Comment utiliser l'automator pour effectuer des tâches régulières sans intervention

Alors que pratiquement tout le monde connaît les applications de base faciles à utiliser de Mac OS X, de nombreuses personnes ignorent l'un de ses plus grands atouts: Automator. L'application a été introduite par Apple en 2005 dans le cadre de son système d'exploitation Mac OS X 10.4 "Tiger", conçu pour apporter une interface pointer-cliquer pour automatiser les tâches de routine. Qu'il s'agisse d'organiser des fichiers, de mettre des images dans certains albums, de se connecter à certaines zones de l'exploitation système, ou quelque chose d'autre, les différents panneaux et commandes d'Automator peuvent le faire en quelques secondes.

Pour ceux qui découvrent Mac OS X ou ceux qui découvrent simplement le fonctionnement d'Automator, cela peut être fait en suivant quelques étapes simples. Ces étapes produiront ce que l'on appelle dans Mac OS X un « flux de travail », capable d'effectuer le même travail de manière identique à chaque fois.

Étape 1: Ouvrez l'application Automator et commencez

Pour commencer à créer une nouvelle routine Automator, ouvrez l'application Automator en y parcourant le dossier « Applications » du Finder ou en effectuant une recherche Spotlight pour l'application.

Dès qu'Automator s'ouvre, il présente une boîte de dialogue qui permet aux utilisateurs de choisir le type de document qu'ils essaient de créer.

Dans ce cas, les utilisateurs devront sélectionner l'option « workflow ». Cela créera un script simple qui exécute une tâche de routine. D'autres options, comme la création d'une application ou même d'un service Mac OS X, peuvent être exécutées avec Automator mais seront couvertes dans un didacticiel différent.

La sélection de l'option de création d'un flux de travail éliminera la boîte de dialogue et révélera ce qui est essentiellement une toile vierge remplie d'actions et de procédures disponibles. Cela crée le point de départ pour la création de flux de travail.

Étape 2: Déterminez ce qui doit être automatisé

Avant de se lancer dans la création d'un workflow, il est important que les utilisateurs déterminent exactement ce qu'ils veulent que le workflow fasse à chaque fois qu'il est appelé. Pour certaines personnes, cela peut consister à étiqueter les chansons iTunes avec une année, un genre ou un nom d'artiste. Pour d'autres, cela peut impliquer la mise à l'échelle des photos vers le haut ou vers le bas, et pour d'autres encore, cela peut impliquer l'envoi d'un e-mail, l'ajustement d'un paramètre système ou une autre tâche de routine.

Pour commencer, dressez une liste simple de l'action souhaitée et de ses résultats éventuels. Dans ce cas, nous allons créer un e-mail avec des destinataires présélectionnés et un message pré-écrit qui est envoyé automatiquement lorsque le flux de travail est lancé. Il s'agit d'une excellente option pour les propriétaires de petites entreprises qui envoient régulièrement des courriers électroniques aux clients afin de leur rappeler les échéances à venir, les paiements dus ou d'autres informations. Notre série d'objectifs étape par étape ressemblerait à l'exemple suivant :

1. Ouvrez Mail.app
2. Créer un e-mail avec du contenu pré-écrit
3. Joindre des images spécifiques à l'anniversaire
4. Envoyer le contenu aux contacts qui célèbrent un anniversaire

Cela peut sembler assez avancé mais, grâce aux actions présélectionnées d'Automator, il est en fait extrêmement facile d'aider automatiquement les contacts d'affaires célèbrent leur anniversaire avec un message d'accueil de l'entreprise qui utilise un modèle d'e-mail et comprend un message spécial promotion. Avec les objectifs énumérés au départ, créer une telle routine sera un jeu d'enfant.

Étape 3: commencez à assembler la routine pièce par pièce

À l'aide de la barre latérale d'Automator, parcourez la bibliothèque d'actions prédéterminées en sélectionnant l'option « Mail » (choisissez d'abord l'option Flux de travail).

Cela révélera une liste des procédures d'automatisation disponibles déjà définies par Apple ou d'autres développeurs de logiciels à utiliser avec Automator. Ceux qui ont installé un autre programme de messagerie, comme Entourage ou Outlook, remarqueront des actions spéciales pour les candidats indiqués par l'icône de l'application. Dans ce cas, nous allons nous en tenir strictement aux actions qui fonctionnent avec Mail.app. Pour cette raison, toutes les actions sélectionnées doivent comporter l'icône Mail d'Apple juste à gauche de l'étiquette.

La première action que nous allons sélectionner est intitulée « Nouveau message électronique » à partir de OS X 10.8 « Mountain Lion ».

Cette option révélera ce qui ressemble à un formulaire de composition de message typique. Les utilisateurs remarqueront les champs typiques utilisés pour adresser un message, ainsi que les champs objet et corps.

Puisque ce message va être envoyé aux contacts fêtant un anniversaire, le jour de leur anniversaire, l'action repose sur le fait que l'anniversaire de chaque contact a été défini dans Contacts.app (Adresse Livre). Si tel a été le cas, ajoutez chaque contact avec un anniversaire défini dans le champ « Cci » de l'e-mail. Cela garantira que les messages envoyés à plusieurs contacts ne sacrifieront pas la confidentialité de l'adresse e-mail de chaque contact. Cela garantit également que l'e-mail d'anniversaire ne sera envoyé qu'aux contacts sélectionnés, ce qui peut être idéal pour segmenter les contacts professionnels et personnels selon les besoins.

