Comment faire une liste déroulante dans Excel

Pour rendre les tâches de saisie de données impeccables et rapides, vous devez apprendre à créer une liste déroulante dans Excel.

Excel est un puissant logiciel de saisie de données. Vous pouvez l'utiliser pour des besoins de saisie de données personnels et professionnels, tels que la création de listes de fournitures de bureau, la création de listes de fournitures ménagères, la création d'un inventaire pour une petite entreprise ou une maison, et bien plus encore.

Dans tout travail de saisie de données, vous devez saisir de petites données telles que des noms, des adresses, des quantités, des emplacements, des prix, etc. Lorsque quelqu'un audite cette base de données, il peut vouloir entrer des commentaires comme audité, audit en attente, erreur trouvée, etc.

Si vous ou votre employé commencez à le faire manuellement, atteindre l'objectif prendra des jours. Par conséquent, vous devez automatiser la feuille Excel où vous capturez les données. La commande de liste déroulante Excel est une automatisation de base que vous pouvez utiliser sans apprendre le codage Visual Basic pour Excel. Lisez la suite pour apprendre à créer une liste dans Excel avec une liste déroulante.

Qu'est-ce qu'une liste déroulante dans Microsoft Excel ?

La liste déroulante Excel est un outil de validation des données de l'application Excel. Il vous oblige à sélectionner une plage ou une liste de données pour la liste déroulante. Ensuite, appliquez simplement la commande Validation des données pour la liste déroulante dans la cellule cible ou les plages de cellules pour obtenir des suggestions pour la saisie de données.

Les listes déroulantes éliminent les conjectures de la tâche de saisie de données. De plus, vous ne ferez aucune faute de frappe ni aucune autre erreur lorsque vous utiliserez la fonction de liste déroulante Excel. C'est également l'outil d'automatisation de saisie de données le plus largement utilisé sur Microsft Excel.

Voici quelques scénarios dans lesquels vous pouvez appliquer cette commande de validation des données :

• Vous créez une base de données sur Excel et vous avez besoin des opérateurs de saisie de données pour saisir les données dont vous avez besoin, pas de déchets.
• Vous souhaitez que les opérateurs de saisie de données utilisent uniquement des données catégorisées lors de la saisie d'informations dans une feuille de calcul Excel.
• Vous créez des formulaires gratuits en ligne ou hors ligne sur Excel et vous souhaitez que l'utilisateur saisisse uniquement les données disponibles dans le formulaire et rien d'autre.
• Votre base de données comprend des noms répétitifs, des numéros de téléphone, des adresses, etc. De plus, en fonction de ces données, vous payez des factures ou des factures. Par conséquent, la précision est très critique pour le projet. Dans un tel cas, vous devez utiliser des listes déroulantes dans Excel.
• Vous créez une feuille Excel pour les fournitures ménagères et vous souhaitez que les membres de la famille fassent des entrées uniquement à partir d'une liste d'articles autorisés.
• Votre équipe de saisie de données aime beaucoup utiliser les raccourcis clavier, et pour cela, les listes déroulantes Excel offrent une commodité inégalée.
• Vous créez une base de données de fournitures de bureau ou de demandes d'achats, et vous souhaitez que les employés créent uniquement des demandes d'achat de papeterie, de matériel informatique ou d'accessoires pré-approuvés.

Il existe deux façons de créer une liste dans Excel avec des flèches déroulantes. L'un utilise une plage de données préconfigurée et un autre saisit manuellement les options. Retrouvez ci-dessous les étapes du menu déroulant le plus automatisé dans Excel :

• Créez une nouvelle feuille de calcul dans Excel et nommez-la Base de données.
• Maintenant, créez un en-tête de colonne dans la cellule A1 selon le type ou tout autre nom que vous aimez. Par exemple, je donne à la liste du menu déroulant un en-tête de colonne Matériel informatique dans ce tutoriel.
• Maintenant, copiez-collez des données ailleurs ou tapez manuellement pour remplir les cellules sous l'en-tête de colonne avec les éléments que vous souhaitez dans le menu déroulant.
• Je saisis des options de demande d'achat d'appareils informatiques telles que Moniteur, Haut-parleur, RAM, CPU, Boîtier PC, GPU, PSU, etc.

Jusqu'à présent, vous avez créé avec succès la base de données à partir de laquelle la commande Excel Data Validation affichera les options ou les choix de la liste déroulante. Maintenant, créons la liste déroulante réelle en suivant les étapes mentionnées ici :

• Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez créer une liste déroulante dans Excel.
• Maintenant, cliquez sur le Données onglet sur le Menu ruban Excel.
• Dans le Outils de données section de commande, cliquez sur le La validation des données flèche déroulante.
• Un menu contextuel s'ouvrira avec quelques options. Choisir La validation des données.
• Maintenant, vous devriez voir le Commande de validation des données outil sur la feuille de calcul où vous souhaitez ajouter une liste déroulante pour Excel.
• Il contient trois onglets. Il s'agit du message d'entrée, des paramètres et de l'alerte d'erreur.
• Cliquez sur Paramètres.
• Sous le Critères de validation option, cliquez sur la liste déroulante sous l'option Permettre menu.
• Choisir Liste du menu déroulant.
• Par défaut, le Liste déroulante dans la cellule et Ignorer le blanc la coche doit être cochée. Si ce n'est pas le cas, vérifiez-les.
• Cliquez sur la flèche vers le haut dans le Source champ. Le La validation des données La boîte de dialogue se réduira maintenant à une barre mince avec un champ vide.
• Allez à la Feuille de travail de la base de données et sélectionnez la plage de cellules dans la liste déroulante Excel.
• Choisissez des cellules vides sous le dernier élément. Cela vous aidera à développer la liste sans modifier à nouveau la source.
• Excel remplira automatiquement les données sources pour la liste déroulante. Il vous suffit de cliquer sur le flèche vers le bas sur le mince La validation des données bar.
• Vous devriez maintenant voir à nouveau la boîte de dialogue développée Validation des données. Mais, cette fois, vous verrez une plage de données source dans le Source champ.
• Cliquez D'ACCORD, et vous êtes prêt.

