Kako koristiti brojeve na Macu: Napredne tehnike

Prije nekoliko tjedana, pokrivali smo osnovne tehnike za korištenje Numbersa na Macu. U slučaju da ste propustili taj post, istražili smo značajke Numbersa kao što su formule, predlošci, listovi i sortiranje.

Danas ćemo proširiti taj post pokrivajući naprednije tehnike. Ako niste upoznati s temama obuhvaćenim u tom prvom postu, preporučujem da ga pročitate prije nego što počnete s ovim. Međutim, za one koji se upoznaju s Numbers i žele proširiti svoje radno znanje, onda je ovaj post za vas.

U ovom postu ćemo se baviti naprednim tehnikama kao što su izrada grafikona, zaokretnih tablica, dodavanjem filtriranja i uvjetnog oblikovanja te istraživanjem mogućnosti kombiniranja brojeva s AppleScript. Ovo će biti pomalo "level up", stoga se pripremite i počnimo!

Kako koristiti Numbers na Macu: napredne tehnike

Zaokretne tablice

Prva stvar koju ćemo pokriti je značajka koja je relativno nova za Numbers na Macu: zaokretne tablice. Prije je to bila značajka u kojoj su mogli uživati ​​samo korisnici programa Excel. Ali u nedavnim ažuriranjima Apple je donio zaokretne tablice na Mac.

Dakle, što su pivot tablice? Za one koji ne znaju, zaokretna tablica je poput standardne tablice podataka, osim što je interaktivna. Interaktivni aspekti zaokretne tablice omogućuju vam brzo organiziranje, filtriranje, sortiranje i bolje razumijevanje podataka u vašoj tablici.

Na primjer, u tipičnoj tablici Numbers vidjet ćete nekoliko redaka i stupaca podataka iz kojih je, bez obzira na to koliko su organizirani, vjerojatno teško brzo doći do uvida. Dakle, ovu tablicu podataka možete mapirati u zaokretnu tablicu, koja će vam brzo prikazati sažetke podataka, prikazati odnose između vaših podataka i još mnogo toga.

Da biste izradili zaokretnu tablicu u Numbers, prvo će vam trebati tablica ili raspon podataka. Raspon podataka je samo redak ili stupac podataka, dok je tablica niz redaka i stupaca.

Odaberite svoj raspon ili tablicu, a zatim kliknite Zaokretna tablica na alatnoj traci pri vrhu zaslona. Od vas će se tražiti da odaberete jednu od ove četiri opcije:

• Na novom listu: Time se stvara novi list koji sadrži vašu zaokretnu tablicu. Ovo vizualno odvaja vašu tablicu i stožernu tablicu kako bi stvari bile organizirane.
• Na trenutnom listu: Ovo dodaje zaokretnu tablicu na list koji trenutno koristite, omogućujući vam da istovremeno vidite svoju tablicu i zaokretnu tablicu.
• Za odabrane ćelije na novom listu: Ako ne želite stvoriti zaokretnu tablicu pomoću tablice, umjesto toga možete odabrati raspon. Ako odaberete ovu opciju, izradit ćete zaokretnu tablicu za svoj raspon na novom listu.
• Za odabrane ćelije na trenutnom listu: Na kraju, kao što se i očekivalo, ova opcija uzima vaš odabrani raspon ćelija i stvara zaokretnu tablicu za njih na vašem trenutnom listu brojeva.

Najbolji način da naučite stožerne tablice je da počnete stvarati i eksperimentirati s njima. Nemamo vremena u ovom postu ići dublje od ovoga, ali ćemo objaviti budući post o zaokretnim tablicama istražujući ih detaljnije. Stoga ostanite s nama za to!

Izrada grafikona

Sljedeća napredna tehnika koju ćete htjeti naučiti kada koristite Numbers na Macu je izrada grafikona. Iako grafikoni nisu nužno potrebni kada koristite Brojeve, oni su izvrstan alat za vizualizaciju.

Za one koji nisu upoznati s grafikonima, oni su način uzimanja podataka u tablici i prikazivanja na vizualniji način. Ovo je odlično za uzimanje brzih uvida, kao i za prikazivanje vaših podataka netehničkim pojedincima. Na primjer, ako ste vodili evidenciju o troškovima u Numbers i trebate prikazati te troškove tijekom konferencije, možete izraditi grafikon i prikazati ga u prezentaciji.

Stvaranje grafikona u Numbersu je vrlo jednostavno. Samo odaberite Grafikon na alatnoj traci i odaberite 2D, 3D ili interaktivni grafikon za svoj skup podataka. Ako niste sigurni što odabrati, onda je vjerojatno najbolje da se držite 2D opcije.

