विभिन्न लोगों को ईमेल भेजने का हमेशा एक कारण होता है। यहां बताया गया है कि आप आउटलुक में वितरण सूची कैसे बना सकते हैं।
एक आउटलुक उपयोगकर्ता के रूप में, आपको कई लोगों को महत्वपूर्ण आधिकारिक या व्यक्तिगत ईमेल भेजने की आवश्यकता हो सकती है। ऐसी स्थितियों में, अलग-अलग ईमेल भेजने में अधिक समय और प्रयास की आवश्यकता होगी।
आप आउटलुक में एक वितरण सूची सेट अप कर सकते हैं और प्रति फ़ील्ड में एकाधिक ईमेल पते जोड़ने की परेशानी को समाप्त कर सकते हैं।
लेकिन पहले, वितरण सूची और उसके महत्व के बारे में अधिक जानें।
आउटलुक में वितरण सूची क्या है?
वितरण सूची उन संपर्कों या ईमेल पतों की एक सूची है जिनका उपयोग उन सभी को ईमेल वितरित करने या भेजने के लिए किया जा सकता है।
तो, यह ईमेल पतों का एक समूह है जिसका उपयोग आप ईमेल भेजने के लिए कर सकते हैं। इन सूचियों का उल्लेख विभिन्न आउटलुक संस्करणों में भी किया गया है संपर्क सूची और संपर्क समूह।
यदि आपके पास वितरण सूची है, तो यह आपकी संपर्क सूची और पता पुस्तिका में दिखाई देगी।
आपको आउटलुक में वितरण सूची की आवश्यकता क्यों है?
विभिन्न लोगों को ईमेल भेजना मुश्किल हो सकता है, खासकर यदि आप सैकड़ों या हजारों कर्मचारियों वाले संगठन का हिस्सा हैं।
जब भी आप लोगों के समूह को ईमेल भेजना चाहते हैं तो वितरण सूची व्यक्तिगत रूप से ईमेल पते जोड़ने के इस सांसारिक और दोहराव वाले कार्य को स्वचालित करती है।
आप एक बार सूची बना सकते हैं और वर्षों तक इसका उपयोग कर सकते हैं जब तक कि कुछ कर्मचारी संगठन या टीम में शामिल न हों या छोड़ दें।
उस स्थिति में, आप इसे अद्यतित रखने के लिए वितरण सूची को मूल रूप से संपादित भी कर सकते हैं। इसके अलावा, एक वितरण सूची आपको गलती से किसी को अपने ईमेल प्राप्तकर्ता के रूप में जोड़ने से बचने में मदद करती है।
वितरण सूची, वितरण समूह और संपर्क समूह के बीच अंतर
आप पाएंगे कि वितरण सूची और संपर्क समूह जैसे शब्दों का उपयोग Microsoft या Outlook पारिस्थितिकी तंत्र में परस्पर विनिमय के लिए किया जाता है।
जबकि इनका अर्थ समान है, वितरण सूची का उपयोग आउटलुक ऐप के पुराने संस्करणों में किया जाता है।
वितरण सूची को संदर्भित करने के लिए कुछ लोग वितरण समूह और संपर्क सूची जैसे शब्दों का भी उपयोग कर सकते हैं।
Office 365 सदस्यताओं के मामले में, वितरण सूचियाँ संपूर्ण संगठन के लिए होती हैं।
केंद्रीय रूप से प्रबंधित होने के अलावा, ये सूचियाँ व्यक्तिगत ईमेल पते के बजाय संगठनात्मक ईमेल से ईमेल प्राप्त करती हैं।
इसके विपरीत, व्यक्तिगत आउटलुक ईमेल खाते पर संपर्क समूह बनाए जा सकते हैं।
वेब ऐप से आउटलुक में वितरण सूची बनाना
वेब ऐप से अपने आउटलुक तक पहुँचने के दौरान, आप संपर्क सूची या वितरण सूची जोड़ने के लिए इन चरणों का पालन कर सकते हैं:
- खुला आउटलुक वेब ब्राउज़र पर और पर क्लिक करें लोग आइकन।
- पर क्लिक करें ड्रॉपडाउन तीर के बगल में नया कॉन्ट्रैक्ट चयन करने के लिए नई संपर्क सूची.
