Être capable de collaborer rapidement avec les membres de l'équipe et les partenaires externes est crucial dans le monde des affaires en évolution rapide d'aujourd'hui.
Microsoft Office 365 permet aux organisations de collaborer avec des personnes extérieures à l'organisation. Cette fonctionnalité s'appelle Groupes et vous pouvez l'utiliser pour accorder à des collaborateurs externes le droit de rejoindre des conversations de groupe, d'accéder à des fichiers, des événements de calendrier, etc.
Mais comment permettez-vous exactement aux invités de rejoindre les groupes de votre organisation? Nous allons énumérer les étapes à suivre dans ce guide pratique.
Tout d'abord, voici un bref aperçu du processus :
- Le propriétaire du groupe ou un membre du groupe ajoute le nouvel invité au groupe.
- Le propriétaire du groupe est le seul à pouvoir approuver l'accès invité et décider du type de contenu et de fichiers auxquels les utilisateurs invités peuvent accéder.
- Les utilisateurs invités reçoivent un e-mail de confirmation leur accordant l'accès aux conversations et aux fichiers du groupe.
Gardez à l'esprit que l'accès invité est configuré par les administrateurs informatiques.
Comment ajouter des invités aux groupes Office 365
Si l'invité que vous souhaitez ajouter existe déjà dans votre annuaire suite à une invitation qu'il a reçue, voici ces étapes à suivre :
- Allez au Centre d'administration → Afficher tout
- Aller vers Paramètres → Paramètres de l'organisation
- Sélectionnez le Prestations de service languette
- Cliquer sur Groupes Microsoft 365 et laissez des collaborateurs externes accéder à vos groupes
- Retournez au centre d'administration et accédez à Groupes → sélectionnez le Groupes page
- Sélectionnez le groupe auquel vous souhaitez ajouter un nouvel utilisateur invité (il devrait être visible dans votre répertoire)
- Cliquez sur Voir tout et sélectionnez le Membres onglet pour gérer les membres du groupe
- Sélectionner Ajouter des membres et ajouter le nouvel utilisateur invité
- Enregistrez les modifications.
Comment supprimer un utilisateur invité d'Office 365
Si votre équipe ou votre groupe ne collabore plus avec un utilisateur invité, vous pouvez rapidement le supprimer du groupe afin de les empêcher d'accéder davantage au contenu et aux fichiers liés au groupe activité.
- Accédez à votre centre d'administration Microsoft 365
- Développer Utilisateurs
- Sélectionner Utilisateurs invités
- Sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez supprimer
- Cliquez sur Effacer pour supprimer l'utilisateur invité respectif.
Et c'est ainsi que les propriétaires de groupe et les administrateurs informatiques peuvent activer l'accès des utilisateurs invités dans Office 365.