné E16, que je peux voir sans avoir besoin de compter où se trouve ma cellule :

Une dernière note sur les lignes et les colonnes: vous avez peut-être remarqué que vous en avez un nombre limité. Par défaut, le coin inférieur droit de la feuille de calcul se termine à G22. C'est l'une des différences entre Excel et Numbers. Là où Excel continue indéfiniment, Numbers ne vous montre qu'un nombre fixe de cellules.

Heureusement, il est facile d'augmenter le nombre de cellules en ajoutant plus de colonnes et de lignes. En haut de la feuille de calcul, juste à droite de l'étiquette de colonne "G", vous pouvez voir un cercle avec deux lignes verticales. Cliquez dessus et faites-le glisser de gauche à droite. Vous verrez que de nouvelles colonnes sont automatiquement ajoutées ou que les anciennes sont instantanément supprimées.

Il en va de même pour les lignes. Il y a un cercle avec deux lignes horizontales dans le coin inférieur gauche de l'écran. Cliquez dessus et faites-le glisser de haut en bas pour ajouter ou supprimer des lignes.

Enfin, vous pouvez faire glisser le cercle avec la petite flèche en bas à droite de l'écran pour ajouter ou supprimer simultanément des lignes et des colonnes.

Et c'est (surtout) tout ce que vous devez savoir sur la structure de base d'un tableur !

Ajouter du contenu à une cellule

Maintenant que vous avez une compréhension de base de la configuration d'une feuille de calcul, nous pouvons voir comment ajouter du contenu à une cellule. Comme vous le savez peut-être déjà, il s'agit de la fonctionnalité de base d'un tableur. Vous stockez des données dans chaque cellule, et chaque cellule est capable d'interagir les unes avec les autres, créant ainsi un outil puissant.

Mais encore une fois, concentrons-nous simplement sur l'ajout de contenu aux cellules de votre feuille de calcul.

Pour commencer, cliquez sur n'importe quelle cellule, de préférence une vers le milieu de votre feuille de calcul. Commencez par taper le chiffre "5" dans la cellule sélectionnée.

Ensuite, appuyez sur le languette touche de votre clavier. Cela vous amènera automatiquement à la cellule directement à droite de la cellule sélectionnée. Dans cette cellule, tapez le chiffre « 2 », puis appuyez sur revenir. Votre écran devrait ressembler à ceci :

Comme vous pouvez le voir, le revenir et languette Les touches de votre clavier peuvent être utilisées pour naviguer d'une cellule à l'autre. Vous pouvez également utiliser les touches fléchées de votre clavier pour naviguer également. Combinées, ces touches facilitent la navigation dans une feuille de calcul entière sans jamais lever les doigts du clavier.

Vous pouvez taper n'importe quoi dans une cellule, y compris des mots et des symboles. La plupart du temps, cependant, vous risquez de vous retrouver à saisir des chiffres. Mais nous allons explorer pourquoi c'est dans le Utiliser des formules dans Numbers section.

Comment utiliser les nombres pour formater vos cellules

Pour l'instant, passons à autre chose et parlons du formatage de vos cellules. Il s'agit d'une partie importante de l'apprentissage de l'utilisation de Numbers, car il est utilisé pour organiser visuellement votre feuille de calcul.

Même dans le modèle vierge que nous avons utilisé jusqu'à présent, vous pouvez voir que votre feuille de calcul a un titre en haut, "Table 1". Et il y a une ligne gris foncé en haut et une colonne gris clair à gauche.

Aucune de ces fonctionnalités de votre feuille de calcul ne fait quoi que ce soit de spécial. Ils sont simplement formatés pour être visuellement distincts, afin que vous puissiez y mettre des titres, des étiquettes et d'autres éléments de données descriptives.

