Google दस्तावेज़ फ़ाइल के परिवर्तनों को कैसे ट्रैक करें

जब आप किसी टीम के साथ किसी दस्तावेज़ पर काम कर रहे हों, तो वह फ़ाइल विभिन्न ड्राफ़्ट से गुज़रेगी। लेकिन क्या होगा अगर आपको पिछला ड्राफ्ट पसंद आया? यदि आपने पुराने टेक्स्ट को नए टेक्स्ट से बदल दिया है और उस विशिष्ट संस्करण का ड्राफ्ट सहेजा नहीं है, तो आप इसे खो जाने पर विचार कर सकते हैं। लेकिन ऐसा होना जरूरी नहीं है, Google डॉक्स के लिए धन्यवाद।

Google डॉक्स के पास कई उपयोगी विकल्पों में से एक दस्तावेज़ के विभिन्न संस्करणों को देखना है। इस तरह, यदि आप अभी भी पसंद करते हैं कि पिछला ड्राफ़्ट कैसे बनाया गया था, तो भी आप उसे पुनर्प्राप्त कर सकते हैं। यहां दो तरीके हैं जिनसे आप अपनी Google डॉक्स फ़ाइल के विभिन्न संस्करण देख सकते हैं।

संपादन देखने के लिए सुझाव मोड का उपयोग कैसे करें

सुझाव मोड के साथ, आप अपनी टीम द्वारा किए गए सभी संपादनों को एक अलग रंग में देख सकते हैं ताकि आप अंतर को अधिक आसानी से बता सकें। आपको किनारे पर संशोधनों का एक सारांशित संस्करण भी दिखाई देगा, और आप सुझाए गए परिवर्तन को स्वीकार या अस्वीकार कर सकते हैं।

आरंभ करने के लिए, ऊपर दाईं ओर पेंसिल आइकन पर क्लिक करें और सुझाव विकल्प चुनें।

एक बार जब आप इस विकल्प को चुन लेते हैं, तो आपको एक संक्षिप्त संदेश दिखाई देगा जो आपको बताएगा कि सुझाव विकल्प सक्षम किया गया है। यदि आप कभी किसी अन्य विकल्प पर स्विच करना चाहते हैं, तो हरे रंग की पेंसिल पर क्लिक करें। यह विकल्प आपको ऐसा करने की अनुमति देता है, सुझाव दें। आपके द्वारा जोड़ा गया सभी टेक्स्ट मूल संस्करण को नहीं बदलेगा। यदि आप कभी कोई सुझाव बदलना चाहते हैं, तो बस उस पर क्लिक करें और कर्सर ब्लिंक करना शुरू कर देगा।

Google डॉक्स में संपादन सुझाव की समीक्षा कैसे करें

जब दिन का अंत आ गया है, तो उन सुझावों की समीक्षा करने का समय आ गया है। पर क्लिक करें टूल टैब सबसे ऊपर और क्लिक करें सुझावों की समीक्षा करें. आपको सुझावों को स्वीकार या अस्वीकार करने के विकल्प दिखाई देंगे। आपको वहां सुझावों की सूची नहीं दिखाई देगी; Google डॉक्स सीधे उस दस्तावेज़ पर हाइलाइट करेगा जहां सुझाव है।

आप ऊपर और नीचे तीरों पर क्लिक करके सुझाए गए संपादन में आगे बढ़ सकते हैं। आपको पता चल जाएगा कि आप हैं क्योंकि Google डॉक्स आप पर प्रकाश डालेगा। प्रीव्यू एक्सेप्ट ऑल का चयन करके, आपको दस्तावेज़ पर सभी सुझाए गए संपादन दिखाई देंगे, और उन सभी को स्वीकार करने के लिए आपको केवल बड़े नीले रंग के एक्सेप्ट ऑल बटन पर क्लिक करना होगा।

जब आप पूर्वावलोकन अस्वीकृत करें विकल्प चुनते हैं, तो दस्तावेज़ से सभी सुझाव गायब हो जाएंगे। समाप्त करने के लिए, बस सभी को अस्वीकार करें बटन पर क्लिक करें। यदि आप सुझावों को पहले ही स्वीकार या अस्वीकार कर चुके हैं, लेकिन उन्हें करने के लिए खेद है, तो आप नए बदलाव करने के लिए पीछे के तीर पर क्लिक करके वापस जा सकते हैं।

