2 तरीकों से एक्सेल से वर्ड में मेल मर्ज कैसे करें

यदि आप प्रत्येक दस्तावेज़ की सामग्री को वैयक्तिकृत करके ग्राहकों और ग्राहकों को बल्क ईमेल या मेल भेजने के लिए संघर्ष कर रहे हैं, तो मेल मर्ज मदद कर सकता है। मेल मर्ज के लिए, एक्सेल और वर्ड सबसे अच्छा संयोजन है। एक्सेल से वर्ड में दो आसान तरीकों से मेल मर्ज कैसे करें, यहां देखें।

मेल मर्ज डेस्कटॉप और लैपटॉप कंप्यूटरों पर ऑफिस वर्क ऑटोमेशन का सबसे किफायती रूप है। एक दस्तावेज़ के लिए एक्सेल फ़ाइल जैसे डेटाबेस से प्लेसहोल्डर टेक्स्ट के लिए डेटा लाने के लिए आपको केवल Microsoft Word ऐप को कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता है।

एक बार सेट हो जाने पर, आप एक ही क्लिक में वैयक्तिकृत पत्र, लिफाफे, ईमेल, निर्देशिका, पता लेबल आदि बना सकते हैं। यदि आप एक्सेल से वर्ड में मेल मर्ज करना सीखते हैं, तो आप चालान, मासिक बिल, सदस्यता विवरण, और कुछ में सैकड़ों और हजारों ग्राहकों के लिए कई अन्य आधिकारिक दस्तावेज़ क्लिक।

एक्सेल से वर्ड में मेल मर्ज करना सीखकर, आप डेटा-रिच ईमेल और मेल बना सकते हैं और मानवीय त्रुटियों से बच सकते हैं जो मैन्युअल रूप से ऐसे दस्तावेज़ बनाते समय जोखिम के रूप में आती हैं। तो आइए एक्सेल से वर्ड में मेल मर्ज करने के तरीकों के साथ शुरुआत करें।

एक्सेल से वर्ड में मेल मर्ज करने के दो तरीके हैं। पहला एक मैनुअल विधि है जहां आप प्लेसहोल्डर टेक्स्ट को एक दस्तावेज़ के लिए स्वयं जोड़ते हैं और शेष मेल या ईमेल के लिए वर्ड करता है। मैन्युअल मेल मर्ज के चरण यहां जानें:

सबसे पहले, आपको एक डेटाबेस बनाने की जरूरत है जिससे एमएस वर्ड टेम्पलेट ईमेल, मेल, चालान इत्यादि के भीतर मेल मर्ज फील्ड में डेटा लाएगा। आपको एक्सेल डेटाबेस को इस तरह से बनाना होगा कि एक प्राप्तकर्ता से संबंधित सभी डेटा एक ही पंक्ति में उपलब्ध हो।

आप विभिन्न डेटा को अलग-अलग कॉलम हेडर के तहत एक पंक्ति में अलग कर सकते हैं। ये कॉलम हेडर वर्ड में मेल मर्ज फील्ड्स के समकक्ष के रूप में काम करेंगे। अब आप अपनी इच्छानुसार कॉलम हैडर बना सकते हैं। लेकिन बाद में, आपको Word में फ़ील्ड से मेल खाने के लिए कॉलम हेडर में मामूली संपादन करना होगा।

एक्सेल में मेल मर्ज के लिए एक डेटाबेस बनाने के लिए बुनियादी चरणों का पता लगाएं। यह ट्यूटोरियल एक छोटे या घरेलू व्यवसाय के लिए एक इनवॉइस बनाएगा जहाँ आप बल्क इनवॉइस भेज सकते हैं और महंगे ऑनलाइन समाधान या तीसरे पक्ष पर भरोसा किए बिना हजारों ग्राहकों को मासिक बिल एजेंसियां:

• एक खाली एक्सेल फाइल बनाएं और शीट का नाम बदलकर करें चालान.
• आपको इस वर्कशीट में मेल मर्ज के लिए सभी डेटा को पॉप्युलेट करना होगा।
• अब वे आइटम बनाएं जिन्हें आप मेल मर्ज दस्तावेज़ में शामिल करना चाहते हैं कॉलम हेडर. ये के रूप में कार्य करेंगे मेल मर्ज फील्ड्स शब्द में।
• एक ही पंक्ति में संबंधित कॉलम हेडर के तहत एक ग्राहक का नाम और अन्य सभी संबंधित जानकारी टाइप करें। यदि आप एक ही ग्राहक के लिए पंक्तियाँ बदलते हैं, तो Word मर्ज किए गए दस्तावेज़ पर सही जानकारी नहीं भर पाएगा।

