Comment archiver et sauvegarder des e-mails sur votre Mac

Personne n'aime une boîte de réception encombrée. Mais il n'est pas nécessaire de conserver les anciens e-mails dans votre boîte de réception simplement parce que vous avez peur de les supprimer. L'application Mail sur votre Mac, comme la plupart des applications de messagerie populaires, vous permet d'archiver les e-mails afin de les masquer dans votre boîte de réception sans les perdre pour toujours.

Si votre boîte de réception a besoin d'un nettoyage de printemps et que vous craignez de supprimer quelque chose d'important, découvrez comment archiver vos e-mails ci-dessous. Nous vous montrerons également comment sauvegarder les e-mails localement, afin que vous ne les perdiez pas même si vous supprimez votre compte de messagerie.

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Que signifie l'archivage dans l'application Mail ?

Nous savons tous ce qui se passe lorsque vous supprimez un e-mail: ce message est placé dans la corbeille avant de disparaître définitivement peu de temps après.

En revanche, lorsque vous archivez un e-mail sur votre Mac, il se déplace vers un dossier séparé mais n'est jamais supprimé. Vous pouvez consulter tous vos e-mails archivés à tout moment en parcourant le dossier d'archives. Ils restent dans ce dossier jusqu'à ce que vous choisissiez de les supprimer.

Encore plus confortablement, vous pouvez rechercher des messages dans l'application Mail et il recherche automatiquement vos e-mails archivés ainsi que votre boîte de réception.

Pensez à archiver un e-mail comme à le ranger dans un classeur. Vous n'aurez plus jamais besoin de le regarder, mais vous savez que vous l'avez si vous en avez besoin.

C'est une bonne idée d'archiver les factures, les confirmations de réservation, les e-mails de support client et tout autre document officiel auquel vous pourriez avoir besoin de vous référer à nouveau à l'avenir.

Comment archiver des e-mails dans l'application Mail

L'archivage des e-mails dans l'application macOS Mail est simple. Sélectionnez simplement un e-mail dans votre boîte de réception et cliquez sur le bouton Archiver au-dessus de l'aperçu du message, il ressemble à une boîte de stockage.

Si votre Mac dispose d'une barre tactile au-dessus du clavier, vous pouvez également appuyer sur le Archiver icône qui apparaît sur la Touch Bar lorsque vous sélectionnez un e-mail.

Sinon, cliquez sur un e-mail tout en maintenant la touche Contrôle enfoncée et sélectionnez Archiver dans le menu contextuel.

Vous pouvez également sélectionner un e-mail et accéder à Message > Archiver à partir de la barre de menus.

Ou, pour les utilisateurs avancés, sélectionnez un e-mail et appuyez sur Ctrl + Cmd + A pour l'archiver instantanément.

Archiver les messages par défaut

Si vous souhaitez parcourir les messages pour les archiver, vous devez définir cela comme action par défaut pour supprimer les e-mails. Pour ce faire, lancez le Courrier application et accédez à Courrier > Préférences à partir de la barre de menus. Allez au Affichage onglet, puis définissez le Déplacer les messages supprimés ligne à Archiver.

Vous pouvez désormais glisser vers la gauche avec deux doigts sur les e-mails pour les archiver rapidement.

Définir Archiver comme action par défaut signifie également que vous pouvez archiver des e-mails directement à partir d'une notification sur votre Mac. Pour ce faire, cliquez sur Options > Archiver lorsqu'une alerte Mail apparaît dans le coin supérieur droit.

Si vous ne voyez pas cette option, accédez à Préférences système > Notifications et assurez-vous Alertes sont allumés pendant Courrier.

Comment trouver des e-mails archivés dans l'application Mail

Le principal avantage de l'archivage des e-mails, plutôt que de les supprimer, est qu'ils sont faciles à trouver si vous en avez besoin à l'avenir. Il existe plusieurs façons de trouver des e-mails archivés sur votre Mac si vous en avez besoin.

Lorsque vous archivez un e-mail dans macOS, l'application Mail crée un dossier Archivé dans votre compte de messagerie. Tous les autres e-mails que vous choisissez d'archiver à partir de ce compte vont également dans ce dossier.

Mail crée des dossiers d'archives distincts pour chacun de vos comptes de messagerie. Mais vous pouvez également afficher tous vos e-mails archivés de chaque compte en même temps dans le dossier Toutes les archives.

Le moyen le plus rapide de trouver un e-mail archivé est de le rechercher à l'aide de la loupe dans le coin supérieur droit de l'application Mail.

La liste des résultats indique où se trouve chaque e-mail et inclut les e-mails de vos dossiers d'archives si l'un d'entre eux correspond aux termes de recherche.

Alternativement, vous pouvez ajouter les dossiers d'archives à votre barre latérale et les faire défiler manuellement pour trouver un e-mail.

Si vous ne voyez pas de dossier Archive dans la barre latérale, cliquez sur le bouton Ajouter bouton à côté de Favoris. Ensuite, choisissez d'ajouter Toutes les archives dans la liste des boîtes aux lettres dans le menu déroulant et cliquez sur d'accord.

Cliquez maintenant Toutes les archives dans la barre latérale pour afficher tous vos e-mails archivés.

Si vous ne voyez pas du tout la barre latérale, appuyez sur Maj + Cmd + M pour le révéler.

Comment sauvegarder vos e-mails sur un Mac

Lorsque vous utilisez Mail pour archiver des e-mails sur votre Mac, ces e-mails sont toujours enregistrés sur les serveurs de votre fournisseur de messagerie. Cela signifie que vous perdrez tous vos e-mails archivés si vous supprimez votre compte de messagerie ou oubliez votre mot de passe.

Bien sûr, cela n'arrive pas très souvent. Mais si vous voulez vous assurer de ne jamais perdre vos e-mails archivés, vous devez également en créer une sauvegarde locale.

C'est facile à faire en exportant la boîte aux lettres Archive depuis l'application Mail.

Pour cela, ouvrez Courrier et contrôle-cliquez sur le Archiver ou Toutes les archives boîte aux lettres dans la barre latérale, puis choisissez de Exporter la boîte aux lettres.

Choisissez une destination pour enregistrer vos e-mails d'archives exportés. Selon le nombre d'e-mails que vous avez archivés au fil des ans et le nombre de pièces jointes volumineuses, votre boîte aux lettres exportée peut occuper beaucoup d'espace sur votre Mac.

L'exportation d'une boîte aux lettres de cette manière ne supprime aucun message de votre compte de messagerie, elle crée uniquement une copie locale de ces e-mails sur votre Mac.

Vous devez exporter votre boîte aux lettres régulièrement pour conserver une sauvegarde à jour de vos e-mails archivés.

Découvrez encore plus de conseils pour utiliser Mail sur un Mac

L'archivage des e-mails sur votre Mac est un excellent moyen de désencombrer votre boîte de réception sans perdre l'accès aux messages importants. Mais l'archivage des e-mails n'est qu'un moyen d'améliorer la façon dont vous utilisez Mail sur votre Mac.

Consultez notre liste de Conseils et astuces par courrier pour apprendre des choses plus utiles comme comment personnaliser la barre d'outils, réduire le nombre de notifications que vous recevez ou introduire des règles intelligentes pour que votre boîte aux lettres s'organise d'elle-même.