इन सात उत्पादकता हैक्स के साथ अपने जीमेल उपयोगकर्ता अनुभव को उन्नत करें।
जीमेल व्यक्तिगत उपयोग के लिए सबसे लोकप्रिय ईमेल सेवाओं में से एक है। Google Workspaces का उपयोग करने वाले कई संगठन जीमेल को ईमेल क्लाइंट के रूप में भी पेश करते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, Google कई ऑफ़र करता है जीमेल में दिलचस्प विशेषताएं वह विज्ञापन के अनुसार काम करता है। लेकिन कुछ मामूली बदलावों के साथ, आप वास्तव में अपने संपूर्ण जीमेल अनुभव को बेहतर बनाने में मदद कर सकते हैं।
क्या आपने कभी कोई ईमेल भेजा है, लेकिन आपको यह एहसास हुआ कि उसमें टाइपिंग की कोई गलती थी और आप चाहते थे कि आपने उसे न भेजा होता? जीमेल पर कीबोर्ड शॉर्टकट के बारे में क्या ख्याल है? क्या आप जानते हैं कि आप रूटीन के लिए प्रतिक्रियाओं को टेम्पलेटाइज़ कर सकते हैं ईमेल? यदि आपने कभी जीमेल के सेटिंग्स मेनू में छेड़छाड़ करने की जहमत नहीं उठाई है, तो जीमेल पावर उपयोगकर्ता बनने के सात आसान तरीके यहां दिए गए हैं।
7 कुंजीपटल अल्प मार्ग
सब कुछ कीबोर्ड से करें
किसी भी एप्लिकेशन के पावर उपयोगकर्ता होने का एक प्रमुख संकेत कीबोर्ड शॉर्टकट जानना है, भले ही आप विंडोज पीसी, मैक या कंप्यूटर पर हों।
क्या आप अपने स्वयं के शॉर्टकट बनाना चाहते हैं? इसके बाद जीमेल ब्राउजर के ऊपर दाईं ओर गियर आइकन पर क्लिक करें। जाओ गियर आइकन >सभी सेटिंग्स > उन्नत > कस्टम कीबोर्ड शॉर्टकट देखें और सक्षम करें चुनें. एक बार सक्षम होने पर, आपको एक कीबोर्ड सेटिंग टैब दिखाई देगा, जो संबंधित कुंजियों के साथ सभी क्रियाओं को दिखाता है। आप इसे अपनी पसंद के अनुसार कस्टमाइज़ कर सकते हैं और क्लिक कर सकते हैं परिवर्तनों को सुरक्षित करें. बस यह सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा अनुकूलित कमांड अन्य शॉर्टकट कमांड से टकराए नहीं।
6 भेजना पूर्ववत करें
किसी ईमेल को अनसेंड करने के लिए अधिक समय कैसे प्राप्त करें?
हम सभी ने, कभी न कभी, जल्दबाजी में मेल भेजा है, लेकिन यह महसूस करने के बाद कि हम कुछ पहलुओं से चूक गए हैं प्रतिक्रिया में चर्चा करने के लिए, मेल टाइपो से भरा था, या इससे भी बदतर, मेल गलत तरीके से भेजा गया था प्राप्तकर्ता। जीमेल 5 सेकंड का डिफॉल्ट अनडू सेंड कमांड ऑफर करता है, लेकिन इसे 30 सेकंड तक बढ़ाया जा सकता है।
पर क्लिक करें गियर आइकन >सभी सेटिंग्स देखें > सामान्य > भेजें पूर्ववत करें. इसके बगल में स्थित ड्रॉप-डाउन मेनू से, 5, 10, 20 और 30 सेकंड के बफर समय के बीच चयन करें, फिर हिट करें परिवर्तनों को सुरक्षित करें। अब, जब भी आप कोई ईमेल भेजते हैं, तो आपको फ्लोटिंग ब्लैक बार में एक पूर्ववत विकल्प दिखाई देगा जो ईमेल भेजने के बाद दिखाई देता है।
5 टेम्पलेट्स
बार-बार ईमेल लिखने से छुटकारा पाएं
कई बार कुछ ईमेल के लिए समान या समान प्रतिक्रियाओं की आवश्यकता होती है। ऐसे में आपको हर बार पूरा मैसेज दोबारा टाइप करने की जरूरत नहीं पड़ेगी। इसके बजाय, आप टेम्पलेट प्रतिक्रियाएँ बना सकते हैं। पर क्लिक करें गियर आइकन >सभी सेटिंग्स > उन्नत > टेम्प्लेट देखें और चुनें सक्षम और सेटिंग्स सेव करें.
