Il y a toujours une raison d'envoyer des e-mails à différentes personnes. Voici comment vous pouvez créer une liste de distribution dans Outlook.
En tant qu'utilisateur d'Outlook, vous devrez peut-être envoyer des e-mails officiels ou personnels importants à plusieurs personnes. Dans de telles situations, envoyer des e-mails individuellement nécessitera plus de temps et d'efforts.
Vous pouvez configurer une liste de distribution dans Outlook et éliminer les tracas liés à l'ajout de plusieurs adresses e-mail dans le champ À.
Mais d'abord, apprenons-en plus sur la liste de distribution et son importance.
Qu'est-ce qu'une liste de distribution dans Outlook ?
La liste de distribution est une liste de contacts ou d'adresses e-mail qui peuvent être utilisées pour distribuer ou envoyer des e-mails à chacun d'entre eux.
Il s'agit donc d'un groupe d'adresses e-mail que vous pouvez utiliser pour envoyer un e-mail. Ces listes sont également mentionnées dans différentes versions d'Outlook comme Liste de contacts et Groupe de contact.
Si vous avez une liste de distribution, elle apparaîtra dans votre liste de contacts et votre carnet d'adresses.
Pourquoi avez-vous besoin d'une liste de distribution dans Outlook ?
L'envoi d'un e-mail à différentes personnes peut être difficile, surtout si vous faites partie d'une organisation comptant des centaines ou des milliers d'employés.
La liste de distribution automatise cette tâche banale et répétitive consistant à ajouter des adresses e-mail individuellement chaque fois que vous souhaitez envoyer un e-mail à un groupe de personnes.
Vous pouvez créer la liste une fois et l'utiliser pendant des années à moins que certains employés rejoignent ou quittent l'organisation ou l'équipe.
Dans ce cas, vous pouvez également modifier de manière transparente la liste de distribution pour la tenir à jour. De plus, une liste de distribution vous aide à éviter d'ajouter accidentellement quelqu'un comme destinataire de votre e-mail.
Différence entre liste de distribution, groupe de distribution et groupe de contacts
Vous constaterez que des termes tels que liste de distribution et groupe de contacts sont utilisés de manière interchangeable dans l'écosystème Microsoft ou Outlook.
Bien que cela signifie la même chose, la liste de distribution est utilisée dans les anciennes versions de l'application Outlook.
Certaines personnes peuvent également utiliser des termes tels que groupe de distribution et liste de contacts pour faire référence à la liste de distribution.
Dans le cas des abonnements Office 365, les listes de distribution sont destinées à l'ensemble de l'organisation.
En plus d'être gérées de manière centralisée, ces listes reçoivent des e-mails de l'e-mail de l'organisation au lieu de l'adresse e-mail personnelle.
À l'inverse, des groupes de contacts peuvent être créés sur un compte de messagerie Outlook personnel.
Création d'une liste de distribution dans Outlook à partir d'une application Web
Lorsque vous accédez à votre Outlook à partir de l'application Web, vous pouvez suivre ces étapes pour ajouter une liste de contacts ou une liste de distribution :
- Ouvrir Perspectives sur le navigateur Web et cliquez sur le Personnes icône.
- Clique sur le flèche déroulante à côté de Nouveau contact pour sélectionner le Nouvelle liste de contacts.
- Une fenêtre contextuelle apparaîtra à l'écran.
- Vous devez entrer un nom pour la liste.
- Ajoutez les adresses e-mail de toutes les personnes que vous souhaitez inclure dans cette liste de distribution.
- Si vous le souhaitez, vous pouvez également ajouter une description.
- Cliquez sur Fait, et vous venez de créer un Liste de diffusion Outlook.
- Lorsque vous envoyez un e-mail au groupe, ajoutez le nom du groupe dans Vers le champ.
Comment créer une liste de distribution dans Outlook Desktop
Même si vous avez une application Outlook sur votre Windows, vous pouvez facilement créer une liste de distribution connue sous le nom de groupe de contacts. Voici les étapes rapides pour y créer une liste de distribution Outlook :
- Ouvrez le Application Outlook et sélectionnez le Personnes languette.
- Clique sur le Nouveau contact flèche déroulante.
- Choisir Groupe de contact.
- Vous verrez une nouvelle fenêtre pour ce groupe ou cette liste.
- Dans le Champ Nom, ajoutez le nom de la liste.
- Cliquer sur Ajouter un membre bouton.
- Choisissez d'où (Contacts Outlook, carnet d'adresses, contact de messagerie) vous souhaitez ajouter des personnes à ce groupe.
- Sélectionnez quelqu'un et cliquez sur le Membres bouton pour les ajouter à la liste.
- Pour sélectionner plusieurs personnes simultanément, appuyez sur la touche Ctrl touche tout en sélectionnant tous les noms.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur D'ACCORD pour revenir à la Groupe de contact fenêtre.
- Cliquez sur Sauvegarder et fermer pour appliquer les changements.
Comment créer une liste de distribution dans Outlook pour Mac
La fonctionnalité de liste de distribution Outlook est également disponible pour les utilisateurs de Mac. Ainsi, vous pouvez créer une liste de distribution dans Outlook Mac en suivant ces étapes :
- Ouvrir Outlook pour Mac et sélectionnez Personnes.
- Choisir Nouvelle liste de contacts sous le Maison languette.
- Attribuez un nom à la liste.
- Cliquer sur Ajouter et tapez les premières lettres du nom du contact que vous souhaitez inclure.
- Sélectionnez ce nom pour l'ajouter.
- Saisissez l'adresse e-mail pour ajouter une personne qui ne figure pas dans la liste de contacts.
- Clique le Sauvegarder et fermer lorsque tous les noms ont été ajoutés avec succès.
Conclusion
Maintenant que vous savez comment créer une liste de distribution dans Outlook, vous pouvez facilement envoyer vos e-mails à de nombreuses personnes.
Que vous utilisiez Windows ou Mac, suivre nos étapes vous aidera à créer une liste de distribution Outlook.
Vous pouvez commenter pour partager votre expérience avec la configuration d'une liste de distribution dans Outlook. Après avoir créé une liste, vous voudrez peut-être partager la liste de contacts avec un autre utilisateur d'Outlook.