यदि आपको SharePoint में निम्न त्रुटि प्राप्त होती है "अंतरिक्ष से बाहर चल रहा है। यह साइट लगभग संग्रहण स्थान से बाहर है। स्थान खाली करने के लिए, उन फ़ाइलों को हटाएं जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है और रीसायकल बिन खाली करें", SharePoint में संग्रहण स्थान खाली करने का तरीका जानने के लिए नीचे पढ़ना जारी रखें।
जैसा कि आप जानते हैं, Microsoft 365 SharePoint में उपलब्ध संग्रहण स्थान 1TB प्लस 10GB प्रति लाइसेंस ख़रीदा गया है, और यदि आप संग्रहण स्थान बढ़ाना चाहते हैं तो आप अतिरिक्त फ़ाइल संग्रहण में खरीद सकते हैं खरीद सेवाएं पृष्ठ (चुनें ऐड-ऑन -> Office 365 अतिरिक्त फ़ाइल संग्रहण).
आमतौर पर, SharePoint Online में 1TB संग्रहण स्थान एक छोटी कंपनी के लिए अपने कर्मचारियों के बीच दस्तावेज़ और अन्य फ़ाइलें साझा करने के लिए पर्याप्त है। लेकिन यह स्थान जल्द ही अपर्याप्त हो सकता है यदि दस्तावेजों को बार-बार संशोधित किया जाता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि SharePoint - डिफ़ॉल्ट रूप से - संशोधित किए गए प्रत्येक दस्तावेज़ का एक नया संस्करण बनाता है, और फिर सुरक्षा और बैकअप कारणों से दस्तावेज़ के पुराने संस्करण को इतिहास में रखता है। इस सुविधा को कहा जाता है "
फ़ाइल संस्करण" और SharePoint Online और व्यवसाय के लिए OneDrive में उपलब्ध है।हालांकि फ़ाइल संस्करण यह एक बहुत ही उपयोगी विशेषता है क्योंकि यदि आवश्यक हो तो यह आपको दस्तावेज़ के पुराने संस्करण में वापस जाने की अनुमति देता है, (उदाहरण के बाद और गलत विलोपन या वायरस द्वारा संशोधन), या दस्तावेज़ में किए गए परिवर्तनों को ट्रैक करें, दूसरी ओर, यह SharePoint में उपलब्ध स्थान को नाटकीय रूप से कम कर सकता है क्योंकि यह प्रत्येक के लिए कई अलग-अलग संस्करणों को संग्रहीत करता है। फ़ाइल।
इसलिए, यदि आप SharePoint ऑनलाइन में स्थान से बाहर हो जाते हैं और अतिरिक्त संग्रहण स्थान खरीदना नहीं चाहते हैं, तो डिस्क को खाली करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें SharePoint में स्थान, फ़ाइलों के पुराने संस्करणों को हटाकर और फ़ाइल संस्करण सेटिंग्स को संशोधित करके न्यूनतम संस्करणों को बनाए रखने के लिए फ़ाइलें।
SharePoint ऑनलाइन में स्थान खाली कैसे करें।
स्टेप 1। संग्रहण स्थान खाली करने के लिए SharePoint में रीसायकल बिन खाली करें।
SharePoint Online में उपलब्ध संग्रहण स्थान को बढ़ाने के लिए पहला चरण, सभी हटाए गए आइटम को रीसायकल बिन से निकालना है। ऐसा करने के लिए:
1. क्लिक रीसायकल लिंक बाईं ओर, और फिर क्लिक करें खाली रीसायकल बिन।
चरण दो। SharePoint ऑनलाइन में फ़ाइल संस्करणों की संख्या घटाएँ।
डिफ़ॉल्ट रूप से, SharePoint ऑनलाइन और व्यवसाय के लिए OneDrive, प्रत्येक दस्तावेज़ के 500 संस्करण तक रख सकते हैं जो - मेरी राय में - अत्यधिक है। SharePoint Online में प्रत्येक फ़ाइल के लिए सहेजे गए संस्करणों की संख्या कम करने के लिए:
1. पर नेविगेट करें दस्तावेज़ पुस्तकालय और से समायोजन मेनू क्लिक पुस्तकालय सेटिंग्स।
2. क्लिक संस्करण सेटिंग्स।
3. वर्जनिंग सेटिंग्स में, संशोधित करें प्रमुख संस्करणों की निम्नलिखित संख्या रखें 500 से तक का मान 100 और क्लिक करें ठीक है। यह उसके द्वारा रखे गए 100 से अधिक के सभी संस्करणों को हटा देगा। *
* अतिरिक्त सहायता: यदि आप ऑनलाइन SharePoint में फ़ाइल संस्करण को पूरी तरह से अक्षम करना चाहते हैं, तो इसका नवीनतम संस्करण डाउनलोड करें SharePoint ऑनलाइन प्रबंधन शेल उपकरण, अपने SharePoint ऑनलाइन व्यवस्थापन केंद्र से कनेक्ट करें अपने व्यवस्थापक क्रेडेंशियल्स के साथ और निम्नलिखित पावरशेल कमांड दें:
सेट-SPOTenant -EnableMinimumVersionRequirement $False
चरण 3। SharePoint ऑनलाइन में फ़ाइलों के पिछले संस्करणों को हटाएँ।
SharePoint में संग्रहण स्थान खाली करने की तीसरी विधि, फ़ाइलों के पुराने संस्करणों को हटाना है। इस प्रक्रिया में केवल नकारात्मक पक्ष यह है कि आपको प्रत्येक फ़ाइल के लिए पिछले संस्करणों को अलग से हटाना होगा और कोई भी नहीं है विकल्प (लेख लिखे जाने तक), सभी फ़ाइलों के सभी पिछले संस्करणों को एक बार में हटाने के लिए, बिना किसी तृतीय-पक्ष टूल का उपयोग किए SharePoint के लिए DMS-शटल.
किसी SharePoint दस्तावेज़ के सभी सहेजे गए संस्करणों को देखने और हटाने के लिए:
1. चुनते हैं साइट सामग्री बाईं ओर और क्लिक करें साइट सेटिंग्स.
2. साइट सेटिंग्स पर, क्लिक करें भंडारण मेट्रिक्स के नीचे साइट संग्रह प्रशासन.
3. अब क्लिक करें संस्करण इतिहास विकल्प किसी भी फ़ाइल के आगे, उसके सभी सहेजे गए संस्करणों को देखने के लिए।
4. अंत में क्लिक करें सभी संस्करण हटाएं पिछले सभी संस्करणों (वर्तमान एक को छोड़कर) को हटाने के लिए, या अपने इच्छित संस्करणों को एक-एक करके हटा दें, का चयन करके हटाएं प्रत्येक सहेजे गए संस्करण के डाउन-एरो विकल्पों में विकल्प।
इतना ही! मुझे बताएं कि क्या इस गाइड ने आपके अनुभव के बारे में अपनी टिप्पणी छोड़कर आपकी मदद की है। दूसरों की मदद करने के लिए कृपया इस गाइड को लाइक और शेयर करें।