Toutes nos félicitations! Vous avez créé votre première liste déroulante dans Excel. Maintenant, copiez simplement ceci n'importe où ailleurs où vous devez afficher les mêmes éléments lorsqu'un employé ou tout autre utilisateur remplit des données dans une feuille de saisie de données.

Vous souhaiterez peut-être verrouiller la feuille de calcul Base de données afin que personne ne puisse modifier la liste des options dans les listes déroulantes de la feuille de calcul de saisie de données. Suivez ces étapes rapides pour sécuriser les éléments de la liste :

• Choisissez les plages de cellules que vous devez verrouiller.
• Faites un clic droit puis sélectionnez Formater les cellules.
• Allez à la protection onglet et cochez la case Fermé à clé option.
• Cliquez sur D'ACCORD pour appliquer le Formater les cellules changements.
• Maintenant, allez au Examen onglet sur le ruban Excel.
• Sélectionnez le Feuille de protection icône.
• Sur le Feuille de protection boîte de dialogue, entrez un mot de passe dans le champ vide.
• Entrez à nouveau le mot de passe et Excel verrouillera définitivement la feuille de calcul.

Si vous souhaitez un menu déroulant court, comme Oui/Non, Audité/Non audité, Attribué/Ouvert, Complet/Incomplet, etc., vous pouvez utiliser la liste manuelle au lieu de la méthode de plage de données. Cela fait gagner du temps. Voici comment créer une liste déroulante dans Excel à l'aide d'éléments de liste :

• Cliquez sur une cellule pour remplir un menu déroulant.
• Sélectionner La validation des données du Données onglet du menu ruban.
• Sous le Permettre menu, cliquez sur Liste.
• Maintenant, tapez simplement la liste des éléments dans le Source champ.
• Assurez-vous de séparer chaque élément par une virgule.
• Cliquez sur D'ACCORD pour appliquer la liste déroulante.

C'est la méthode la plus simple et la plus rapide pour créer une liste déroulante simple dans Excel. Cependant, la première méthode est plus fiable lorsque vous utiliserez abondamment les listes déroulantes.

Une liste déroulante vide peut ne pas dire grand-chose aux opérateurs de saisie de données. Vous devez ajouter des instructions spécifiques, afin qu'ils ne fassent aucune erreur. Voici comment vous pouvez ajouter un message d'instruction aux listes déroulantes dans Excel :

• Cliquez sur n'importe quelle cellule contenant un actif Commande de validation des données.
• Maintenant, allez au Données onglet > La validation des données > cliquez La validation des données.
• À l'intérieur de La validation des données boîte de dialogue, cliquez sur le Message d'entrée languette.
• Tapez un petit texte pour le Titre puis un message détaillé dans le Message d'entrée champ.
• Cliquez sur D'ACCORD pour appliquer les changements.

Désormais, chaque fois qu'un utilisateur sélectionne une cellule avec une commande de validation des données de la liste déroulante active, il verra un message indiquant comment remplir la cellule à l'aide des éléments de la liste déroulante.

Si quelqu'un fait une erreur lors de l'utilisation des listes déroulantes sur votre feuille de saisie de données Excel, vous pouvez également afficher un message d'erreur. Cela garantira que l'utilisateur prend des mesures pour résoudre l'erreur et ne saute pas la cellule. Voici les étapes pour activer Afficher une alerte d'erreur :

• Suivez les étapes mentionnées précédemment jusqu'à ce que vous obteniez le La validation des données boite de dialogue.
• Maintenant, sélectionnez le Alerte d'erreur languette.
• Choisissez un Style d'erreur parmi trois options: Arrêter, Avertissement et Information.
• Ensuite, tapez un court texte pour le Titre de la Alerte d'erreur.
• Maintenant, entrez un message détaillé dans le Message d'erreur champ.

Bon travail! Avec Afficher une alerte d'erreur activé, la feuille de calcul affichera une boîte de dialogue d'erreur si quelqu'un tape autre chose que les éléments mentionnés dans la liste déroulante d'Excel.

Vous savez maintenant comment créer une liste dans Excel avec une liste déroulante dans deux méthodes différentes. Vous pouvez essayer des façons de créer des listes déroulantes Excel et de créer des formulaires de saisie de données pour aider vos employés.

Vous pouvez également créer une liste intuitive de fournitures pour la maison pour l'épicerie, le matériel, les vêtements, les services publics, etc. à l'aide de listes déroulantes dans Excel.

N'oubliez pas de commenter ci-dessous si vous connaissez une autre façon intéressante de créer une liste déroulante dans Excel.

Ensuite, apprenez à afficher des lignes ou des colonnes dans Excel et certaines Modèles de calendrier Excel pour n'importe quelle année.