En découvrant les trucs et astuces cachés, Google Docs a à offrir; vous faites avancer les choses plus rapidement. En sachant où chercher, vous pouvez profiter de fonctionnalités telles que l'accès hors ligne, la saisie vocale, la signature électronique et la substitution automatique.
Il existe de nombreuses autres fonctionnalités que Google Docs a à offrir, et elles n'attendent que vous pour les découvrir. Ces fonctionnalités cachées de Docs sont faciles à utiliser et à trouver.
1. Comment ajouter une image dans Google Docs
L'ajout d'images ajoutera de la vie à votre document Google Docs. Pour insérer une image, cliquez sur Insérer en haut, puis sur Image. Diverses options apparaîtront dans les fenêtres latérales avec la possibilité de rechercher une image en ligne.
Dans la barre de recherche, tapez le type d'image que vous recherchez et les résultats apparaîtront à votre droite. Pour insérer l'image, cliquez dessus et le fichier sera sélectionné. Clique sur le Insert bleu en bas, et l'image sera insérée dans votre document.
Il existe également une option pour ajouter une image en utilisant une URL. Allez dans Insertion > Image et l'option URL apparaîtra dans la fenêtre latérale qui s'ouvre. Collez l'URL de l'image dans la zone d'insertion d'image et cliquez sur le bouton d'insertion.
2. Comment déplacer de grandes quantités de texte dans Google Docs
Après avoir relu votre document, il est possible que vous deviez déplacer du texte pour l'améliorer. Le problème lorsque vous essayez de déplacer du texte dans un document volumineux est que vous pouvez facilement créer du contenu en double.
Pour éviter que cela ne se produise, Google Docs a une astuce pour vous aider. Mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez déplacer et appuyez sur le bouton Maj+Alt clés. Sans lâcher les touches Shift et Alt, appuyez sur la flèches haut et bas pour déplacer le texte.
C'est un moyen beaucoup plus simple de déplacer du texte que la méthode traditionnelle de copier-coller.
3. Comment ajouter un griffonnage/une signature dans Google Docs
L'ajout d'un doodle ou d'une signature à votre document est également une tâche facile. Cliquer sur Insérer en haut, suivi de l'option Dessin. Lorsque vous placez le curseur sur cette dernière option, un menu latéral apparaît, cliquez sur l'option Nouveau.
Vous devriez maintenant regarder une grande fenêtre vide. Clique sur le menu déroulant de l'option de ligne, c'est celui à côté de l'icône du curseur. Trouvez et cliquez sur le Griffonner option.
Dessinez votre signature et cliquez sur le bleu Sauvegarder et bouton de fermeture en haut à droite. Votre signature sera insérée automatiquement dans le document.
4. Raccourci clavier pour accéder à plus d'options
Pour accéder à des options de menu plus contextuelles, appuyez sur le bouton Touches Alt et/ sur votre clavier. Une nouvelle fenêtre apparaîtra à partir de l'onglet Aide avec une option de recherche, des options d'aide et des options de clavier.
5. Comment modifier les autorisations de modification sur un document Google Docs
Lorsque vous partagez un fichier sur Google Docs, vous avez la possibilité de limiter ce que les utilisateurs peuvent faire. Par exemple, lorsque vous ajoutez quelqu'un à la liste de partage en cliquant sur le bouton bleu de partage en haut à droite, une nouvelle fenêtre apparaît.
Après avoir entré l'adresse e-mail d'un utilisateur, vous avez la possibilité d'attribuer des autorisations à cette personne. Cliquez sur le menu déroulant à côté de l'icône en forme de crayon et choisissez si la personne que vous avez ajoutée peut uniquement modifier, commenter ou afficher le document.
Google Docs vous permet également de modifier cette autorisation ultérieurement. Pour modifier le consentement que vous avez donné auparavant, cliquez sur le bouton bouton de partage bleu à nouveau et recherchez le nom de l'utilisateur sous la barre où vous avez entré ses informations.
Vous devriez voir un texte qui dit partagé avec et le nom de la personne. Clique sur le nom d'utilisateur, et une fenêtre Paramètres partagés apparaîtra. A droite de l'adresse e-mail de l'utilisateur, cliquez sur le menu déroulant de l'icône du crayon, et choisissez la nouvelle autorisation.
Cette fois, il y aura une option pour faire de cet utilisateur spécifique le propriétaire. Clique sur le X vers la droite pour arrêter de partager le document avec cet utilisateur.
6. Comment utiliser la saisie vocale dans Google Docs
Pour les moments où vous n'avez pas envie de taper, vous pouvez utiliser la fonction de saisie vocale. Pour y accéder, cliquez sur Outils, puis sur Saisie vocale. Pour un accès plus rapide la prochaine fois, vous verrez un raccourci clavier dans la fonction de saisie vocale après avoir cliqué sur Outils.
Pour commencer à utiliser la fonctionnalité, cliquez sur l'option Cliquer pour parler. Si vous obtenez un message d'erreur, cliquez sur le lien qui vous sera fourni. Le lien contient des conseils que vous pouvez essayer de résoudre le problème du micro.
7. Créer des raccourcis pour les phrases fréquemment saisies
Si, pour une raison quelconque, vous vous retrouvez à taper les mêmes mots ou phrases encore et encore, cette astuce est pour vous. Il est possible de n'avoir qu'à taper un raccourci et à ce que Docs tape le reste pour vous. Pour essayer cette astuce, allez sur Outils > Préférences.
Dans la fenêtre Préférences, vous verrez deux colonnes: Remplacer et Par. Tapez le raccourci dans le Remplacer la boîte et la phrase dans le Avec boîte. Par exemple, si vous voulez taper TechniPages à chaque fois que vous tapez un T, regardez l'image suivante.
Comme vous pouvez le voir dans l'image ci-dessus, chaque fois que je tape la lettre T, Docs la remplace par TechniPages.
8. Comment télécharger le document dans un format spécifique
Si vous souhaitez envoyer à quelqu'un un fichier que vous ne voulez pas qu'il modifie, vous pouvez le lui envoyer au format PDF. Dans l'onglet Fichiers, il existe une option pour télécharger votre document fini non seulement au format PDF, mais également dans divers formats. Allez dans Fichiers > Télécharger et une fenêtre latérale apparaîtra. Cliquez sur le format que vous souhaitez utiliser pour télécharger le fichier dans ce format.
Conclusion
Ce n'est qu'une partie de tous les conseils que vous pouvez utiliser pour tirer le meilleur parti de Google Docs. Ai-je manqué une astuce que vous utilisez régulièrement? Partagez-le avec moi dans les commentaires ci-dessous.