Lorsque vous avez trop de personnes dans une réunion Zoom, il est difficile de faire passer un mot. Vous devez interrompre quelqu'un ou attendre qu'il y ait une pause dans la conversation. Quand quelqu'un ne peut pas dire quelque chose, il s'ennuie ou quitte votre réunion ou reste assis là avec ennui. Au lieu de laisser cela se produire, vous pouvez créer des ateliers où un petit groupe peut se réunir et enfin pouvoir dire quelque chose.
Vous pourriez rencontrer un problème avec les salles de sous-commission sur Zoom, car les participants sont coincés avec des personnes avec lesquelles ils ne s'entendent pas. La bonne nouvelle est qu'il est possible de changer les participants des salles de sous-commission jusqu'à ce qu'ils soient placés dans une qu'ils aiment. Il est également possible de pré-affecter des participants à des salles de sous-commission, mais vous devez respecter certaines exigences. Voyons comment fonctionnent ces salles de sous-commission Zoom.
Que sont les salles de sous-commission Zoom ?
Les salles de sous-commission Zoom sont des salles virtuelles où vous pouvez diviser votre session en 50 sessions distinctes. Vous pouvez répartir les participants dans ces salles manuellement ou automatiquement. En étant l'hôte, vous pouvez basculer entre ces sessions autant que vous le souhaitez. Si vous n'êtes pas satisfait du nombre de participants dans une salle de pause, vous pouvez augmenter le nombre à l'aide de l'assistance Zoom. Mais, toutes les personnes participant à la réunion devront disposer de la version client Zoom 5.2 ou supérieure.
Si vous avez rejoint une réunion Zoom à l'aide de l'application mobile, vous pouvez participer aux salles de pause, mais vous ne pouvez pas les gérer. Même si les participants peuvent enregistrer localement, seule la salle de discussion principale sera enregistrée si vous activez l'enregistrement dans le cloud, que vous ne soyez pas dans cette salle ou non. De plus, seuls 200 participants maximum peuvent être pré-affectés à une salle de sous-commission.
Comment activer les salles de sous-commission Zoom
Si vous n'avez jamais utilisé de salles de sous-commission auparavant, vous devrez activer l'option dans les paramètres. Pour cela, connectez-vous à votre compte Zoom, dont vous êtes l'administrateur. Dans le menu de navigation, cliquez sur Paramètres.
Une fois que vous êtes dans les paramètres, cliquez sur l'option En réunion (avancé). L'option de la salle de sous-commission sera la deuxième. Si vous souhaitez affecter des participants à certaines salles de pause lors de la planification de réunions Zoom, n'oubliez pas d'activer cette option.
Comment créer des salles de sous-commission Zoom
Une fois que vous avez commencé votre réunion, vous devriez voir l'option Salle de discussion en bas. Si vous n'avez pas la fenêtre en plein écran, vous trouverez l'option en cliquant sur les points. L'option de la salle de sous-commission sera la seule là-bas.
Une nouvelle fenêtre apparaîtra avec des options pour faire des choses telles que créer jusqu'à 50 salles de sous-commission. Vous pouvez cliquer sur la flèche vers le haut pour créer plusieurs salles de sous-commission, mais un moyen plus rapide consiste à mettre le numéro en surbrillance et à le saisir manuellement. Vous pouvez gérer les salles en petits groupes en choisissant si vous souhaitez que les participants choisissent une salle en petits groupes ou que les utilisateurs soient ajoutés manuellement ou automatiquement. Une fois que vous avez terminé, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton bleu Créer.
Si vous prévoyez d'affecter des participants aux salles en petits groupes manuellement, cliquez sur l'option Attribuer et cochez les cases des utilisateurs que vous souhaitez affecter à cette salle en petits groupes. En plaçant le curseur sur la ligne où se trouve une salle de discussion spécifique, vous verrez une option pour la supprimer ou la renommer. Si vous renommez une pièce, ajoutez le nouveau nom et cliquez en dehors de la zone pour enregistrer le nom.
En cliquant sur le menu déroulant à gauche du nom de la salle, vous pouvez voir quels participants sont dans quelle salle. Pour déplacer quelqu'un dans une autre pièce, placez le curseur sur la même ligne que le nom de la personne et l'option Déplacer vers apparaît. Sur le côté, vous verrez combien de personnes se trouvent dans chaque salle de sous-commission, juste au cas où vous voudriez déplacer cette personne vers celle qui a le moins de personnes.
Options additionelles
Après cela, choisissez la nouvelle pièce. Cliquez sur Options, et vous pouvez apporter d'autres modifications telles que :
- Autoriser les participants à choisir une salle
- Permettre aux participants de revenir à la session principale à tout moment
- Déplacez automatiquement tous les participants assignés dans des salles de sous-commission
- La salle de sous-commission se ferme automatiquement après X minutes
- Compte à rebours après la fermeture de la salle de discussion – Il existe également une option supplémentaire pour définir un compte à rebours en secondes. Les utilisateurs peuvent voir combien de temps il leur reste pour parler avant d'être retirés de cette pièce avec cette option.
Le bouton recréer vous amènera à la première fenêtre que vous avez vue lors de la création des pièces. Cela supprimera tout ce que vous avez configuré avec les pièces actuelles afin que vous puissiez en créer de nouvelles. Une fois que vous avez configuré les pièces à votre convenance, tout ce que vous avez à faire pour commencer est de cliquer sur les options Ouvrir toutes les pièces. L'utilisateur verra un message sur son appareil pour rejoindre la salle de discussion, et s'il ne le fait pas, vous verrez un message à côté de son nom qui dit Non rejoint.
L'option Échange vous permettra d'échanger des utilisateurs entre les salles de sous-commission. Lorsque vous devez dire quelque chose à tout le monde, cliquez sur le message Diffuser pour envoyer le même message à tout le monde. Une dernière chose à garder à l'esprit est que vous ne pouvez pré-affecter des utilisateurs à des salles de sous-commission que s'ils ont un compte Zoom.
Conclusion
Les salles de sous-commission Zoom sont un excellent moyen de parler régulièrement aux autres et de ne pas s'ennuyer à attendre votre tour. Espérons simplement qu'il n'y ait pas trop de monde dans cette salle de sous-commission non plus puisque le nombre maximum de participants autorisés dans une salle est de 200. Il est également possible d'ajouter un co-hôte.
À quelle fréquence pensez-vous utiliser les salles de sous-commission de Zoom? Partagez vos réflexions dans les commentaires ci-dessous et n'oubliez pas de partager l'article avec d'autres sur les réseaux sociaux.