S toliko digitalnih informacija koje dolaze i izlaze iz vaših uređaja, upravljanje elektroničkim datotekama može biti prilično težak zadatak. Ove datoteke se kreću s jednog mjesta na drugo bez prestanka i često žurno. Dobro je što je tehnologija uhvatila korak s tim problemima.
Organizacija datoteka 101
Tehnologija čini dijeljenje, pohranu i pronalaženje učinkovitim i manje gnjavaža. Sada je omogućen besprijekoran pristup potrebnim datotekama. Ovaj će članak raspravljati o nekim bitnim savjetima koji će vam pomoći u poboljšanju učinkovitosti upravljanja datotekama i voditi vas u razvrstavanju stvari.
1. Improvizirajte svoj proces dijeljenja datoteka
Kada govorite o učinkovitoj organizaciji datoteka, ne govorite samo o pohrani. Bilo bi najbolje da se pozabavite načinom na koji rukujete, šaljete ili dijelite te dokumente s članovima odjela.
Kao prvo, faksiranje je standardna metoda dijeljenja dokumenata koju svako u korporativnom svijetu primjenjuje svakodnevno. Institucije koje se bave financijama, pravom i vladom imaju tendenciju koristiti ovo kao jedan od alata za komunikaciju. Što ako postoji način da se maksimizira njegov potencijal, a da dijeljenje datoteka bude učinkovit proces kao što je faks bez faks uređaja? Ne bi li to pomoglo organizirati stvari oko vašeg ureda?
Ako se proces dijeljenja datoteka odvija na radnom mjestu, možete uspostaviti poslužitelj datoteka ili mrežu za dijeljenje datoteka. To bi pomoglo ljudima koji imaju pristup da dohvate svoje datoteke.
2. Pohranite dokumente na jednom mjestu
Pitanje organizacije datoteka već dulje vrijeme muči poduzeća. To je sve veća zabrinutost među tvrtkama jer se velik broj njihovih elektroničkih datoteka često zagubi tijekom pohrane i prijenosa. Ovaj problem dodatno komplicira situaciju jer tvrtke obično dijele mnoge datoteke sa suradnicima.
Za borbu protiv toga, stručnjaci predlažu stvaranje jedne korijenske mape kako bi se omogućio lak pristup datotekama koje pokušavate dohvatiti. U ovoj metodi pohranite sve svoje radne datoteke u mapu. Za korisnike računala, zadana je postavka Moji dokumenti.
U zajedničkom okruženju možete stvoriti i mapu Zajednički dokumenti. Oba procesa omogućuju vašim kolegama da pronađu bitne datoteke od samog početka. Nadalje, ovo utire put za jednostavno sigurnosno kopiranje i arhiviranje kada ponestane prostora za pohranu.
Također pročitajte: 13 najboljih besplatnih upravitelja datoteka za Windows 10 u 2021
3. Izbjegavajte pohranjivanje datoteka na radnu površinu
Ova tema je nastavak na drugu točku iznad. Zapamtite, vaša radna površina ne bi trebala biti primarni prostor za pohranu vaših datoteka. Umjesto toga, trebao bi biti uredan i uredan. Postavljanje mnogih datoteka i njihovo izostavljanje može učiniti da cijeli prostor izgleda pretrpano.
Nadalje, može se činiti da čišćenje vašeg radnog prostora može biti dugotrajan poduhvat. Za vrlo neorganiziranu radnu površinu preporučuje se korištenje aplikacija koje pomažu u čišćenju i razvrstavanju dokumenata.
4. Slijedite utvrđene smjernice za imenovanje datoteka
Prije spremanja rada datoteke u vašoj pohrani u oblaku ili korijensku mapu, pokušajte promatrati njihove uspostavljene sheme imenovanja datoteka. Obično će tvrtke pokušati riješiti nejedinstvo između tisuća dokumenata koji se kreću po svakom odjelu uspostavljanjem pravila i smjernica za imenovanje datoteka. Zabilježite poznate znakove kao što su podvlake, crtice i točke.
