Comment envoyer des réponses automatiques dans Outlook avec des comptes POP3/IMAP.

Si vous avez configuré un compte POP3 ou IMAP dans Outlook et souhaitez envoyer des réponses automatiques aux messages que vous recevez, continuez à lire ci-dessous.

Si vous partez en vacances ou si vous ne parvenez pas à répondre aux e-mails, c'est une bonne idée de définir un message de réponse automatique dans Outlook. Les « réponses automatiques », également appelées « messages d'absence du bureau », sont des réponses automatiques par courrier électronique envoyées aux personnes qui vous contactent lorsque vous êtes absent du travail.

Avec Microsoft Outlook, vous pouvez envoyer des réponses automatiques avec n'importe quel type de compte de messagerie que vous utilisez (Exchange, Microsoft 365, POP3 ou IMAP), mais dans ce guide nous expliquerons comment créer un message d'absence du bureau avec un e-mail POP3/IMAP compte.

* Note: Si vous possédez un compte Microsoft365/Office365/Exchange, lisez les instructions de cet article:

Comment envoyer des réponses automatiques dans Outlook avec un compte Office365/Exchange.

Comment configurer un message d'absence du bureau avec un compte IMAP ou POP3 dans Outlook

La configuration d'un message de réponse automatique dans Microsoft Outlook pour les comptes POP3.IMAP peut être effectuée en suivant les étapes suivantes :

Étape 1. Créez un modèle de message de réponse automatique.

La première étape pour configurer un message de réponse automatique dans Outlook consiste à créer un modèle de message avec la réponse qui sera automatiquement envoyée aux personnes qui vous envoient un e-mail.

1. Ouvrez Outlook et cliquez sur le nouveau courriel bouton sur le Maison languette.

2. Entrer le Sujet du courrier électronique. (par exemple. "Absent du bureau" ou "En vacances").

3. Ensuite, saisissez le message que vous souhaitez envoyer comme réponse automatique.

4a. Après avoir tapé le message, cliquez sur le Déposer onglet et sélectionnez Enregistrer sous dans la barre latérale gauche.

4b. Dans la boîte de dialogue "Enregistrer sous", choisissez Modèle Outlook (*.oft) du Sauvegarder comme type menu déroulant.

4c. Tapez un nom pour le modèle de message dans le champ Nom de fichier zone de texte, puis cliquez sur Sauvegarder.

5. Fermez la fenêtre de message « nouveau courrier ».

Étape 2. Configurez la règle de message de réponse automatique.

Ensuite, vous devez configurer une règle dans Outlook pour envoyer votre message de réponse d'absence du bureau.

1. Sur le Maison onglet, cliquez sur l'onglet Règles menu, puis sélectionnez Gérer les règles et les alertes.

2. Dans la fenêtre « Règles et alertes »: si vous avez plusieurs comptes configurés dans Outlook, assurez-vous de sélectionner le compte de messagerie correct pour le message de réponse automatique dans la section « Appliquer les modifications à ce dossier », puis cliquez sur le Nouvelle règle bouton.

3. Dans la première étape de « Assistant de règles », sélectionnez Appliquer la règle sur les messages que je reçois sous la section « Commencer à partir d'une règle vide », puis cliquez sur Suivant.

4. À l'étape suivante de l'assistant, précisez les conditions de la règle de réponse automatique créée et cliquez sur Suivant.

Par exemple: Si vous définissez une réponse automatique pour tous les messages « reçus dans une période de date spécifique » et « où votre nom se trouve dans la case À ou Cc »*, cochez les cases correspondantes.

* Remarques:
1. Si vous configurez une réponse automatique pour tous les messages entrants, laissez la case « où se trouve votre nom dans À ou Cc » décochée.

2. Si vous souhaitez que votre message de réponse automatique soit envoyé à une date spécifique (et non immédiatement), cliquez sur le bouton dans une plage de dates spécifique lien souligné et modifiez la plage de dates.

5a. À l'étape suivante, vérifiez le répondre en utilisant un modèle spécifique option, puis cliquez sur l'option un modèle spécifique lien.

5b. À côté de « Rechercher dans », sélectionnez le «Modèles utilisateur dans le système de fichiers" option.

5c. Maintenant, sélectionnez le modèle de message que vous avez créé à l'étape 1 et cliquez sur Ouvrir.

5j. Puis clique Suivant.

6. Dans les options « Exceptions », spécifiez les exceptions souhaitées pour votre message de réponse automatique et cliquez sur Suivant. *

* Note: Il s'agit d'une étape facultative et vous pouvez l'ignorer si vous ne souhaitez ajouter aucune exception.

7. Dans la fenêtre « Terminer la configuration de la règle », procédez comme suit, puis cliquez sur Finition:

• À Étape 1: Spécifiez un nom pour cette règle, saisissez un nom pour votre règle de réponse automatique (par exemple, "Message en vacances").
• À Étape 2: Configurer les options de règle, sélectionner Activez cette règle, pour activer immédiatement la règle de réponse automatique si vous le souhaitez.

8. Enfin, cliquez sur Appliquer et puis D'ACCORD pour enregistrer les paramètres.

9. Outlook va maintenant commencer à envoyer des réponses automatiques aux e-mails entrants en fonction des paramètres que vous avez définis. Bien entendu, votre ordinateur doit rester allumé et Outlook doit rester ouvert pour que les réponses automatiques soient envoyées.

Comment désactiver les réponses automatiques dans Outlook pour les comptes IMAP/POP3.

Si vous n'avez plus besoin d'envoyer des réponses automatiques, vous pouvez les désactiver en procédant comme suit :

1. Allez au Maison onglet, cliquez sur l'onglet Règles dans le groupe Déplacer, puis sélectionnez Gérer les règles et les alertes.

2. Dans la liste Règles, effacer/décocher cochez la case de la règle de réponse automatique, puis cliquez sur Appliquer et D'ACCORD.

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