ईमेल भूलों के शर्मनाक और महंगे परिणाम भी हो सकते हैं। ईमेल गलतियों को रोकने में आपकी मदद करने के लिए, Microsoft ने आउटलुक मेलटिप्स को लागू किया है। उदाहरण के लिए, जब आप अलर्ट ट्रिगर करने के लिए MailTips सेट कर सकते हैं सभी उत्तर दें बटन दबाएं. बड़ी प्राप्तकर्ता सूची में भेजने से पहले कुछ मिनट लेना और अपने ईमेल को फिर से पढ़ना हमेशा सबसे अच्छा होता है, खासकर अगर इसमें संवेदनशील जानकारी हो।
यदि आपने पहले MailTips का उपयोग नहीं किया है, तो आप सही जगह पर आए हैं। इस त्वरित मार्गदर्शिका में, हम आपको दिखाएंगे कि आउटलुक में मेलटिप्स का उपयोग कैसे करें।
आप मेलटिप्स कैसे सेट करते हैं?
ध्यान रखें कि इस सुविधा के लिए Microsoft Exchange सर्वर खाते की आवश्यकता होती है। दूसरे शब्दों में, यह सुविधा केवल किसी संगठन द्वारा प्रबंधित ईमेल खातों पर उपलब्ध है। आपके आईटी व्यवस्थापक को आपके खाते पर मेलटिप्स सक्षम करने की आवश्यकता है; अन्यथा, विकल्प आपके लिए उपलब्ध नहीं होगा। साथ ही, आपका आईटी व्यवस्थापक उपयोगकर्ताओं के खातों पर विशिष्ट मेलटिप्स सेटिंग लागू कर सकता है।
मेलटिप्स आउटलुक पर डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम होते हैं। यदि आप विकल्प को अक्षम करना चाहते हैं या अपनी सेटिंग्स में बदलाव करना चाहते हैं, तो आउटलुक लॉन्च करें, पर जाएं
फ़ाइल, चुनते हैं विकल्प, और फिर पर क्लिक करें मेल.के लिए जाओ मेलटिप्स, और क्लिक करें मेलटिप्स विकल्प. अपना खाता चुनें, और चुनें कि आप कौन-सी कार्रवाइयां मेलटिप्स अलर्ट ट्रिगर करना चाहते हैं।
यदि आप मेलटिप्स को अक्षम करना चाहते हैं, तो टिक करें मेलटिप्स को कभी प्रदर्शित न करें चेकबॉक्स।
मेलटिप्स कैसे काम करते हैं
एक बार मेलटिप्स सक्षम हो जाने पर, जब आप संदेश लिख रहे होते हैं तो आउटलुक विभिन्न संदेशों को प्रदर्शित करेगा। एक्सचेंज आपके द्वारा लिखे जा रहे ईमेल की सामग्री का विश्लेषण करता है। क्या इसे किसी समस्या का पता लगाना चाहिए, आउटलुक आपको सूचित करेगा ताकि आप शर्मनाक स्थितियों से बचने के लिए संदेश को समायोजित कर सकें। उदाहरण के लिए, यदि प्राप्तकर्ता कार्यालय से बाहर है और आप उन्हें तत्काल उत्तर देने के लिए कह रहे हैं, मेलटिप्स आपको बताएंगे कि वे ऐसा करने में असमर्थ हैं।
मेलटिप्स को ट्रिगर करने वाली स्थितियों के अन्य उदाहरणों में शामिल हैं:
- प्राप्तकर्ता का मेलबॉक्स भरा हुआ है।
- प्राप्तकर्ता का ईमेल पता अस्थायी रूप से अक्षम कर दिया गया है या स्थायी रूप से हटा दिया गया है।
- आपका ईमेल आपके संगठन की नीतियों या प्रतिबंधों का उल्लंघन करता है।
- आपको प्राप्तकर्ता से संपर्क करने या बाहरी प्राप्तकर्ताओं को ईमेल भेजने की अनुमति नहीं है।
- प्राप्तकर्ता का मेलबॉक्स मॉडरेट किया जाता है, जिसका अर्थ है कि उसे संदेश अनुमोदन की आवश्यकता है।
मेलटिप्स सीमाएं
- विकल्प ऑफलाइन मोड में उपलब्ध नहीं है।
- यदि आपकी प्राप्तकर्ता सूची में 200 से अधिक प्राप्तकर्ता हैं, तो MailTips अलग-अलग मेलबॉक्स का मूल्यांकन नहीं करेगा।
निष्कर्ष
मेलटिप्स एक आसान आउटलुक फीचर है जो गलत प्राप्तकर्ताओं को ईमेल भेजने जैसी शर्मनाक स्थितियों से बचने में आपकी मदद करता है। उदाहरण के लिए, यदि आपका ईमेल आपके संगठन की नीतियों का उल्लंघन करता है, तो MailTips आपको समस्या के बारे में सचेत करेगा। क्या आप आउटलुक पर मेलटिप्स का उपयोग करने की योजना बना रहे हैं? नीचे टिप्पणी करके हमें बताएं।