Također se preporučuje korištenje standardnih kratica i opisnih naziva. Ne zaboravite dodati datume i biti konkretni ako morate. Cilj imenovanja datoteka je ispravno reći sadržaj bez potrebe za otvaranjem. Možete slijediti neke standardne konvencije imenovanja kao što su sljedeće:
- Po datumu dokumenta;
- Po vrsti dokumenta; i
- Po odjelu ili tvrtki.
Na primjer, ako je datoteka o zakašnjelom pismu, možete odabrati nešto što će odgovarati vašoj poruci. Ako se sve ovo može činiti neodoljivim, uvijek imajte na umu da će vam ovi mali detalji pomoći u identifikaciji i pronalaženju datoteke.
Također pročitajte: 11 najboljih softvera za uništavanje datoteka za Mac u 2021
5. Redovito izrađujte sigurnosne kopije datoteka
Izvođenje sigurnosne kopije podataka ključni je dio osiguravanja nesmetanog tijeka poslovnih procesa i kontinuiteta. Štiti tvrtku od nesretnih događaja kao što je gubitak podataka, koji može biti posljedica sljedećeg:
- Napad zlonamjernog softvera;
- Oštećenje pogona;
- Ukradeni diskovi za pohranu;
- Ransomware napad;
- Hakiranje računa za pohranu; i
- Brisanje datoteke.
Ove stvari se mogu izbjeći ako uspostavite protokol za sigurnosnu kopiju. Kako biste pružili dovoljnu zaštitu svom poslovanju, morate implementirati sveobuhvatan sustav sigurnosne kopije podataka slijedeći ove skupove procesa:
- Redovito izrađujte sigurnosne kopije podataka;
- Pohranjivanje podataka na diskove i usluge u oblaku; i
- Imajte lozinku za mape i datoteke
- Držite pogone za pohranu na privatnom mjestu.
Ako bi gubitak podataka rezultirao smetnjom u poslovanju, napravite sigurnosnu kopiju potrebnih dokumenata. Izbrisane datoteke se mogu vratiti ako instalirate softver za oporavak. Međutim, određeni detalji iz poslovne transakcije najvjerojatnije su nepovratni ako su datoteke za pohranu hakirane, oštećene ili izgubljene.
6. Izbrišite stare, nepotrebne datoteke
Brisanje starih datoteka može biti naporna stvar. Međutim, također morate uzeti u obzir da ovi nepotrebni dokumenti dodaju nered u ionako neuredan datotečni sustav. Provjerite smjernice vaše tvrtke o brisanju datoteka i uvjerite se da vam te poslovne datoteke više neće trebati.
Ako niste sigurni, stvorite mapu unutar svoje korijenske mape i nazovite je "neaktivno" ili "staro". Pohranite te stare datoteke u mapu na čuvanje dok ne budete sigurni da se više neće koristiti.
7. Stvorite prečace i favorite
Ove su značajke izvrsne za datoteke i mape koje koristite svaki dan. Umjesto da kopate kroz bezbroj mjesta za pohranu, pokušajte stvoriti pristup za te datoteke. Može biti oko kartice Finder za korisnike Maca ili bočne trake File Explorera ako koristite računalo. Korištenje ovih opcija učinilo bi pretragu vaših datoteka lakim.
Također pročitajte: 22 najbolja besplatna programa za ažuriranje upravljačkih programa za Windows 10, 8, 7 u 2021. [Ažurirano]
Završne misli: Organizacija je ključna
Važno je uvijek imati na umu da je najbolje ažurirati i organizirati svoje datoteke kako biste održali koheziju gdje god pohranjujete svoje dokumente. Vaš primarni cilj ovdje je jamčiti da i dalje možete pronaći ono što tražite nakon stvaranja u sustavu za upravljanje datotekama.
Štoviše, pravilno upravljanje i organizacija elektroničkih datoteka nedvojbeno su kritični u postavci zajedničkog okruženja. Ako vaši kolege nisu u blizini, možete brzo locirati i pristupiti datotekama koje su oni stvorili.
Dok se bavite svojim svakodnevnim zadacima, razmotrite ovdje spomenute ideje za sortiranje datoteka koje imate. Dugoročno gledano, to će biti prikladno za vas i vašu organizaciju.