Tout ce que vous avez à faire pour pouvoir formater des cellules dans Numbers est de cliquer sur le Format bouton en haut à droite de votre écran :

Là, vous avez des options qui vous permettront de changer la couleur d'une cellule, la police, le nombre de lignes et de colonnes, le contour de votre tableau, etc. Ces fonctionnalités n'ont pas besoin de beaucoup d'explications, amusez-vous simplement avec elles et voyez comment elles fonctionnent. Vous pouvez facilement annuler toute modification effectuée en appuyant sur commande + Z sur votre clavier.

Utiliser des formules dans Numbers

Ensuite dans ce guide sur la façon d'utiliser les nombres sont des formules. À bien des égards, les formules sont la principale caractéristique des feuilles de calcul. Vous souvenez-vous que nous avons dit que les interactions entre les cellules sont ce qui fait de Numbers une application si puissante? Eh bien, il est temps d'explorer les interactions cellulaires les plus élémentaires.

Les formules fonctionnent exactement comme les formules que vous avez apprises à l'école primaire. Pour les utiliser, cliquez sur une cellule vide et tapez le symbole "=". La cellule affichera cette fenêtre contextuelle :

Ensuite, tapez un calcul simple, comme "3 + 5", puis appuyez sur revenir. Quand tu frappes revenir, la valeur de la cellule n'affichera pas "=3+5", même si c'est ce que vous avez tapé. Au lieu de cela, il affichera "8", car c'est la réponse à votre formule.

Vous pouvez le faire avec n'importe quel type de calcul. Sachez simplement que les symboles "*" et "/" de votre clavier représentent respectivement les symboles de multiplication et de division.

Vous pouvez également faire des calculs entre les cellules. Rappelez-vous comment nous avons tapé "5" et "2" dans deux cellules côte à côte? Faisons une formule de base en ajoutant ces deux cellules ensemble.

Sélectionnez la cellule directement à droite de ces deux cellules et tapez "=" pour commencer à créer une formule. Ensuite, cliquez sur la cellule qui contient le chiffre "5". Vous verrez l'étiquette de cette cellule apparaître instantanément dans votre formule.

Ensuite, tapez un symbole "+", puis sélectionnez la cellule avec le chiffre "2". Cela devrait ressembler à ceci, même si vos étiquettes de cellule sont un peu différentes :

Ensuite, appuyez sur revenir.

La cellule où vous venez de créer votre formule devrait maintenant afficher le chiffre "7". Non seulement cela, mais si vous modifiez les valeurs numériques de votre "5" ou "2", la valeur du "7" changera automatiquement pour refléter la somme correcte de ces valeurs. Vous pouvez voir cela dans la capture d'écran ci-dessous :

Vous pouvez créer des formules extrêmement complexes ou simples, incorporer autant ou aussi peu de cellules que vous le souhaitez, et elles se rempliront et se résoudront automatiquement. C'est super facile à faire, et cela signifie que votre feuille de calcul fonctionne essentiellement comme une calculatrice écrite.

Créer des calculs simples dans Numbers

Maintenant, nous allons entrer dans le segment des calculs de base de notre guide sur la façon d'utiliser les nombres. C'est assez similaire aux formules. Si similaire que Numbers utilise en fait le même mot que lorsque vous créez votre propre formule: Formules. Nous les appelons simplement des calculs pour que vous sachiez qu'ils sont un peu différents.

Pour effectuer ces calculs, commençons par supprimer toutes vos cellules existantes. Il vous suffit de les sélectionner et d'appuyer sur le effacer touche de votre clavier.

Ensuite, créons une colonne de nombres. Dans la colonne "B", en commençant par "B2" et en descendant jusqu'à "B11", tapez les chiffres suivants: 3, 6, 2, 1, 8, 5, 9, 10, 4, 7. Vous avez peut-être remarqué que ces nombres ne sont que de 1 à 10 dans un ordre aléatoire.

Maintenant, sélectionnez toutes ces cellules, dix au total. Dans la barre de menu en haut de l'écran, choisissez Insérer, Formule, et Somme.

