Les notes de réunion collaboratives sont désormais déployées pour les clients Teams et ils font exactement ce qu'ils disent sur la boîte.
La communication et la collaboration en ligne sont un domaine clé pour les environnements de travail hybrides, et il est important que des logiciels comme Microsoft Teams répondent à cette demande. Microsoft met régulièrement à jour Teams avec de nouvelles fonctionnalités et des améliorations pour continuer à attirer de nouveaux utilisateurs. Maintenant, il a ajouté une fonctionnalité très utile à Teams sous la forme de notes de réunion collaboratives.
Les utilisateurs de Microsoft Teams Public Preview tirent désormais parti notes collaboratives dans les réunions. Ils font exactement ce qu'ils disent sur la boîte en ce sens qu'ils vous permettent de partager et de collaborer sur les notes de réunion dans un lieu unifié plutôt que de vous faire prendre des notes dans le chat ou dans un espace séparé application. L'objectif est de rendre le déroulement des réunions plus efficace et plus pratique pour tous.
Grâce aux notes collaboratives, les utilisateurs peuvent travailler ensemble pour prendre des notes, créer des agendas et générer des actions. De plus, toutes les tâches attribuées à l'aide de notes collaboratives seront automatiquement synchronisées avec l'application Tâches dans Teams, To Do et Planner pour un meilleur suivi des éléments d'action. De plus, les composants Microsoft Loop dans Teams peuvent également être utilisés pour permettre aux utilisateurs de collaborer dans un message de chat. Cela leur permet de tenir tout le monde informé car les notes seront synchronisées sur tous les appareils.
Pour utiliser les notes de réunion collaboratives, planifiez une réunion sur Teams et ajoutez un ordre du jour récurrent pour toutes les réunions en cliquant sur le Ajouter un agenda que tout le monde peut modifier option située au bas du formulaire. Après avoir rejoint une réunion Teams, cliquez sur le Remarques dans la barre d'outils en haut pour accéder aux notes collaboratives dans un volet séparé. Vous pouvez consulter ou créer un agenda dans ce volet, ainsi que prendre des notes et suivre des tâches. Comme mentionné précédemment, si une tâche vous est attribuée, elle sera automatiquement synchronisée avec l'application Tâche dans Teams, Planner et To Do, et vous recevrez également un e-mail concernant la mission. Les notes peuvent également se synchroniser directement sur votre OneNote tandis que Loop vous permet de les visualiser à tout moment, directement dans Teams.
Étant donné que cette fonctionnalité est actuellement en préversion publique, il existe naturellement des problèmes connus. Ceux-ci incluent les utilisateurs externes et invités qui ne peuvent pas du tout accéder aux notes de réunion, et les messages d'erreur si vous assistez à une réunion avec plus de 100 participants ou si vous êtes un participant de 300 réunions qui incluent Tâches. De plus, si vous souhaitez marquer quelqu'un avec des notes ouvertes dans Microsoft 365, vous devez d'abord lui donner accès via le Partager et notifier dialogue.
De même, il existe également plusieurs limitations. Les notes de réunion ne sont pas prises en charge dans les appels 1: 1, les réunions de canal et l'option "Meet Now". De plus, les notes de réunion ne fonctionnent pas actuellement dans l'application mobile, cette mise en œuvre est prévue pour un déploiement en août 2023. Enfin, Microsoft a noté que "si le propriétaire de la réunion utilise une boîte aux lettres stockée sur un serveur Exchange sur site, les notes collaboratives ne peuvent pas être ajoutées à la réunion au moment de la planification. Pour ajouter des notes collaboratives, le propriétaire de la réunion devra d'abord envoyer l'invitation à la réunion, puis ajouter ultérieurement des notes collaboratives."
En termes de disponibilité, les notes de réunion ne peuvent être utilisées que par les clients Teams Public Preview utilisant Windows, macOS ou la version Web de Teams. Si vous ne voyez pas d'option pour les notes de réunion, voici ce que les administrateurs informatiques et les utilisateurs finaux doivent faire pour activer les notes de réunion :
- Si la Suivre l'aperçu Office est sélectionnée, elle active automatiquement les fonctionnalités de prévisualisation publique de Teams pour tout utilisateur inscrit au canal actuel d'Office (préversion). Aucune autre action n'est requise de la part de l'utilisateur final.
- Si la Activé option est sélectionnée, l'utilisateur final doit également s'inscrire à l'aperçu public de Teams dans leur application Teams pour accéder aux fonctionnalités Teams Public Preview.
- Si la Forcé est sélectionnée, elle active automatiquement Teams Public Preview pour l'utilisateur final. Aucune autre action n'est requise de la part de l'utilisateur final.
Bien sûr, étant donné que les notes de réunion sont actuellement en préversion publique uniquement, assurez-vous de faire part de vos commentaires à Microsoft directement via le Aide > Donner des commentaires bouton dans l'application Teams.