Les avancées technologiques s'accompagnent d'un besoin encore plus grand d'efficacité au travail. Les astuces de base des feuilles de calcul telles que les formules, les tableaux et les filtres dans Google Sheets ne peuvent plus vous mener très loin. Même si ces compétences sont encore essentielles à connaître, elles deviennent rapidement quelque peu dépassées.
La production sur le lieu de travail exige vraiment quelque chose de plus qu'une simple efficacité. Cela demande de l'automatisation — cela demande des macros.
L'importance de l'automatisation
L'automatisation n'est pas seulement utilisée dans la fabrication ou la recherche. Il est également de plus en plus utilisé dans les tableurs (Microsoft Excel, Google Sheets, Libre Calc) pour les tâches assistées par logiciel. L'automatisation est le prédateur des tâches subalternes et répétitives, et le travail de bureau regorge de cette nourriture.
Au lieu d'épuiser nos doigts et nos yeux avec des frappes répétitives au clavier, tout ce que nous avons à faire est de définir quelques règles et de laisser le reste à l'automatisation. Désormais, nous sommes libres d'utiliser notre cerveau pour analyser les anomalies dans les points de données, rechercher les causes, réfléchir à des solutions ou planifier des événements importants.
La principale forme d'automatisation utilisée dans les tableurs est appelée macro.
Feuilles Google
Fini le temps du monopole des logiciels de Microsoft Excel sur les feuilles de calcul. Avec une entrée explosive dans le monde de la saisie de données par Google, Google Sheets a introduit une nouvelle approche du tableur.
Google Sheets est un tableur, principalement utilisé pour le calcul et la formulation d'ensembles de données. Google Sheets se concentre sur la portabilité, rendant son application Web meilleure et plus accessible que le logiciel de bureau standard. Une feuille de calcul Google est facilement accessible par des personnes spécifiques pour une collaboration ou une visualisation plus efficace. Le logiciel se prête également bien à l'incorporation de macros.
Macro
Macro, du mot grec makros, se traduit directement par "long/large". En langage informatique, macro désigne un ensemble d'instructions qui peuvent être répétées et conçues pour effectuer une tâche particulière. Même la création de macros simples peut vous faire gagner un temps et des efforts précieux sur votre projet. Plus une macro est compliquée, plus vous économisez du temps et des efforts.
Dans Google Sheets, vous pouvez configurer des macros à l'aide de l'une des deux méthodes suivantes.
1. Enregistrement de macros
Cette méthode est la plus simple. Cela fonctionne bien pour des chaînes d'instructions simples. Plus les données sont volumineuses, moins cette méthode répondra à vos besoins. La méthode d'enregistrement macro est principalement destinée aux utilisateurs débutants comme les étudiants et les propriétaires de petites entreprises. Voici un exemple de base qui peut être appliqué à l'automatisation du formatage.
- Pour ouvrir Google Sheets, accédez à docs.google.com/spreadsheets.
- Aller à Outils > Macros > Enregistrer une macro.
- presse Ctrl + B (gras).
- presse Ctrl + I (italique).
- Définissez la couleur du texte sur rouge.
- Définissez la taille de la police sur 18.
- Assurez-vous que la référence est définie sur Relatif.
- presse sauvegarder.
- Tapez un nom pour la macro et définissez le numéro de raccourci. Vous ne pouvez saisir que 10 macros maximum.
Pour exécuter la macro, appuyez sur Ctrl + Alt + Maj + (numéro choisi). Il mettra en forme le texte à l'intérieur d'une cellule sélectionnée en gras, en italique, en rouge et la taille est définie sur 18.
Pensez à enregistrer une macro comme enregistrer les commandes que vous entreriez dans l'ordinateur pour accomplir une tâche particulière. Lorsque vous activez la macro, elle réplique simplement la séquence de ces commandes à la fois.
2. Écriture de scénario
Writing Script est plus fiable, précis et robuste. Cependant, il faut de la pratique pour apprendre. Cette méthode est destinée aux utilisateurs avancés qui travaillent avec des ensembles de données volumineux, par exemple, les analystes de données et les chefs de projet qui souhaitent une précision de type laser et travailler le plus rapidement possible.
- Pour ouvrir une feuille de calcul, accédez à docs.google.com/spreadsheets.
- Aller à Outils > Éditeur de scripts.
- Sous /** @OnlyCurrentDoc */, collez :
function FormatTexte() { var tableur = SpreadsheetApp.getActive();tableur.getActiveRangeList().setFontWeight('gras')
.setFontStyle('italique')
.setFontColor(‘#ff0000’)
.setFontSize (18);
};
- presse Ctrl + S pour enregistrer le script.
- Aller à Outils > Macros > Gérer les macros.
- Définissez le numéro de raccourci de votre script enregistré.
Le résultat devrait ressembler à ceci :
Pour exécuter la macro, appuyez simplement sur Ctrl + Alt + Maj + (numéro choisi). Ou vous pouvez naviguer vers Outils > Macros > (Nom de la macro) à exécuter manuellement.
Le script ci-dessus fait exactement la même chose que la méthode record de macro. Ce n'est qu'une petite partie de ce que vous pouvez faire avec un script de macro.
Conclusion
Essentiellement, Google Sheets est un tableur en ligne développé par Google. Macro est un outil puissant pour l'automatisation des feuilles de calcul. Il est donc logique que, lorsque vous joignez les deux, cela augmente considérablement l'efficacité du travail. Cela vous aidera certainement à répondre aux exigences d'un environnement de travail basé sur la technologie en constante évolution et vous donnera un avantage au bureau.