• जैसे-जैसे आपका ग्राहक आधार बढ़ता है, आप इसके तहत नए ग्राहक नाम जोड़ना शुरू कर सकते हैं ग्राहक कॉलम हेडर.
• साथ ही, आप विशिष्ट कॉलम हेडर के अंतर्गत मौजूदा या नए ग्राहकों के लिए नया डेटा जोड़ सकते हैं।
• हर बार जब आप इस डेटाबेस को अपडेट करते हैं, तो वर्ड मेल मर्ज स्वचालित रूप से जोड़े जाने के लिए एक नया ग्राहक दस्तावेज़ बना देगा ग्राहक, यदि आप कुछ को हटाते हैं तो ग्राहकों को छोड़ दें, और एक्सेल से मिली जानकारी के अनुसार दस्तावेज़ में आंकड़े भी अपडेट करें डेटाबेस।
• Word मेल मर्ज Excel से संख्या स्वरूपण आयात नहीं करेगा। संख्या स्वरूपण तत्वों, जैसे दशमलव, मुद्रा प्रतीकों आदि को रखने के लिए, आपको विशिष्ट मेल मर्ज फ़ील्ड में एक छोटा कोड डालने की आवश्यकता होती है। मैं इस ट्यूटोरियल में बाद में इसका उपयोग करने के लिए कोड और ट्रिक का उल्लेख करूंगा।

इतना ही! आपने मेल मर्ज प्रोजेक्ट के लिए सफलतापूर्वक एक्सेल डेटाबेस बना लिया है। अच्छा काम! आइए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मेल मर्ज टेम्प्लेट बनाना शुरू करें।

सबसे पहले, आपको चालान ईमेल या मेल का मसौदा तैयार करना होगा जिसे आप अपने ग्राहकों और ग्राहकों को भेजना चाहते हैं। पत्र में आपके बारे में कुछ बुनियादी जानकारी होनी चाहिए जैसा कि नीचे दिखाया गया है। ये सभी ईमेल और मेल के लिए स्थिर हैं।

• अप का नाम
• आपके व्यवसाय का नाम
• आपका व्यावसायिक पता
• कंपनी का लोगो (यदि कोई हो)
• एक हस्ताक्षर रेखा

अब जब आपने Word टेम्प्लेट बना लिया है, जिस पर आप मेल मर्ज फ़ील्ड जोड़ देंगे, तो आइए नीचे दिए गए चरणों को देखें:

• Word रिबन पर मेलिंग टैब पर क्लिक करें और फिर चुनें मेल मर्ज प्रारंभ करें.

• से ड्रॉप डाउन सूची, उस प्रकार का दस्तावेज़ चुनें जिसे आप बनाना चाहते हैं। चलो चुनते हैं ई-मेल संदेश.
• अब, फिर से क्लिक करें डाक से लेकिन इस बार चुनें प्राप्तकर्ताओं का चयन करें.
• चूंकि आप एक्सेल से वर्ड में मेल मर्ज करना चाहते हैं, तो चुनें एक मौजूदा सूची का प्रयोग करें विकल्प।

• अब, एक्सेल पर पहले बनाए गए मेल मर्ज डेटाबेस का पता लगाएं और चुनें चालान कार्यपत्रक में तालिका का चयन करें संवाद बकस।
• अब, आपको यह देखना चाहिए कि फ़ील्ड लिखें और डालें आदेश समूह Word रिबन मेनू > पर सक्रिय हो जाता है डाक से.

अभी तक आपने मेल मर्ज के लिए एक्सेल डेटाबेस को वर्ड से कनेक्ट किया था। इसके बाद, हम सीखेंगे कि नीचे मेल मर्ज टेम्प्लेट दस्तावेज़ में आवश्यक फ़ील्ड कैसे भरें:

• क्लिक करें अभिवादन रेखा मेलिंग टैब पर विकल्प चुनें और ग्रीटिंग लाइन बनाएं जिसे आप जोड़ना चाहते हैं। «शुभकामना पंक्ति» प्लेसहोल्डर टेक्स्ट दिखाई देगा।