अब, जब भी आप कोई अनावश्यक पाठ लिखते हैं नया सन्देश (सुनिश्चित करें कि ईमेल हस्ताक्षर हटा दिया गया है), उस टेक्स्ट को क्लिक करके टेम्पलेट के रूप में सहेजा जा सकता है अधिक विकल्प > टेम्प्लेट > ड्राफ्ट को टेम्प्लेट के रूप में सहेजें > नए टेम्प्लेट के रूप में सहेजें। आप टेम्पलेट को एक नाम दे सकते हैं. अगली बार, जब भी आप उसी पाठ के साथ उत्तर देना चाहें, तो संदेश को दोबारा टाइप करने के बजाय बस आवश्यक टेम्पलेट का चयन करें।
4 पठन फलक को समायोजित करना
प्रदर्शन अचल संपत्ति का अनुकूलन करें
जब आप अपने संदेशों को खोलते हैं तो जीमेल आपको जिस डिफ़ॉल्ट तरीके से दिखाता है वह डिस्प्ले रीयल एस्टेट का सबसे अच्छा उपयोग नहीं करता है। यदि आपके पास बड़े डिस्प्ले हैं तो यह विशेष रूप से सच है। रीडिंग फलक को सक्षम करके इसे बदला जा सकता है।
पर क्लिक करें गियर आइकन > सभी सेटिंग्स चुनें > इनबॉक्स > रीडिंग फलक सक्षम करें. इनमें से किसी एक का चयन करें इनबॉक्स का अधिकार या नीचे इनबॉक्स आपके ईमेल के लिए पूर्वावलोकन पैन प्राप्त करने का विकल्प जिससे आपको अन्य ईमेल से नज़र हटाने की आवश्यकता नहीं होगी।
3 कई हस्ताक्षरों के बीच स्विच करना
हस्ताक्षर विवरण को मैन्युअल रूप से बदलने से राहत
एक पेशेवर सेटअप में, ईमेल हस्ताक्षर होना प्रासंगिक है। लेकिन कभी-कभी, आप अपने हस्ताक्षर से कुछ विवरण साझा नहीं करना चाहेंगे, जैसे कि आपका फ़ोन नंबर। किसी हस्ताक्षर में चीज़ों को मैन्युअल रूप से जोड़ना या हटाना कठिन है। इसके बजाय, आप एकाधिक हस्ताक्षर बना सकते हैं और संदर्भ या प्राप्तकर्ता के आधार पर बस उनके बीच टॉगल कर सकते हैं।
पर क्लिक करें गियर आइकन > सभी सेटिंग्स > सामान्य > चुनें हस्ताक्षर. नया हस्ताक्षर जोड़ने के लिए Create new बॉक्स पर क्लिक करें। पुराने हस्ताक्षर बाईं ओर बॉक्स में दिखाई देंगे। आप नीचे दिए गए ड्रॉप-डाउन से सिग्नेचर डिफॉल्ट्स का चयन कर सकते हैं: नए ईमेल के लिए उपयोग करें और उत्तर/अग्रेषित उपयोग पर. फिर क्लिक करें परिवर्तनों को सुरक्षित करें. अब, जब आप कंपोज़ बॉक्स में हों, तो पेन चिह्न पर क्लिक करने से आपके द्वारा सहेजे गए सभी हस्ताक्षर सामने आ जाएंगे। आप बस उसे चुन सकते हैं जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।
2 एकाधिक सितारा प्रारूप
महत्वपूर्ण ईमेल को वर्गीकृत करने का बेहतर तरीका
चाहे वह आपका व्यक्तिगत या व्यावसायिक खाता हो, कुछ ऐसे ईमेल हैं जिन्हें आप जीमेल के तारांकित अनुभाग में शीघ्रता से पहुंचने के लिए तारांकित करना चाहते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, जीमेल आपको केवल पीले तारे का उपयोग करने देता है। यदि आपके पास बहुत सारे तारांकित ईमेल हैं, तो जिस सही ईमेल को आप खोज रहे हैं उसे तुरंत ढूंढना भी कठिन हो सकता है।
