Comment effectuer une fusion et publipostage d'Excel vers Word de 2 façons

Si vous avez du mal à envoyer des e-mails ou des courriers en masse aux clients et aux clients en personnalisant le contenu de chaque document, le publipostage peut vous aider. Pour le publipostage, la meilleure combinaison est Excel et Word. Découvrez ici comment effectuer une fusion et publipostage d'Excel vers Word en deux méthodes simples.

Le publipostage est la forme la plus abordable d'automatisation du travail de bureau sur les ordinateurs de bureau et les ordinateurs portables. Il vous suffit de configurer l'application Microsoft Word pour récupérer des données pour les textes d'espace réservé à partir d'une base de données comme un fichier Excel pour un document.

Une fois défini, vous pouvez créer des lettres personnalisées, des enveloppes, des e-mails, des répertoires, des étiquettes d'adresse, etc. en un seul clic. Si vous apprenez à faire un publipostage d'Excel vers Word, vous pouvez créer des factures, des factures mensuelles, les détails de l'abonnement et de nombreux autres documents officiels pour des centaines et des milliers de clients en quelques clics.

En apprenant à effectuer un publipostage dans Word à partir d'Excel, vous pouvez créer des e-mails et des courriers riches en données et éviter les erreurs humaines qui présentent un risque lors de la création manuelle de tels documents. Commençons donc avec les méthodes pour effectuer un publipostage d'Excel vers Word.

Il existe deux façons d'effectuer un publipostage d'Excel vers Word. La première est la méthode manuelle dans laquelle vous ajoutez vous-même les textes d'espace réservé pour un document et Word fait le reste pour le reste des courriers ou des e-mails. Découvrez les étapes du publipostage manuel ici :

Tout d'abord, vous devez créer une base de données à partir de laquelle MS Word récupérera les données dans les champs de publipostage dans le modèle d'e-mail, de courrier, de facture, etc. Vous devez créer la base de données Excel de manière à ce que toutes les données relatives à un destinataire soient disponibles sur une seule ligne.

Vous pouvez séparer diverses données sur une seule ligne sous différents en-têtes de colonne. Ces en-têtes de colonne fonctionneront comme la contrepartie des champs de publipostage dans Word. Vous pouvez créer l'en-tête de colonne comme bon vous semble maintenant. Mais plus tard, vous devrez apporter des modifications mineures aux en-têtes de colonne pour faire correspondre les champs dans Word.

Retrouvez ci-dessous les étapes de base pour créer une base de données pour le publipostage dans Excel. Ce didacticiel créera une facture pour une petite entreprise ou une entreprise à domicile où vous pourrez envoyer des factures groupées et factures mensuelles à des milliers de clients à un prix abordable sans recourir à des solutions en ligne coûteuses ou à des tiers agences :

• Créez un fichier Excel vierge et renommez le nom de la feuille en Factures.
• Vous devez remplir toutes les données pour le publipostage dans cette feuille de calcul.
• Créez maintenant les éléments que vous souhaitez inclure dans le document de publipostage en tant que en-têtes de colonne. Ceux-ci fonctionneront comme Champs de publipostage dans Word.
• Tapez un nom de client et toutes les autres informations connexes sous l'en-tête de colonne respectif dans la même ligne. Si vous modifiez des lignes pour le même client, Word ne pourra pas remplir les informations correctes sur le document fusionné.

• Au fur et à mesure que votre clientèle augmente, vous pouvez commencer à ajouter de nouveaux noms de clients sous le En-tête de colonne client.
• En outre, vous pouvez ajouter de nouvelles données pour les clients existants ou nouveaux sous les en-têtes de colonne spécifiques.
• Chaque fois que vous mettez à jour cette base de données, le publipostage Word crée automatiquement un nouveau document client pour les clients, omettez les clients si vous en supprimez certains, et mettez également à jour les chiffres dans le document selon les informations d'Excel base de données.
• Le publipostage Word n'importera pas la mise en forme des nombres à partir d'Excel. Pour conserver les éléments de mise en forme des nombres, tels que les décimales, les symboles monétaires, etc., vous devez insérer un code court dans des champs de publipostage spécifiques. Je mentionnerai le code et l'astuce pour l'utiliser plus tard dans ce tutoriel.