• अब, आप चालान भुगतान का उल्लेख करते हुए एक बयान लिख सकते हैं। यह एक स्टैटिक स्टेटमेंट होगा जो सभी प्राप्तकर्ताओं के पास जाएगा।
• ग्रीटिंग लाइन के नीचे, आप अन्य मेल मर्ज फ़ील्ड जैसे जोड़ सकते हैं उपयोगकर्ता ईमेल"ग्राहक ईमेल"; चालान संख्या: «चालान_नंबर»; चालान तिथि: «चालान_दिनांक», वगैरह।

• फिर, क्लिक करें मर्ज फील्ड डालें मेल मर्ज प्रोजेक्ट के डायनेमिक घटकों को जोड़ना शुरू करने का विकल्प।
• इन्सर्ट मर्ज फील्ड कमांड आपके द्वारा मेल मर्ज दस्तावेज़ में जोड़े गए एक्सेल डेटाबेस में उपलब्ध सभी कॉलम हेडर दिखाएगा। अपने इच्छित फ़ील्ड जोड़ने के लिए अपना समय लें।

• उदाहरण के लिए, आप इन मर्ज फ़ील्ड को जोड़ सकते हैं: «सेवा_लाइन_1»; «दिनांक_पंक्ति_1»; «राशि_पंक्ति_1»; «सेवा_लाइन_2»; «तारीख_पंक्ति_2»; «राशि_पंक्ति_2»; "कुल राशि_"।

• अब जबकि आपने सभी डायनेमिक फ़ील्ड जोड़ दिए हैं, तो आप समापन टिप्पणी और हस्ताक्षर पंक्ति जोड़कर अपना ईमेल बंद कर सकते हैं। दोबारा, यह एक स्थिर घटक होगा।
• अब आप क्लिक कर सकते हैं पूर्वावलोकन परिणाम पहले मर्ज किए गए दस्तावेज़ को देखने के लिए मेलिंग टैब के अंतर्गत बटन।

जैसा कि आप पूर्वावलोकन में देख सकते हैं कि चालान राशि मुद्रा या दशमलव अंक नहीं दिखाती है। इसे हल करने के लिए, यहां बताए गए चरणों का पालन करें:

• राइट-क्लिक करें «राशि_पंक्ति_1» मेल मर्ज फ़ील्ड और क्लिक करें फील्ड कोड टॉगल करें.

• अब, आपको मर्जफ़ील्ड और फिर फ़ील्ड देखना चाहिए।
• उपरोक्त छवि में दिखाए अनुसार निम्न कोड दर्ज करें:

#$0.00

• अब, फिर से फ़ील्ड का चयन करें, राइट-क्लिक करें और फील्ड कोड टॉगल करें.

• फिर, यह पुष्टि करने के लिए पूर्वावलोकन देखें कि मेल मर्ज संख्या स्वरूपण आयात कर रहा है या नहीं।
• अब आप उपरोक्त कोड को अन्य मेल मर्ज फ़ील्ड में नंबरों के साथ दर्ज कर सकते हैं «राशि_पंक्ति_2» और "कुल राशि_".

अब आप ईमेल टेम्प्लेट में महत्वपूर्ण डेटा हाइलाइट कर सकते हैं। Word मेल मर्ज आपके द्वारा इस मेल मर्ज प्रोजेक्ट में बनाए गए अन्य सभी दस्तावेज़ों में स्वरूपण को ले जाएगा।

एक बार तैयार हो जाने पर क्लिक करें समाप्त करें और मर्ज करें > व्यक्तिगत दस्तावेज़ संपादित करें > सभी में रिकॉर्ड मर्ज करें संवाद बकस। क्लिक ठीक Excel डेटाबेस में प्रत्येक ग्राहक के लिए मर्ज किए गए सभी दस्तावेज़ बनाने के लिए।

वर्ड मेल मर्ज मर्ज किए गए ईमेल के साथ एक नया दस्तावेज़ बनाएगा। इसलिए, आपको फ़ाइल को अलग से सहेजना होगा या तुरंत ईमेल भेजना होगा।

मेल मर्ज करने का दूसरा तरीका माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के मेल मर्ज विजार्ड का उपयोग करना है। हालाँकि, यह एक पेचीदा तरीका है। आपको Word में उपलब्ध मेल मर्ज फ़ील्ड्स के अनुसार Excel में स्रोत डेटाबेस को संशोधित करना होगा। Word में स्वचालित मेल मर्ज को आज़माने के लिए आपको यहाँ क्या करना होगा:

• टेम्पलेट Word दस्तावेज़ बनाएँ और फिर क्लिक करें डाक से > मेल मर्ज प्रारंभ करें > जिस प्रकार का दस्तावेज़ आप बनाना चाहते हैं।

• तब दबायें मेल मर्ज प्रारंभ करें दोबारा और फिर चुनें चरण-दर-चरण मेल मर्ज विज़ार्ड.

