Au milieu des nouvelles préoccupations liées au coronavirus et d'un réseau de plus en plus technologique, l'activité en ligne se développe en tant que moyen de communication alternatif pour les collègues et les étudiants afin d'augmenter la productivité. Plusieurs sites Web et applications ont gagné en popularité pour faciliter des formes de communication et de discussion plus efficaces, tant sur le lieu de travail qu'en dehors.
Jetons un coup d'œil à Gmail et Slack, deux applications qui, lorsqu'elles sont utilisées de manière productive, peuvent être largement bénéfiques pour une utilisation en milieu de travail.
Hacks de productivité pour Gmail
Gmail fonctionne comme un service de messagerie géré par Google. Grâce à l'application, les gens envoient et reçoivent des e-mails, des documents, des photos, des vidéos et parfois même des notifications en classe. Gmail permet aux collègues, aux éducateurs et aux personnes en général de se contacter pour diverses raisons avec de nombreuses pièces jointes différentes. Bien qu'il ait été établi que Gmail est une application utile, voici plusieurs moyens supplémentaires d'améliorer votre productivité Gmail :
1. Applications et notifications
Téléchargez Gmail pour votre smartphone depuis l'App Store ou Google Play Store. Marquez-le sur votre ordinateur portable. En supposant que vous possédiez un compte Gmail et que vous vérifiez vos e-mails pour communiquer avec d'autres, faire ces choses vous permet de accéder à votre compte et ainsi devenir plus réactif et proactif lorsqu'il s'agit de rester au top de la productivité la communication. A chaque fois que vous recevez un e-mail, vous pouvez activer les notifications afin de pouvoir répondre et rester au courant très rapidement de celles qui sont très importantes.
2. Listes de courrier électronique
Envoyez des e-mails de groupe avec des listes de diffusion. Si vous êtes un directeur ou un dirigeant de club et que vous souhaitez envoyer un e-mail en masse à plusieurs personnes au sujet des réunions, il serait utile de créer des groupes et envoyer l'e-mail à un groupe, plutôt que de taper l'e-mail individuel de chaque destinataire pour chaque individu e-mail. Pour ce faire, utilisez Google Contacts, accessible depuis les neuf points en haut à droite sur gmail.com. Sélectionnez les contacts pour lesquels vous souhaitez créer un groupe et utilisez l'onglet de signet dans la rangée située juste en dessous de la barre de recherche pour nommer le groupe. Lorsque vous rédigez un e-mail dans Gmail, vous pouvez désormais saisir le nom du groupe plutôt que le nom de chaque personne que vous essayez d'envoyer par e-mail. Cela vous fera forcément gagner beaucoup de temps.
3. Programmer l'e-mail
Quand il est 3h37 du matin le dimanche soir / le lundi matin, vous pourriez soudainement vous rendre compte que vous avez oublié d'envoyer un e-mail à quelqu'un avec des informations importantes, mais vous ne voulez pas non plus l'envoyer à une heure étrange. Pour éviter d'oublier d'envoyer l'e-mail ultérieurement, vous pouvez rédiger l'e-mail et cliquer sur le triangle à droite du bouton d'envoi, puis choisir planifier l'envoi. Vous pouvez envoyer automatiquement cet e-mail à une date ultérieure afin que les personnes qui le reçoivent ne remettent pas en question votre horaire de sommeil ou vos oublis.
Astuces de productivité pour Slack
Slack fonctionne comme un logiciel alternatif plus collaboratif. Cela ressemble plus à un texto qu'à un e-mail. Slack met l'accent sur le travail d'équipe et l'intégration grâce à une communication plus immédiate. Slack est également une application très utile, mais voici quelques autres méthodes pour améliorer votre productivité Slack :
1. Applications et alertes
Semblable à Gmail, rendre Slack plus accessible est un moyen essentiel d'augmenter votre productivité grâce au logiciel. Téléchargez l'application sur votre téléphone. Elle est également disponible sous forme d'application ou de lien en ligne pour les ordinateurs de bureau/portables. Chaque fois que quelqu'un envoie un message, vous pouvez alors vous assurer que vous recevez des notifications et restez à jour avec les informations importantes.
2. Chaînes vedettes
Si vous avez beaucoup de chaînes différentes et que vous avez parfois du mal à trouver la bonne, il peut être utile de mettre en vedette des chaînes importantes. De cette façon, les canaux importants apparaissent tout en haut de la colonne de gauche sur Slack et permettent un accès facile. Si vous êtes inondé de messages de Slack et que vous ne les considérez pas nécessairement tous comme pertinents, vous pouvez modifier les paramètres de notification dans les préférences de notification d'une chaîne. En faisant cela, vous pouvez vous concentrer sur la priorisation des travaux importants et sur la vérification de Slack à partir des mises à jour cruciales dont vous avez vraiment besoin.
3. Rechercher des conversations
S'il y a quelque chose de vraiment important mentionné précédemment dans la chaîne, vous pouvez facilement le rechercher via la barre de recherche en haut à droite. Tapez simplement des mots-clés et vous avez un accès facile à un fichier que vous avez téléchargé une fois ou à des informations importantes que quelqu'un a déjà envoyées.
Dans l'ensemble, ces deux applications sont des utilisations incroyables de la technologie pour augmenter la productivité sur le lieu de travail. Grâce à Gmail et Slack, il devient tellement plus facile pour les gens d'interagir les uns avec les autres sur différentes plates-formes et de partager des informations importantes sur un grand réseau. L'utilisation de certains de ces conseils énumérés ci-dessus vous aidera à devenir encore plus avertis avec l'utilisation de ces applications et votre productivité en tant qu'étudiant, éducateur, directeur et être humain connecté à la technologie ne fera que augmenter.