संस्करण इतिहास

आप यहां जाकर अपनी फ़ाइल के विभिन्न संस्करण भी देख सकते हैं:

• फ़ाइल
• संस्करण इतिहास
• संस्करण इतिहास देखें

दाईं ओर, आप फ़ाइल के सभी भिन्न संस्करण देखेंगे। डॉट्स पर क्लिक करें, और आप उस विशिष्ट संस्करण को नाम दे सकते हैं या उसकी एक प्रति बना सकते हैं। आपको अंतिम संपादन दिनांक और समय जैसी चीज़ें भी दिखाई देंगी. यहां आपको इस संस्करण को पुनर्स्थापित करने का विकल्प मिलेगा, लेकिन आप इसे शीर्ष पर एक बड़े नीले बटन में भी देखेंगे।

आपको उन सभी के नाम भी दिखाई देंगे, जिन्होंने किसी विशिष्ट तिथि पर फ़ाइल को संपादित किया है। केवल शो नाम वाले संस्करणों को सक्षम करके, आप अपने द्वारा नामित संस्करणों को शीघ्रता से ढूंढ सकते हैं। अन्य सभी हटा दिए जाएंगे लेकिन मिटाए नहीं जा रहे हैं।

आपके द्वारा किए गए सुझाव पर टिप्पणी करने के लिए, उस टेक्स्ट को हाइलाइट करें जिस पर आप टिप्पणी करना चाहते हैं और टिप्पणी विकल्प पर क्लिक करें। यह सूची में आखिरी वाला होगा। प्रति अपनी टिप्पणी में बदलाव करें, दाईं ओर स्थित बिंदुओं पर क्लिक करें और संपादित करें चुनें। आप इस टिप्पणी से लिंक भी कर सकते हैं और जब तक आप अपना विचार बदलते हैं, तब तक आप इसे हटा सकते हैं।

टीम के किसी साथी की टिप्पणी का उत्तर देने के लिए, टिप्पणी पर क्लिक करें। अपना टेक्स्ट दर्ज करें और उत्तर दें या हल करें बटन पर क्लिक करें। जब आप पर जाकर अपनी फ़ाइल डाउनलोड करने के लिए तैयार हों फ़ाइल> डाउनलोड करें, आप विभिन्न प्रकार के प्रारूपों में से चुन सकते हैं।

आप इनमें से चुन सकते हैं:

• शब्द
• ओपनडॉक्यूमेंट फॉर्मेट
• रिक पाठ प्रारूप
• पीडीएफ
• सादे पाठ
• वेब पृष्ठ
• को ePub

एंड्रॉयड

पहले बताए गए लेकिन अपने Android डिवाइस पर करने के लिए, आपको विभिन्न विकल्पों तक पहुँचें. एक संपादन का सुझाव देने के लिए और दो संस्करणों को देखने के लिए पर टैप करें नीचे दाईं ओर पेंसिल, लेकिन इससे पहले कि आप लिखना शुरू करें, ऊपर दाईं ओर स्थित बिंदुओं पर टैप करें और चुनें बदलाव सुझाएं विकल्प।

डेस्कटॉप की तरह ही, आप जो कुछ भी सुझाते हैं वह एक अलग रंग में होगा।

Google डॉक्स फ़ाइल पर टिप्पणी कैसे करें - Android

कुछ कहना है तो कहो। आप अपने एंड्रॉइड डिवाइस पर Google डॉक्स फ़ाइल पर उस शब्द या वाक्यांश को लंबे समय तक दबाकर टिप्पणी कर सकते हैं, जिस पर आप टिप्पणी करना चाहते हैं, उसके बाद डॉट्स। अब आपको ऐड कमेंट का ऑप्शन दिखना चाहिए।

आपको पता चल जाएगा कि आपकी टिप्पणी कहाँ है क्योंकि इसे हाइलाइट किया जाएगा। प्रति अपनी टिप्पणी देखें और अन्य, उस पर टैप करें। टिप्पणी देखें चुनें, और आपको यह देखना चाहिए कि आपने क्या टाइप किया है। आप बिंदुओं पर टैप करके टिप्पणी के लिए संपादित करने, हटाने या साझा करने योग्य लिंक प्राप्त कर सकते हैं। यदि टिप्पणी के पीछे की समस्या का समाधान हो गया है, तो आप इसे दूर करने के लिए समाधान विकल्प पर टैप कर सकते हैं।

यदि आपने गलती से समाधान विकल्प पर टैप कर दिया है, तो आप देखेंगे (कुछ सेकंड के लिए) पूर्ववत विकल्प। टिप्पणी को फिर से खोलने के लिए उस पर टैप करें। आपको टिप्पणी के पास एक संदेश देखना चाहिए कि यह आपके द्वारा खोला गया है। अन्य टिप्पणियों को देखने के लिए, आगे और पीछे जाने के लिए तीरों पर टैप करें।

सुनिश्चित करें कि आप अपने सुझाव के बारे में सुनिश्चित हैं क्योंकि लेखक या लेखकों को प्रत्येक सुझाव के लिए एक ईमेल सूचना प्राप्त होगी। भले ही आप अपना मन बदल लें, फिर भी वे इसे प्राप्त करते हैं। यदि आप लेखक हैं और आप हर छोटे सुझाव के लिए सूचना प्राप्त नहीं करना चाहते हैं, तो आप Google ड्राइव की सेटिंग में जाकर इसे बंद कर सकते हैं:

• सेटिंग्स में जा रहे हैं
• सूचनाएं
• दोनों विकल्पों के लिए बॉक्स को अनचेक करना

Google डॉक्स दस्तावेज़ कैसे साझा करें

आपने सोचा था कि आपके पास दस्तावेज़ को संपादित करने के लिए सब कुछ है और याद रखें कि आप किसी को जोड़ना भूल गए हैं। अपनी Google डॉक्स फ़ाइल साझा करने के लिए, ऊपर दाईं ओर नीले रंग के शेयर बटन पर क्लिक करें।

जहां यह कहता है वहां क्लिक करें लोगों और समूहों को जोड़ें और अपना संपर्क जोड़ें। दाईं ओर ड्रॉपडाउन मेनू पर क्लिक करके उस संपर्क संपादन की अनुमति देना याद रखें। सुनिश्चित करें कि आपने संपादन विकल्प चुना है।

Google डॉक्स पर संपादन अनुमतियां कैसे बदलें

अगर किसी ने किसी दस्तावेज़ से हटाकर कमाई की है, तो आप शेयर बटन पर क्लिक कर सकते हैं। किसी को जोड़ने के विकल्प के नीचे, आप उन सभी उपयोगकर्ताओं को देखेंगे जिन्हें आपने पहले ही जोड़ा है।

दाईं ओर, आपको एक ड्रॉपडाउन मेनू दिखाई देगा जहां आप दूसरा विकल्प चुन सकते हैं।

आपके पास एक लिंक का विकल्प भी होगा जहां लिंक वाला कोई भी व्यक्ति फ़ाइल या केवल आपके द्वारा जोड़े गए लोगों तक पहुंच सकता है। आपको इस सेटिंग को बदलने या साझा करने के लिए लिंक को कॉपी करने के विकल्प दिखाई देंगे। कॉगव्हील पर क्लिक करके, आप सेटिंग बदल सकते हैं जैसे:

• संपादक अनुमतियाँ बदल सकते हैं और साझा कर सकते हैं।
• दर्शक और टिप्पणीकार डाउनलोड, प्रिंट और कॉपी करने का विकल्प देख सकते हैं।

निष्कर्ष

परिवर्तनों को देखकर, फ़ाइल आगे बढ़ती है, आप देख सकते हैं कि परिवर्तनों ने दस्तावेज़ में सुधार किया है या नहीं। टिप्पणियाँ फ़ाइल को बेहतर बनाने में भी रचनात्मक हो सकती हैं, और अब आप जानते हैं कि आप उन्हें कैसे जोड़ सकते हैं या उन्हें बदल सकते हैं। क्या आप अक्सर Google डॉक्स पर दस्तावेज़ों पर दूसरों के साथ काम करते हैं या शायद ही कभी? नीचे दी गई टिप्पणियों में अपने विचार साझा करें, और लेख को सोशल मीडिया पर दूसरों के साथ साझा करना न भूलें।