• निर्देश Word के दाईं ओर के नेविगेशन फलक पर छह चरणों में दिखाई देंगे।
• आपको पहले चरण में दिखाए गए कार्य को करने की आवश्यकता है और फिर अगला क्लिक करें: विज़ार्ड का अनुसरण करने के लिए दस्तावेज़ प्रारंभ करना।

आप Word मेल मर्ज सुविधा का उपयोग करके डेटा को Excel से Word में स्वचालित रूप से मर्ज कर सकते हैं। इसके लिए आपके पास एक्सेल फाइल होनी चाहिए। फिर, एक नया वर्ड डॉक्यूमेंट बनाएं और अपना ईमेल या मेल लिखना शुरू करें। उन जगहों पर जहाँ आपको एक्सेल से मूल्यों को आयात करने की आवश्यकता है, मेल मर्ज सम्मिलित करें फ़ील्ड पर क्लिक करें और आवश्यक मूल्य जोड़ें।

ऐसा करने से पहले, आपको Mailings > Select Recipients > Use an Existing List पर जाकर Excel डेटाबेस को जोड़ना होगा और Excel फ़ाइल को चुनना होगा। एक बार जब आप मैन्युअल रूप से टेम्प्लेट दस्तावेज़ बनाते हैं, तो मेल मर्ज को अंतिम रूप दें और Word अन्य सभी ईमेल या मेल स्वचालित रूप से संबंधित प्राप्तकर्ताओं के लिए बना देगा।

आप एक्सेल डेटा से एक मेल मर्ज बना सकते हैं जैसा कि आप आमतौर पर आउटलुक से संपर्कों या संपर्कों की एक नई सूची के लिए करते हैं। लेकिन, एक्सेल वर्कशीट से डेटा का उपयोग करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

• एक्सेल फाइल और वर्ड मेल मर्ज टेम्पलेट को लोकल स्टोरेज पर सेव करें।
• Word फ़ाइल खोलें और मेलिंग पर क्लिक करें।
• अब, प्राप्तकर्ता का चयन करें विकल्प चुनें और एक मौजूदा सूची का उपयोग करें पर क्लिक करें।
• अब उस ड्राइव पर नेविगेट करें जहां एक्सेल फाइल मौजूद है, इसे चुनें और फिर ओपन पर क्लिक करें।
• इतना ही! आपने मेल मर्ज के लिए एक्सेल फाइल को सफलतापूर्वक लिंक कर लिया है।

स्टेप-बाय-स्टेप मेल मर्ज विजार्ड के अनुसार, वर्ड में मेल मर्ज के लिए छह चरण निम्नलिखित हैं:

• दस्तावेज़ प्रकार जैसे पत्र, लिफाफे, निर्देशिका आदि का चयन करें।
• प्रारंभिक दस्तावेज़ जैसे वर्तमान दस्तावेज़ या मौजूदा दस्तावेज़ का चयन करें
• किसी मौजूदा सूची (एक्सेल), आउटलुक संपर्क, या एक नई सूची से प्राप्तकर्ताओं का चयन करें
• अपना पत्र लिखें
• अपने पत्रों का पूर्वावलोकन करें
• मर्ज पूरा करें

अब आप जानते हैं कि या तो मैन्युअल विधि या वर्ड मेल मर्ज विज़ार्ड का पालन करके एक्सेल से वर्ड में मेल मर्ज कैसे किया जाता है। अपने मेल मर्ज दस्तावेज़, डेटाबेस, और आपके लिए आवश्यक वैयक्तिकरण की मात्रा के आधार पर किसी भी विधि को आजमाएँ।

यदि आप एक्सेल से वर्ड में मेल मर्ज करने के तरीके के बारे में किसी अन्य आसान तरीके के बारे में जानते हैं तो नीचे टिप्पणी करना न भूलें। आप भी जानना पसंद कर सकते हैं एमएस वर्ड मेल मर्ज का उपयोग करके एक्सेल से लेबल कैसे प्रिंट करें और एकाधिक दस्तावेज़ों से टिप्पणियां और परिवर्तन मर्ज करें.