- स्क्रीन पर एक पॉपअप दिखाई देगा।
- आपको सूची के लिए एक नाम दर्ज करना होगा।
- उन सभी लोगों के ईमेल पते जोड़ें जिन्हें आप इस वितरण सूची में शामिल करना चाहते हैं।
- आप चाहें तो विवरण भी जोड़ सकते हैं।
- क्लिक पूर्ण, और आपने अभी-अभी एक बनाया है आउटलुक वितरण सूची.
- समूह को ईमेल करते समय, समूह का नाम इसमें जोड़ें क्षेत्र के लिए.
आउटलुक डेस्कटॉप में डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट कैसे बनाएं
यहां तक कि अगर आपके पास अपने विंडोज़ पर एक आउटलुक ऐप है, तो आप आसानी से एक वितरण सूची बना सकते हैं जिसे संपर्क समूह के रूप में जाना जाता है। यहां एक आउटलुक डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट बनाने के लिए त्वरित कदम हैं:
- खोलें आउटलुक ऐप और चुनें लोग टैब।
- पर क्लिक करें नया कॉन्ट्रैक्ट ड्रॉपडाउन तीर।
- चुनना संपर्क समूह.
- आप उस समूह या सूची के लिए एक नई विंडो देखेंगे।
- में नाम फ़ील्ड, सूची का नाम जोड़ें।
- पर क्लिक करें सदस्य जोड़ें बटन।
- कहां से चुनें (आउटलुक संपर्क, पता पुस्तिका, ई-मेल संपर्क) आप लोगों को इस समूह में जोड़ना चाहते हैं।
- किसी को चुनें, और क्लिक करें सदस्यों उन्हें सूची में जोड़ने के लिए बटन।
- एक साथ कई लोगों का चयन करने के लिए, दबाएं सीटीआरएल कुंजी सभी नामों का चयन करते समय।
- जब हो जाए, तो क्लिक करें ठीक पर वापस जाने के लिए संपर्क समूह खिड़की।
- क्लिक सहेजे बंद करें परिवर्तनों को लागू करने के लिए।
मैक के लिए आउटलुक में डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट कैसे बनाएं
मैक उपयोगकर्ताओं के लिए आउटलुक वितरण सूची सुविधा भी उपलब्ध है। तो, आप इन चरणों के साथ आउटलुक मैक में एक वितरण सूची बना सकते हैं:
- खुला मैक के लिए आउटलुक और चुनें लोग.
- चुनना नई संपर्क सूची नीचे घर टैब।
- सूची में एक नाम असाइन करें।
- पर क्लिक करें जोड़ना बटन पर क्लिक करें और उस संपर्क के नाम के पहले कुछ अक्षर टाइप करें जिसे आप शामिल करना चाहते हैं।
- इसे जोड़ने के लिए उस नाम का चयन करें।
- किसी ऐसे व्यक्ति को जोड़ने के लिए ईमेल पता टाइप करें जो संपर्क सूची में नहीं है।
- क्लिक करें सहेजे बंद करें बटन जब सभी नाम सफलतापूर्वक जोड़े जाते हैं।
निष्कर्ष
अब जब आप जानते हैं कि आउटलुक में वितरण सूची कैसे बनाई जाती है, तो आप अपने ईमेल कई लोगों को निर्बाध रूप से भेज सकते हैं।
चाहे आप विंडोज या मैक का उपयोग करें, हमारे चरणों का पालन करने से आपको आउटलुक वितरण सूची बनाने में मदद मिलेगी।
आप आउटलुक में वितरण सूची की स्थापना के साथ अपने अनुभव को साझा करने के लिए टिप्पणी कर सकते हैं। एक सूची बनाने के बाद, आप चाह सकते हैं संपर्क सूची साझा करें किसी अन्य आउटलुक उपयोगकर्ता के साथ।