Suivez et triez les e-mails sans réponse sur votre Mac et augmentez la productivité

Si vous recevez non seulement des tonnes d'e-mails chaque jour, mais que vous répondez, transférez et envoyez encore plus d'e-mails, il peut être difficile de suivre le rythme. Inspiré d'un discussion sur le forum d'assistance Apple, nous avons décidé d'aider ceux qui tombent dans cette situation.

En gardant une trace des e-mails auxquels vous devez encore répondre et en étant capable de les trier facilement, vous pouvez doubler votre productivité. Et avec la flexibilité que nous allons vous montrer, pouvez-vous trouver rapidement les e-mails en attente de vos réponses.

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Créer une boîte aux lettres intelligente

Les boîtes aux lettres intelligentes sont des outils pratiques pour déplacer automatiquement les messages. Bien que les e-mails restent à leur emplacement d'origine, ils sont également affichés dans une boîte aux lettres spécifique que vous créez à l'aide de critères; un peu comme les règles de messagerie.

Pour voir les e-mails auxquels vous n'avez pas répondu, le tout au même endroit, voici comment configurer cette boîte aux lettres intelligente dans l'application Mail sur votre Mac.

1. Cliquez sur Boites aux lettres > Nouvelle boîte aux lettres intelligente à partir de la barre de menus.
2. Dans la fenêtre contextuelle, nommez votre boîte aux lettres avec quelque chose comme "E-mails sans réponse" ou ce que vous voulez.
3. Pour le Contient des messages qui correspondent à [tout/tout] la condition suivante, prendre tous.
4. Dans la section des critères, cliquez sur la première liste déroulante et sélectionnez Le message n'a pas reçu de réponse.
5. Cochez éventuellement les cases pour Inclure les messages de la corbeille et de Envoyé.
6. Cliquez sur d'accord.

Vous pouvez tester cela si vous le souhaitez. Envoyez-vous un e-mail et il devrait apparaître dans votre nouvelle boîte aux lettres intelligente. Répondez-y et il devrait disparaître de cette boîte aux lettres. (Vous devrez peut-être lui donner quelques secondes pour disparaître.)

Trier les e-mails dans votre Smart Mailbox

Les boîtes aux lettres intelligentes fonctionnent comme les autres que vous utilisez dans l'application Mail. Donc, si vous utilisez la mise en page classique pour Mail, vous pouvez trier en utilisant les colonnes. Cela facilite le tri en cliquant sur le Date de réception en-tête et voir les e-mails les plus récents en haut.

Si vous utilisez la mise en page par défaut dans l'application Mail, vous pouvez toujours trier rapidement à l'aide de plusieurs méthodes.

Tout d'abord et le plus simple, cliquez sur l'en-tête de colonne de votre liste de messages et choisissez Date et Message le plus récent en haut. Alternativement, vous pouvez cliquer sur Vue > Trier par et choisissez Date et Message le plus récent en haut De là.

Modifier votre boîte aux lettres intelligente

Un autre conseil que vous pouvez utiliser avec la boîte aux lettres intelligente que vous créez est de la rendre encore plus intelligente! Peut-être aimeriez-vous voir tous ces e-mails sans réponse d'aujourd'hui, d'hier ou de cette semaine. La modification de votre Smart Mailbox ne prend qu'une minute.

1. Sélectionnez votre boîte aux lettres intelligente et cliquez sur Boites aux lettres > Modifier la boîte aux lettres intelligente à partir de la barre de menu ou clic-droit et choisissez Modifier la boîte aux lettres intelligente depuis le menu contextuel.
2. Dans la zone de critères, cliquez sur le bouton signe plus tout à droite pour ajouter un autre filtre.
3. Pour la première liste déroulante, choisissez Date de réception et pour le second, choisissez le date ou plage vous aimeriez utiliser. Vous pouvez choisir parmi des options comme aujourd'hui ou cette semaine, est exactement ou est entre, et est avant la date ou est après la date. Ces sélections vous offrent une grande flexibilité.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur d'accord.

Comme lorsque vous créez initialement la boîte aux lettres intelligente avec les étapes ci-dessus, vous pouvez exécuter un test rapide.

Vous pouvez créer ou modifier des boîtes aux lettres intelligentes pour inclure toutes sortes de critères comme celui-ci. Donc, si vous en avez l'occasion, parcourez les options au cas où vous verriez des filtres supplémentaires à inclure. Et si possible, effectuez un test et faites correspondre ces critères pour voir si tout fonctionne comme prévu.

Êtes-vous prêt à augmenter votre productivité?

Laisser des e-mails sans réponse qui ne devraient pas l'être peut causer de nombreux problèmes, en particulier pour votre travail. Donc, si vous trouvez ce tutoriel utile et quelque chose que vous allez utiliser, faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous !