अपने Mac पर ईमेल कैसे संग्रहित करें और उनका बैकअप कैसे लें

कोई भी बरबाद इनबॉक्स पसंद नहीं करता है। लेकिन पुराने ईमेल को केवल इसलिए अपने इनबॉक्स में रखने की कोई आवश्यकता नहीं है क्योंकि आप उन्हें हटाने से डरते हैं। आपके Mac पर मेल ऐप—सबसे लोकप्रिय ईमेल ऐप्स की तरह—आपको ईमेल को संग्रहीत करने देता है, उन्हें अपने इनबॉक्स से हमेशा के लिए खोए बिना छिपाने के लिए।

यदि आपके इनबॉक्स को स्प्रिंग क्लीन की आवश्यकता है और आप कुछ महत्वपूर्ण हटाने के बारे में चिंतित हैं, तो नीचे अपने ईमेल को संग्रहीत करने का तरीका जानें। हम आपको यह भी दिखाएंगे कि स्थानीय रूप से ईमेल का बैकअप कैसे लिया जाता है, इसलिए यदि आप अपना ईमेल खाता हटा भी देते हैं तो भी आप उन्हें नहीं खोएंगे।

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मेल ऐप में आर्काइविंग का क्या मतलब है?

हम सभी जानते हैं कि जब आप किसी ईमेल को हटाते हैं तो क्या होता है: वह संदेश थोड़ी देर बाद हमेशा के लिए गायब होने से पहले ट्रैश फ़ोल्डर में चला जाता है।

इसके विपरीत, जब आप अपने मैक पर ईमेल को आर्काइव करते हैं, तो यह एक अलग फोल्डर में चला जाता है लेकिन कभी डिलीट नहीं होता। आप संग्रह फ़ोल्डर में ब्राउज़ करके किसी भी समय अपने सभी संग्रहीत ईमेल देख सकते हैं। वे उस फ़ोल्डर में तब तक रहते हैं जब तक आप उन्हें हटाना नहीं चुनते।

और भी आसानी से, आप कर सकते हैं मेल ऐप में संदेशों की खोज करें और यह स्वचालित रूप से आपके संग्रहीत ईमेल के साथ-साथ आपके इनबॉक्स में भी खोज करता है।

किसी ईमेल को संग्रहीत करने के बारे में सोचें जैसे उसे फाइलिंग कैबिनेट में संग्रहीत करना। आपको इसे फिर से देखने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आप जानते हैं कि यदि आपको इसकी आवश्यकता है तो आपको यह मिल गया है।

इनवॉइस, बुकिंग पुष्टिकरण, ग्राहक सहायता ईमेल, और किसी भी अन्य आधिकारिक दस्तावेज़ों को संग्रहीत करना एक अच्छा विचार है, जिन्हें आपको भविष्य में फिर से संदर्भित करने की आवश्यकता हो सकती है।

मेल ऐप में ईमेल कैसे संग्रहित करें

macOS मेल ऐप में ईमेल को आर्काइव करना आसान है। बस अपने इनबॉक्स में एक ईमेल चुनें और क्लिक करें संग्रह संदेश पूर्वावलोकन के ऊपर आइकन, यह एक संग्रहण बॉक्स जैसा दिखता है।

यदि आपके Mac में कीबोर्ड के ऊपर Touch Bar है, तो आप को भी टैप कर सकते हैं संग्रह जब आप किसी ईमेल का चयन करते हैं तो टच बार पर दिखाई देने वाला आइकन।

वैकल्पिक रूप से, किसी ईमेल पर कंट्रोल-क्लिक करें और चुनें संग्रह पॉप-अप मेनू से।

आप एक ईमेल भी चुन सकते हैं और जा सकते हैं संदेश > संग्रह मेनू बार से।

या, वहां के बिजली-उपयोगकर्ताओं के लिए, एक ईमेल चुनें और दबाएं Ctrl + सीएमडी + ए इसे तुरंत संग्रहित करने के लिए।

डिफ़ॉल्ट रूप से संदेशों को संग्रहित करें

यदि आप संदेशों को संग्रहीत करने के लिए उन्हें स्वाइप करना चाहते हैं, तो आपको ईमेल को छोड़ने के लिए डिफ़ॉल्ट क्रिया के रूप में सेट करना होगा। ऐसा करने के लिए, लॉन्च करें मेल ऐप और जाएं मेल > वरीयताएँ मेनू बार से। के पास जाओ देखना टैब, फिर सेट करें छोड़े गए संदेशों को स्थानांतरित करें लाइन टू संग्रह.

अब आप ईमेल को जल्दी से संग्रहीत करने के लिए दो अंगुलियों से बाईं ओर स्वाइप कर सकते हैं।

आर्काइव को डिफॉल्ट एक्शन के रूप में सेट करने का मतलब यह भी है कि आप ईमेल को सीधे अपने मैक पर नोटिफिकेशन से आर्काइव कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, क्लिक करें विकल्प> संग्रह जब एक मेल अलर्ट ऊपरी-दाएँ कोने में दिखाई देता है।

यदि आपको यह विकल्प दिखाई नहीं देता है, तो यहां जाएं सिस्टम वरीयताएँ> सूचनाएं और सुनिश्चित करें अलर्ट के लिए चालू हैं मेल.

मेल ऐप में आर्काइव्ड ईमेल कैसे खोजें

ईमेल को डिलीट करने के बजाय आर्काइव करने का मुख्य लाभ यह है कि अगर आपको भविष्य में कभी उनकी जरूरत पड़े तो उन्हें ढूंढना आसान हो जाता है। करने के कई तरीके हैं अपने Mac. पर संग्रहीत ईमेल ढूंढें अगर आपको उनकी जरूरत है।

जब आप macOS में किसी ईमेल को आर्काइव करते हैं, तो मेल ऐप आपके ईमेल अकाउंट में आर्काइव्ड फोल्डर बनाता है। आपके द्वारा उस खाते से संग्रह करने के लिए चुना गया हर दूसरा ईमेल भी इस फ़ोल्डर में जाता है।

मेल आपके प्रत्येक ईमेल खाते के लिए अलग संग्रह फ़ोल्डर बनाता है। लेकिन आप सभी संग्रह फ़ोल्डर में एक ही समय में प्रत्येक खाते से अपने सभी संग्रहीत ईमेल भी देख सकते हैं।

किसी संग्रहीत ईमेल को खोजने का सबसे तेज़ तरीका इसका उपयोग करके उसे खोजना है आवर्धक लेंस मेल ऐप के ऊपरी-दाएँ कोने में आइकन।

परिणामों की सूची से पता चलता है कि प्रत्येक ईमेल कहाँ स्थित है और यदि उनमें से कोई भी खोज शब्दों से मेल खाता है तो आपके संग्रह फ़ोल्डर के ईमेल शामिल हैं।

वैकल्पिक रूप से, आप अपने साइडबार में आर्काइव फ़ोल्डर जोड़ सकते हैं और ईमेल खोजने के लिए मैन्युअल रूप से स्क्रॉल कर सकते हैं।

यदि आप साइडबार में आर्काइव फ़ोल्डर नहीं देख सकते हैं, तो क्लिक करें जोड़ें बगल में बटन पसंदीदा. फिर जोड़ना चुनें सभी पुरालेख ड्रॉपडाउन मेनू में मेलबॉक्स की सूची से और क्लिक करें ठीक है.

अब क्लिक करें सभी पुरालेख अपने सभी संग्रहीत ईमेल देखने के लिए साइडबार में।

यदि आपको साइडबार बिल्कुल नहीं दिखाई देता है, तो दबाएं शिफ्ट + सीएमडी + एम इसे प्रकट करने के लिए।

मैक पर अपने ईमेल का बैकअप कैसे लें

जब आप अपने Mac पर ईमेल को संग्रहित करने के लिए मेल का उपयोग करते हैं, तब भी वे ईमेल आपके ईमेल प्रदाता के सर्वर में सहेजे जाते हैं। इसका मतलब है कि यदि आप अपना ईमेल खाता हटाते हैं या अपना पासवर्ड भूल जाते हैं तो आप अपने सभी संग्रहीत ईमेल खो देंगे।

बेशक, यह बहुत बार नहीं होता है। लेकिन अगर आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप अपने संग्रहीत ईमेल को कभी न खोएं, तो आपको उनका एक स्थानीय बैकअप भी बनाना चाहिए।

मेल ऐप से आर्काइव मेलबॉक्स को एक्सपोर्ट करके ऐसा करना आसान है।

ऐसा करने के लिए, खोलें मेल और कंट्रोल-क्लिक करें संग्रह या सभी पुरालेख साइडबार में मेलबॉक्स, फिर चुनें मेलबॉक्स निर्यात करें.

अपने निर्यात किए गए संग्रह ईमेल को सहेजने के लिए एक गंतव्य चुनें। इस पर निर्भर करते हुए कि आपने वर्षों में कितने ईमेल संग्रहीत किए हैं—और कितने बड़े अटैचमेंट हैं—आपका निर्यात किया गया मेलबॉक्स आपके मैक पर काफी जगह ले सकता है।

इस तरह से मेलबॉक्स को एक्सपोर्ट करने से आपके ईमेल अकाउंट से कोई भी मैसेज डिलीट नहीं होता है, यह आपके मैक पर केवल उन ईमेल की लोकल कॉपी बनाता है।

अपने संग्रहीत ईमेल का अप-टू-डेट बैकअप रखने के लिए आपको अपने मेलबॉक्स को नियमित रूप से निर्यात करना चाहिए।

Mac पर मेल का उपयोग करने के लिए और भी टिप्स जानें

अपने Mac पर ईमेल संग्रहित करना महत्वपूर्ण संदेशों तक पहुँच खोए बिना अपने मेल इनबॉक्स को अव्यवस्थित करने का एक शानदार तरीका है। लेकिन अपने मैक पर मेल का उपयोग करने के तरीके को बेहतर बनाने के लिए ईमेल को आर्काइव करना केवल एक ही तरीका है।

हमारी सूची देखें मेल टिप्स और ट्रिक्स टूलबार को कैसे अनुकूलित करें, आपको प्राप्त होने वाली सूचनाओं की संख्या को कम करने, या अपने मेलबॉक्स को स्वयं व्यवस्थित करने के लिए स्मार्ट नियमों को लागू करने जैसी अधिक उपयोगी चीजें सीखने के लिए।