यदि आप अपनी फ़ाइलों को सावधानीपूर्वक फ़िल्टर और व्यवस्थित करते हैं, तो आपको वे दस्तावेज़ तुरंत मिल जाएंगे जिनकी आप तलाश कर रहे हैं। एक और फायदा यह है कि आप अपने फ़ोल्डर्स को अव्यवस्थित-मुक्त रखेंगे।
यदि आपको Microsoft Teams के माध्यम से सैकड़ों फ़ाइलें प्राप्त हुई हैं और आपके पास शुरू से ही कोई स्पष्ट योजना नहीं है, तो चीजें अब थोड़ी अव्यवस्थित दिख सकती हैं। उपयोगकर्ता अक्सर अपनी फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के कार्य से अभिभूत महसूस करते हैं, इसलिए वे इसे बार-बार स्थगित करना पसंद करते हैं। वास्तव में, आपकी फ़ाइलों को व्यवस्थित करना एक समय लेने वाला कार्य है, लेकिन इससे होने वाले लाभ प्रयास के लायक हैं।
आपके लिए पूरी प्रक्रिया को आसान बनाने के लिए, हमने यह मार्गदर्शिका बनाई है। आपकी MS Teams फ़ाइलों को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने में आपकी सहायता करने के लिए हम उपयोगी युक्तियों और युक्तियों की एक श्रृंखला साझा करेंगे।
एमएस टीमों में अपनी फाइलों को व्यवस्थित करने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
अपनी मुख्य क्लाउड स्टोरेज सेवा चुनें
Microsoft टीम आपकी फ़ाइलों और दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए विभिन्न संग्रहण सेवाओं का उपयोग करती है। डिफ़ॉल्ट रूप से, आपकी फ़ाइलें OneDrive और SharePoint पर संग्रहीत होती हैं। टीम थ्रेड में आपके द्वारा साझा की गई फ़ाइलें SharePoint में संग्रहीत की जाती हैं। चैट में आपके द्वारा आदान-प्रदान की जाने वाली सभी फ़ाइलें OneDrive में संग्रहीत की जाती हैं।
लेकिन आप मैन्युअल रूप से एक क्लाउड स्टोरेज सेवा भी जोड़ सकते हैं जिससे आप पहले से परिचित हैं। 
OneDrive के साथ फ़ाइलें सिंक करें
हम टीम फ़ाइलों को संग्रहीत करने के लिए Microsoft की क्लाउड स्टोरेज सेवा का उपयोग करने का सुझाव देते हैं। दोनों सेवाओं को Microsoft द्वारा विकसित किया गया है और उनके बीच कोई एकीकरण या संगतता समस्या नहीं है।
OneDrive के साथ अपनी टीम फ़ाइलें समन्वयित करके आप उन्हें सीधे फ़ाइल एक्सप्लोरर से एक्सेस कर सकते हैं। दूसरे शब्दों में, अब आपको उन फ़ाइलों को देखने के लिए टीम खोलने की आवश्यकता नहीं है।
विशिष्ट फ़ोल्डर बनाएँ
क्लाउड स्टोरेज सेवा के बावजूद आप अपनी टीम की फाइलों को स्टोर करने के लिए उपयोग करते हैं, विशिष्ट फ़ोल्डर्स बनाना महत्वपूर्ण है। फिर अपनी सभी फाइलों को उपयुक्त फोल्डर में जोड़ें। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि एक संरचना पर निर्णय लेना और उस पर टिके रहना है।
उदाहरण के लिए, आप प्रत्येक व्यक्ति के लिए एक व्यक्तिगत फ़ोल्डर बना सकते हैं जिसके साथ आप अक्सर बातचीत करते हैं। और उनसे प्राप्त फाइलों को संबंधित फोल्डर में सेव करें। या आप अपनी फाइलों के लिए वर्णनात्मक नामों का उपयोग कर सकते हैं जैसे रिपोर्ट, अनुबंध, असाइनमेंट, मार्केटिंग, वित्तीय, प्रस्तुतियां इत्यादि।
आप अपने फ़ोल्डर्स को प्रोजेक्ट, क्लाइंट, दिनांक, समय सीमा आदि के अनुसार व्यवस्थित कर सकते हैं।
स्पष्ट और विशिष्ट चैनल नामों का प्रयोग करें
टीमों से संबंधित सभी फाइलें SharePoint में स्टोर की जाती हैं। हर बार जब आप Microsoft Teams में एक नई टीम बनाते हैं, तो एक नई SharePoint टीम साइट स्वचालित रूप से बन जाती है। जब आप कोई चैनल बनाते हैं, तो SharePoint स्वचालित रूप से उस चैनल के लिए एक नई दस्तावेज़ लाइब्रेरी बनाता है।
पुस्तकालय का नाम चैनल के नाम पर रखा गया है। इसलिए, अस्पष्टता से बचने के लिए विशिष्ट चैनल नाम चुनना सुनिश्चित करें।
फ़ाइल फ़िल्टर का उपयोग करें
Microsoft Teams में फ़िल्टर की एक श्रृंखला है जिसका उपयोग आप अपनी फ़ाइलों को एक विशिष्ट क्रम में सूचीबद्ध करने के लिए कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप फ़ाइलों को कालानुक्रमिक क्रम में सूचीबद्ध कर सकते हैं। या आप उन्हें उस व्यक्ति के नाम से फ़िल्टर कर सकते हैं जिसने उन्हें संशोधित किया है।
सबसे ऊपर पिन करें
आप शीर्ष पर एक फ़ाइल भी पिन कर सकते हैं। यह सुविधा आपको उन फ़ाइलों को चिह्नित करने की अनुमति देती है जो या तो बहुत महत्वपूर्ण हैं या अत्यावश्यक हैं। इस तरह, आपको ठीक से पता चल जाएगा कि उस फ़ाइल को कहाँ ढूँढना है।
सबसे पहले, आपको फ़ाइल को चिह्नित करना होगा और फिर पर क्लिक करना होगा सबसे ऊपर पिन करें विकल्प।
आपकी फ़ाइलों को सफलतापूर्वक व्यवस्थित करने के लिए त्वरित युक्तियाँ
- अपनी फ़ाइलों को अपने डेस्कटॉप पर संग्रहीत न करें। एक अव्यवस्थित डेस्कटॉप भ्रमित करने वाला लगता है और दृश्य शोर पैदा करता है।
- जैसे ही आप अपनी फ़ाइलें प्राप्त करें उन्हें संग्रहीत करें। उन्हें व्यवस्थित करने के लिए 5o फ़ाइलें मिलने तक प्रतीक्षा न करें। उन्हें प्राप्त करने के ठीक बाद उन्हें सही फ़ोल्डर में रखें।
- अपनी फाइलों के लिए स्पष्ट और वर्णनात्मक नामों का प्रयोग करें। "फ़ाइलें," "दस्तावेज़", "सामान" जैसे सामान्य नामों का उपयोग करने से बिल्कुल भी मदद नहीं मिलती है।
अपनी Microsoft Teams फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए आप किन युक्तियों और युक्तियों का उपयोग करते हैं? उन्हें नीचे टिप्पणी में साझा करें।