C'est ça! Vous avez créé avec succès la base de données Excel pour le projet de fusion et publipostage. Bon travail! Commençons à créer le modèle de publipostage dans Microsoft Word.

Tout d'abord, vous devez rédiger l'e-mail ou le courrier de facturation que vous souhaitez envoyer à vos clients et clients. La lettre doit contenir des informations de base sur vous, comme indiqué ci-dessous. Ceux-ci sont statiques pour tous les e-mails et courriers.

• Votre nom
• Le nom de votre entreprise
• Votre adresse professionnelle
• Logo de l'entreprise (le cas échéant)
• Une ligne signature

Maintenant que vous avez créé le modèle Word sur lequel vous allez ajouter des champs de publipostage, voyons les étapes ci-dessous :

• Cliquez sur l'onglet Mailings du ruban Word, puis sélectionnez Démarrer le publipostage.

• Du la liste déroulante, choisissez le type de document que vous souhaitez créer. sélectionnons Courriels.
• Maintenant, cliquez à nouveau Envois mais cette fois choisis Sélectionnez les destinataires.
• Comme vous souhaitez effectuer un publipostage d'Excel vers Word, sélectionnez l'option Utiliser une liste existante option.

• Maintenant, localisez la base de données de fusion et publipostage créée précédemment sur Excel et sélectionnez le Factures feuille de travail dans le Sélectionnez le tableau boite de dialogue.
• Maintenant, vous devriez voir que le Écrire et insérer des champs le groupe de commandes est activé dans le menu ruban de Word > Envois.

Jusqu'à présent, vous avez connecté la base de données Excel pour le publipostage à Word. Ensuite, nous apprendrons comment remplir les champs obligatoires dans le modèle de document de publipostage ci-dessous :

• Clique le Ligne de salutations dans l'onglet Envois et créez la ligne d'accueil que vous souhaitez ajouter. Le «Ligne de salutation» le texte de l'espace réservé s'affichera.

• Maintenant, vous pouvez rédiger une déclaration mentionnant le paiement de la facture. Ce sera une déclaration statique qui ira à tous les destinataires.
• Sous la ligne de salutation, vous pouvez ajouter d'autres champs de publipostage comme Courriel de l'utilisateur"Email client"; Numéro de facture: "Numéro_facture"; Date de facturation: "Date_facture", etc.

• Ensuite, cliquez sur le Insérer un champ de fusion option pour commencer à ajouter les composants dynamiques du projet de fusion et publipostage.
• La commande Insérer un champ de fusion affichera tous les en-têtes de colonne disponibles dans la base de données Excel que vous avez ajoutée au document de fusion et publipostage. Prenez votre temps pour ajouter les champs que vous souhaitez.

• Par exemple, vous pouvez ajouter ces champs de fusion: «Ligne_Services_1»; "Date_Ligne_1"; "Montant_Ligne_1"; «Services_Ligne_2»; "Date_Ligne_2"; "Montant_Ligne_2"; "Montant_Total_".

• Maintenant que vous avez ajouté tous les champs dynamiques, vous pouvez fermer votre e-mail en ajoutant une remarque de clôture et une ligne de signature. Encore une fois, ce serait un composant statique.
• Vous pouvez maintenant cliquer sur le Aperçu des résultats sous l'onglet Mailings pour afficher le premier document fusionné.

Comme vous pouvez le voir dans l'aperçu, le montant de la facture n'indique pas la devise ni les décimales. Pour résoudre ce problème, suivez les étapes décrites ici :

• Faites un clic droit sur le "Montant_Ligne_1" champ de publipostage et cliquez sur Basculer les codes de champ.

• Maintenant, vous devriez voir MERGEFIELD puis le champ.
• Entrez le code suivant comme indiqué dans l'image ci-dessus :

#$0.00

• Maintenant, sélectionnez à nouveau le champ, cliquez avec le bouton droit de la souris et Basculer les codes de champ.

• Ensuite, consultez l'aperçu pour confirmer si le publipostage importe ou non la mise en forme des nombres.
• Vous pouvez maintenant entrer le code ci-dessus dans d'autres champs de fusion et publipostage avec des nombres comme "Montant_Ligne_2" et "Montant_Total_".