Vous devriez voir apparaître instantanément le nombre « 55 » dans la cellule « B12 ». C'est la somme de tous les nombres que vous avez sélectionnés. Vous pouvez cliquer et faire glisser le "55" vers une autre cellule si vous le souhaitez. En fait, déplaçons-le en "D2".

Sélectionnez à nouveau ces dix nombres, et cette fois choisissez une formule différente dans la Insérer > Formule Options de la barre de menus. Déplacez le calcul vers "D3".

Et c'est tout! Juste un raccourci pour créer des formules de base dans vos feuilles de calcul. Ne supprimez rien, cependant, car nous allons continuer à utiliser ces numéros !

Comment utiliser Numbers pour trier vos colonnes et vos lignes

Une autre caractéristique commune des colonnes et des lignes est leur capacité à être triées. Vous pouvez saisir les informations dans l'ordre de votre choix, puis les trier par ordre alphabétique ou numérique.

Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur l'étiquette de colonne ou de ligne de la colonne ou de la ligne que vous souhaitez trier. Puisque nous avons déjà entré une colonne de nombres non triée dans la colonne "B", allons-y et trions-la.

Allez-y et cliquez sur la lettre "B" en haut de l'écran, celle étiquetant la colonne comme "B".

Cela sélectionnera la colonne entière. Ensuite, faites un clic droit sur la lettre "B" ou cliquez sur la petite flèche à droite du "B" qui apparaît lorsque vous passez la souris dessus. Dans le menu déroulant qui s'affiche, choisissez Trier par ordre croissant ou Trier par ordre décroissant. Ensuite, choisissez l'autre option.

La façon dont les chiffres s'organisent est assez intuitive, vous devriez donc être en mesure de saisir rapidement ce qui se passe. De plus, il est bon de savoir que cela fonctionne également avec les lettres. Vous pouvez trier des lettres, des mots, des chiffres ou une combinaison des deux.

De plus, vous remarquerez peut-être que les cellules de la colonne "D" se déplacent lorsque vous triez la colonne. C'est simplement parce que leur position est liée à des lignes spécifiques dans la colonne de nombres. Vous pouvez donc l'ignorer pour l'instant.

Ajouter des pages à votre feuille de calcul Numbers

La dernière chose que vous devez savoir pour apprendre à utiliser Numbers est de savoir comment ajouter des pages à votre feuille de calcul. Vous avez peut-être réalisé que même si vous pouvez développer une feuille de calcul à l'infini, vous ne le souhaitez probablement pas. Une meilleure solution consiste à ajouter des pages pour chaque mois, année ou autre différenciateur.

Ajouter une nouvelle page est super facile! Cliquez simplement sur le "+” icône en haut à gauche de l'écran. Une nouvelle page sera instantanément ajoutée.

Vous pouvez maintenant étendre votre feuille de calcul autant que vous le souhaitez sans vous désorganiser. Vous pouvez le faire pour ajouter du contenu à une feuille de calcul que vous possédez depuis longtemps, qui est devenue trop longue ou même qui contient une variété de contenus. Par exemple, vous pouvez avoir une page montrant votre budget mensuel, une montrant votre partenaire, une montrant vos dépenses annuelles, une montrant le loyer, etc.

Commencez à organiser votre vie maintenant que vous savez comment utiliser les nombres

Et c'est tout! C'est tout ce que vous devez savoir sur l'utilisation de Numbers. Avec ces informations, vous devriez être prêt à commencer à cataloguer vos collections, à organiser votre budget, garder une trace de vos revenus, ou même postuler à des emplois où savoir utiliser un tableur est un exigence.

Encore une fois, vous pouvez obtenir plus de kilométrage en utilisant Excel plutôt que Numbers, car c'est l'option la plus populaire. Sachez simplement qu'il n'y a pas de différence significative entre eux autre que la popularité. Ainsi, la plupart de ce que vous apprenez avec Numbers peut être traduit en Excel.

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À la prochaine!