Avec les contacts répertoriés dans le champ "BCC", allez-y et écrivez un objet de courrier électronique dans le champ approprié. Laissez la zone « Message » vide, car cela sera pris en charge dans une étape ultérieure du processus. Sélectionnez le compte à partir duquel le message doit être envoyé, en vous assurant que le courrier professionnel est envoyé à partir d'un compte de messagerie professionnel, etc.

La routine peut maintenant être étendue dans de nouvelles directions, y compris l'ajout de vœux d'anniversaire et d'une pièce jointe spécifique. Dans la barre latérale, cliquez sur « Envoyer des vœux d'anniversaire » et faites-le glisser vers la zone de travail. Cela ajoutera une nouvelle boîte avec des images spécifiques à l'anniversaire et une zone pour écrire un message. Sélectionnez une image spécifique ou demandez une image aléatoire pour chaque destinataire, puis écrivez un message d'anniversaire dans la case présentée. Assurez-vous que l'e-mail contient un code promotionnel spécial ou une remise pour célébrer l'occasion.

Étape 4 (facultatif): Enregistrez les actions à l'écran pour une automatisation plus avancée

Les observateurs avisés de l'interface Automator remarqueront un gros bouton « Enregistrer » dans la barre d'outils de l'application. Il s'agit essentiellement d'une application d'enregistrement d'écran qui creuse un peu plus sous le capot. Une fois lancé, il surveillera ce que fait l'utilisateur et le reproduira exactement en tant que flux de travail Automator. C'est une excellente option si, dans cet exemple, le modèle d'anniversaire fourni par Apple ne l'a tout simplement pas coupé. Et si l'utilisateur voulait attacher sa propre image, avec des thèmes de marque d'entreprise et un design un peu plus axé sur le marketing ?

Cela pourrait être facilement fait en appuyant sur Enregistrer, puis en lançant Mail. Pendant l'enregistrement, les utilisateurs pourraient composer un nouveau message, créer son contenu sur le thème de l'anniversaire, joindre des images d'anniversaire, puis arrêter l'enregistrement. Le message d'anniversaire serait ajusté en conséquence, produit tout comme l'enregistrement d'écran suivi pendant que l'utilisateur crée son e-mail personnalisé.

Cela fonctionne également très bien pour enregistrer des éléments tels que les filtres d'application, le redimensionnement d'image, le filtrage PDF, et toute une série d'autres tâches qui pourraient être plus facilement exécutées que dictées en utilisant le glisser-déposer éléments.

Étape 5: Enregistrer le document et l'exécuter si nécessaire

Le workflow qui vient d'être créé peut généralement être enregistré sous l'une des deux formes suivantes. Si les utilisateurs choisissent de l'enregistrer simplement en tant que flux de travail, ils devront double-cliquer sur son icône, ouvrir le flux de travail et appuyer sur le bouton "Exécuter" chaque fois qu'ils souhaitent effectuer ses actions. Dans ce cas, ces étapes seront effectuées chaque fois que c'est l'anniversaire de quelqu'un.

Une autre option consiste à l'enregistrer en tant qu'application, en éliminant complètement le bouton « Exécuter » de l'équation. Si les utilisateurs choisissent d'enregistrer le flux de travail en tant qu'application, double-cliquer sur son icône et ouvrir cette application effectuera toutes les actions immédiatement et sans autre saisie.

Dans le cas de quelque chose comme un e-mail d'anniversaire ou une tâche de filtrage, cela pourrait en fait être une excellente idée d'enregistrer le flux de travail en tant qu'application, puis de l'ajouter en tant qu'élément de démarrage dans le système Préférences. Cela exécuterait l'application à chaque démarrage de l'ordinateur, vérifiant automatiquement les conditions spécifiées dans le flux de travail et effectuant les actions demandées si nécessaire. Avec le document enregistré en tant que flux de travail ou application, les utilisateurs sont libres de créer une autre tâche automatisée ou simplement de profiter des fruits de leur travail. Il ne pourrait pas être plus facile de faire en sorte que Mac OS X exécute un grand nombre de tâches en arrière-plan, le tout avec une intervention minimale de l'utilisateur et souvent sans aucune action supplémentaire requise.

En conclusion, voici comment créer facilement des voeux d'anniversaire automatisés :

1. Configurez votre carnet d'adresses. Ouvrez simplement le carnet d'adresses et accédez à Préférences, cliquez sur Modèle > Ajouter un champ et sélectionnez Anniversaire.

Ou vous pouvez également ajouter un anniversaire à un contact spécifique. Lancez simplement le Carnet d'adresses et accédez à un contact auquel vous souhaitez ajouter un anniversaire. Cliquez sur le menu Carte et choisissez Anniversaire dans l'option Ajouter un champ.

2. Ouvrez Automator, sélectionnez Application et cliquez sur Choisir.

3. Cliquez sur Contacts et recherchez des personnes avec des anniversaires

4. Maintenant, cliquez sur Courrier et Envoyer des voeux d'anniversaire. Notez que deux actions du workflow (voir ci-dessous) sont liées entre elles.

5. Enregistrez le workflow en choisissant Fichier > Enregistrer….

6. Maintenant, pour utiliser ce flux de travail, cliquez simplement sur l'icône « anniversaire » (que vous venez d'enregistrer). Automator trouvera les personnes avec des anniversaires et vous permettra de vous envoyer un message d'accueil.

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