पर क्लिक करें गियर आइकन > सभी सेटिंग्स देखें > सामान्य> सितारे. यहां आप अपनी पसंद के आधार पर 1 स्टार, 4 स्टार और सभी स्टार्स के बीच चयन कर सकते हैं परिवर्तनों को सुरक्षित करें. अब आप स्टार आइकन पर क्रमिक रूप से क्लिक करके स्टार्स के बीच टॉगल कर सकते हैं। इस तरह, आप विभिन्न प्रकार के प्राथमिकता वाले ईमेल के लिए बेहतरीन दृश्य संकेत प्राप्त कर सकते हैं। तारे के ऊपर माउस घुमाने से आपको उसका नाम पता चल जाएगा। जब आप तारांकित अनुभाग में हों और केवल तारांकित ईमेल देखना चाहते हों ब्लू स्टार, बस इस कमांड को जीमेल के सर्च बॉक्स में टाइप करें: है: ब्लू-स्टार। आप कुछ विशेष प्रकार के ईमेल के लिए कुछ स्टार आइकन भी निर्दिष्ट कर सकते हैं।
1 एक उदाहरण के साथ ईमेल फ़िल्टर करना
अपने इनबॉक्स को सुपरचार्ज करें
यह जीमेल की सबसे शक्तिशाली विशेषताओं में से एक है और अगर इसका उपयोग सावधानी से किया जाए, तो यह वास्तव में आपके इनबॉक्स को व्यवस्थित करने, अवांछित ईमेल से छुटकारा पाने और विशिष्ट प्रकार के ईमेल के लिए फ़ोल्डर बनाने में आपकी मदद कर सकता है। जबकि जीमेल में प्रमोशन, अपडेट और सोशल जैसे टैब होते हैं, कभी-कभी कुछ ईमेल उनमें से निकल जाते हैं और प्राथमिक टैब में दिखाई देते हैं। आप चाहते हैं कि प्राथमिक टैब में केवल अत्यंत महत्वपूर्ण ईमेल हों।
पर क्लिक करें खोज विकल्प दिखाएं, जीमेल पर सर्च बार में दाईं ओर स्थित है। अब, आप जिस उद्देश्य को प्राप्त करना चाहते हैं उसके आधार पर, आप फ़िल्टर बनाने के लिए संबंधित फ़ील्ड में विवरण जोड़ सकते हैं।
मान लीजिए कि मैं एक न्यूज़लेटर जोड़ना चाहता हूं (से)। ब्राउज़र) जो मेरे प्राथमिक टैब में एक फ़ोल्डर में दिखाई देता है, जहां मेरे पास वे सभी न्यूज़लेटर हैं जिनकी मैंने सदस्यता ली है। उस स्थिति में, मैं की ईमेल आईडी जोड़ दूंगा ब्राउज़र न्यूज़लेटर और क्लिक करें फ़िल्टर बनाएं. अगली स्क्रीन पर, मुझे और विकल्प दिखाए जाएंगे। मैं चयनित इनबॉक्स छोड़ें, लेबल लागू करें (फ़ोल्डर का नाम समाचार पत्रिका), और मेल खाती बातचीत पर फ़िल्टर भी लागू करें. यह सुनिश्चित करेगा कि प्रत्येक ईमेल से ब्राउज़र मेरे न्यूज़लैटर फ़ोल्डर में आ जाएगा और मेरे इनबॉक्स में दिखाई नहीं देगा।
आप कई काम कर सकते हैं, जैसे मार्केटिंग ईमेल को स्वचालित रूप से संग्रहीत करना, अपना जीमेल इनबॉक्स साफ़ करना यह पूर्ण हो रहा है, स्वचालित रूप से कुछ ईमेल आईडी, या स्पैम फ़ोल्डर और बहुत कुछ से ईमेल हटा रहा है अधिक।
आपके जीमेल खाते का प्रभार लेना
ऊपर चर्चा की गई सात हैक्स निश्चित रूप से आपके जीमेल अनुभव को कुछ हद तक बेहतर बनाएंगी। जीमेल के सेटिंग्स मेनू और खोज विकल्प दिखाएं से खुद को परिचित करना निश्चित रूप से आपको जीमेल पावर उपयोगकर्ता में बदल देगा। इन युक्तियों का उपयोग करने से बहुत सारा समय भी बच जाता है जो अन्यथा अनावश्यक कार्यों पर खर्च हो जाता। यह भी देखना न भूलें कि आप कैसे कर सकते हैं अपने पासवर्ड प्रबंधित करें गूगल के साथ.