Il ne semble jamais y avoir de fin aux e-mails, aux appels et aux tâches qui doivent être accomplies en une journée. Il est pratiquement impossible de rester au top de votre travail sans un peu d'aide. Nous avons dressé une liste de 8 hacks essentiels sur le lieu de travail axés sur la technologie pour aider à augmenter la productivité tout en préservant votre santé mentale.
1. Réglez votre téléphone sur « Ne pas déranger »
Presque tout le monde a l'instinct de vérifier son téléphone immédiatement lorsqu'il sent la vibration dans sa poche ou entend le léger ping de son téléphone. En réglant simplement votre téléphone sur Ne pas déranger pendant les moments clés de votre journée, vous pouvez éliminer les distractions inutiles.
Les chances sont que ce que c'était peut attendre.
2. Utilisez « Voice to Text » pour dicter
Peu de gens peuvent taper aussi vite qu'ils sont capables de parler. En utilisant des logiciels tels que Dragon ou Watson d'IBM, vous pourrez accomplir des tâches beaucoup plus efficacement.
Actuellement, plusieurs versions sont disponibles. Donc, même si vous êtes dans une industrie qui a beaucoup de vernaculaire ou de jargon spécifique, comme le domaine médical, vous pouvez toujours en obtenir un qui reconnaîtra chaque mot que vous prononcez.
3. Utilisez des filtres à lumière bleue ou des lunettes
Ce hack peut être une bouée de sauvetage. Un nombre croissant de études montrent que le temps que les humains passent devant des sources émettant de la lumière bleue peut avoir des effets négatifs. Ceux-ci peuvent aller des maux de tête et de la fatigue oculaire aux problèmes de sommeil.
Des lunettes à lumière bleue ou des filtres de moniteur peuvent aider à atténuer ces problèmes à un coût minime.
4. Utiliser les programmes de conférence téléphonique en ligne
Des programmes comme Slack et Whatsapp peuvent être un énorme avantage pour la productivité d'une équipe. Ils offrent la possibilité d'être toujours connectés. Maintenant, il n'y a plus d'attente pour un e-mail de réponse. Vous pouvez configurer des groupes individuels pour inclure uniquement les membres de l'équipe nécessaires. Comme il existe des applications de bureau et mobiles, vous pouvez organiser des réunions quel que soit l'endroit où se trouve actuellement votre équipe.
Si un appel vidéo est nécessaire, il existe une multitude d'options, notamment MS Team, Zooom ou Skype pour les entreprises. Tous offrent des formats faciles à utiliser pour que votre équipe puisse travailler ensemble.
5. Partager des calendriers Outlook
Ce hack est probablement l'un des plus faciles à ignorer. Chaque fois qu'il y a une réunion, essayer de trouver le moment le plus opportun peut être un problème. En partageant simplement un calendrier Outlook, chaque membre de l'équipe pourra voir ce que font les autres membres. Cela réduira la quantité de communication nécessaire pour planifier des réunions et, en prime, c'est un moyen facile de se souvenir de l'anniversaire de tout le monde.
6. Utilisation de macros pour rationaliser le flux de travail
L'utilisation de macros peut vraiment aider à rationaliser les tâches répétitives qui font partie de votre journée. Microsoft Suite et Google Docs sont tous deux capables d'exécuter des macros personnalisées. Passez quelques minutes à apprendre ce qu'ils peuvent faire pour que vous puissiez voir votre productivité augmenter rapidement.
7. Créez quotidiennement des listes de tâches prioritaires
En créant une liste de tâches prioritaires pour vous-même et votre équipe, vous pouvez vous assurer que tout le monde est à la tâche.
Il existe de nombreuses applications qui vous aideront à le faire. Recherchez simplement votre app store préféré. Commencez ensuite par créer une liste de tout ce qui doit être fait avec la date limite pour chaque élément de ligne. Ensuite, divisez les éléments en catégories; urgent et important, important mais pas urgent, urgent mais pas important et ni important ni urgent.
Une fois que vous avez fait cela, il sera facile de décider ce qui doit être fait et ce qui peut attendre. Admettons-le: une grande partie de ce que nous pouvons faire est ce qui peut attendre.
8. Faites des pauses technologiques
Bien qu'il ne s'agisse pas techniquement d'un piratage technologique, c'est un excellent piratage mental. Une fois par heure, faites une courte pause. Levez-vous de votre bureau et étirez-vous ou marchez jusqu'à la fontaine à eau. En vous éloignant simplement de la technologie pendant quelques minutes, vous pouvez réinitialiser et passer à la tâche beaucoup plus efficacement.
Il y a une clé à ce hack, cependant. Ne faites pas une pause dans la technologie en utilisant votre téléphone ou en consultant vos e-mails.
C'est une rupture par rapport à la tâche, pas une rupture avec la technologie. Essayez-le, et si vous n'avez pas l'impression de pouvoir vous lever une fois par heure, essayez le Règle 20-20-20. C'est faire une pause toutes les 20 minutes pour se concentrer sur quelque chose qui se trouve à 20 pieds pendant 20 secondes. Se concentrer simplement sur quelque chose de plus éloigné pendant quelques secondes peut vous aider à rester concentré.
Dernières pensées
Dans le monde d'aujourd'hui, nous essayons tous d'être aussi efficaces que possible. Essayez ces hacks. Vous verrez absolument une augmentation de votre productivité.