Vous pouvez maintenant mettre en évidence les données importantes dans le modèle d'e-mail. Le publipostage Word effectuera la mise en forme dans tous les autres documents que vous créez dans ce projet de publipostage.

Une fois prêt, cliquez sur Terminer et fusionner > Modifier des documents individuels > Tous dans le Fusionner des enregistrements boite de dialogue. Cliquez sur D'ACCORD pour créer tous les documents fusionnés pour chaque client dans la base de données Excel.

Le publipostage Word créera un nouveau document avec les e-mails fusionnés. Vous devez donc enregistrer le fichier séparément ou envoyer des e-mails immédiatement.

La deuxième façon d'effectuer un publipostage consiste à utiliser l'assistant de publipostage de Microsoft Word. Cependant, il s'agit d'une méthode délicate. Vous devez modifier la base de données source dans Excel en fonction des champs de publipostage disponibles dans Word. Voici ce que vous devez faire pour essayer le publipostage automatique dans Word :

• Créez le modèle de document Word, puis cliquez sur Envois > Démarrer le publipostage > le type de document que vous souhaitez produire.

• Puis clique Démarrer le publipostage à nouveau, puis sélectionnez Assistant de fusion et publipostage pas à pas.

• Les instructions s'afficheront en six étapes dans le volet de navigation de droite de Word.
• Vous devez effectuer la tâche indiquée dans la première étape, puis cliquer sur Suivant: Document de démarrage pour suivre l'assistant.

Vous pouvez fusionner automatiquement des données vers Word à partir d'Excel à l'aide de la fonctionnalité de fusion et publipostage de Word. Pour cela, vous devez avoir le fichier Excel avec vous. Ensuite, créez un nouveau document Word et commencez à rédiger votre e-mail ou votre courrier. Aux endroits où vous devez importer des valeurs à partir d'Excel, cliquez sur le champ Insérer un publipostage et ajoutez la valeur requise.

Avant cela, vous devez ajouter la base de données Excel en allant dans Mailings > Sélectionner les destinataires > Utiliser une liste existante et choisir le fichier Excel. Une fois que vous avez créé le modèle de document manuellement, finalisez le publipostage et Word créera automatiquement tous les autres e-mails ou courriers pour les destinataires respectifs.

Vous pouvez créer un publipostage à partir de données Excel comme vous le faites habituellement pour une nouvelle liste de contacts ou de contacts à partir d'Outlook. Mais, pour utiliser les données d'une feuille de calcul Excel, suivez ces étapes :

• Enregistrez le fichier Excel et le modèle de publipostage Word sur le stockage local.
• Ouvrez le fichier Word et cliquez sur Mailings.
• Maintenant, choisissez l'option Sélectionner les destinataires et cliquez sur Utiliser une liste existante.
• Accédez maintenant au lecteur où se trouve le fichier Excel, sélectionnez-le, puis cliquez sur Ouvrir.
• C'est ça! Vous avez lié avec succès le fichier Excel pour le publipostage.

Selon l'assistant de fusion et publipostage pas à pas, voici les six étapes du publipostage dans Word :

• Sélectionnez le type de document comme les lettres, les enveloppes, les répertoires, etc.
• Sélectionnez le document de départ comme le document actuel ou le document existant
• Sélectionnez des destinataires dans une liste existante (Excel), des contacts Outlook ou une nouvelle liste
• Écrivez votre lettre
• Prévisualisez vos lettres
• Terminer la fusion

Vous savez maintenant comment effectuer un publipostage d'Excel vers Word en suivant soit la méthode manuelle, soit l'assistant Word Mail Merge. Essayez l'une des méthodes en fonction de votre document de publipostage, de votre base de données et du degré de personnalisation dont vous avez besoin.

N'oubliez pas de commenter ci-dessous si vous connaissez d'autres méthodes simples pour effectuer un publipostage dans Word à partir d'Excel. Vous aimerez peut-être aussi savoir comment imprimer des étiquettes à partir d'Excel à l'aide du publipostage MS Word et fusionner les commentaires et les modifications de plusieurs documents.