Opet, u ovom postu nemamo dovoljno vremena za dubinski rad na izradi grafikona. Ali općenito, tortni grafikoni i stupčasti grafikoni odličan su izbor. Tortni grafikoni pomažu prikazati postotke i količine, dok su trakasti grafikoni bolji za usporedbu stvari u vizualnoj hijerarhiji.

Kao i sa zaokretnim tablicama, pomaže eksperimentiranje s raznim opcijama grafikona. Stoga izradite skup podataka i počnite izrađivati ​​grafikone na temelju tog skupa podataka.

Također! Zadnji savjet. Prilikom izrade grafikona koji ima osi X i Y (to imaju, na primjer, trakasti grafikoni), pokušajte zadržati konstantne brojeve na osi X i promjenjive brojeve na osi Y. Na primjer, uobičajena je praksa staviti vremenske varijable na os X (mjeseci, godine, tjedni, tromjesečja itd.), a financijske vrijednosti na os Y (valute, zarade, troškovi, gubici, rast itd.).

Uvjetno označavanje u Numbers na Macu

Još jedna važna tehnika koju treba savladati u Numbers na Macu je uvjetno isticanje. Kao što ste do sada mogli primijetiti, možete oblikovati sadržaj u svojim ćelijama. Možete promijeniti boju pozadine ćelije, promijeniti boju i vrstu fonta i tako dalje.

Poput grafikona, oblikovanje se može koristiti za vizualnu organizaciju podataka. Kodiranjem unosa podataka bojama možete brzo razlikovati pozitivne i negativne vrijednosti, datume i iznose u dolarima, klijente i tako dalje.

Naravno, ručna promjena cijelog ovog oblikovanja može oduzeti puno vremena. Tu dolazi uvjetno isticanje. Omogućuje vam stvaranje automatskih pravila koja trenutno mijenjaju oblikovanje vaših ćelija. Dakle, ako imate klijente A, B i C, možete stvoriti pravila tako da su svi unosi A zeleni, svi unosi B plavi, a svi unosi C crveni.

Za postavljanje pravila uvjetnog isticanja odaberite ćeliju, raspon ćelija ili cijeli stupac/redak. Zatim kliknite Format u gornjem desnom kutu zaslona s brojevima. Ovo bi trebalo prikazati (ne sakriti) ploču Format na desnoj strani vašeg zaslona.

Odaberite na vrhu ove ploče Ćelija. Zatim kliknite Uvjetno isticanje…

Odaberi Dodajte pravilo. Zatim možete stvoriti pravilo koje se temelji na brojevima, tekstu, datumima i tako dalje. Svaka vrsta pravila ima svoje parametre, pa odaberite ono koje najbolje odgovara vašim potrebama. Na primjer, ako želite da svaka ćelija s tekstom "Klijent A" bude zelena, odabrali biste Tekst > Je…

Možete, naravno, promijeniti ova pravila kako bi odgovarala vašim potrebama. Međutim, ako to postavite kao ja, kad god upišete "Klijent A" u ćeliju s ovim pravilima uvjetnog označavanja, boja pozadine će odmah postati zelena.

Da budemo jasni, ovo ne mora nužno promijeniti funkciju vaših podataka ili vaše tablice. To samo pomaže da se stvari vizualno razjasne i štedi vam vrijeme.

Formatiranje brojeva

Slično uvjetnom označavanju je oblikovanje brojeva u Numbers na Macu. Prema zadanim postavkama, svi brojevi koje unesete u Numbers izgledat će relativno slično. Međutim, ne bi svi brojevi trebali biti oblikovani na isti način. Imat ćete datume, vremena, valute i postotke.

Kako biste osigurali da ti brojevi izgledaju onako kako su trebali, možete postaviti pravila za oblikovanje različitih ćelija i raspona. Da biste to postavili, morat ćete se uvjeriti da je Format bočna traka je otvorena, a vi ćete htjeti odabrati Ćelija ponovno u ovoj bočnoj traci.

Primijetit ćete da se pri vrhu ovog odjeljka bočne trake nalazi padajući izbornik s oznakom Format podataka. Kada odaberete taj padajući izbornik, vidjet ćete sljedeće opcije:

Sve što trebate učiniti odavde je odabrati oblikovanje koje želite koristiti za odabrane ćelije. Od tada će vaše ćelije automatski biti odgovarajuće formatirane.

A ako odaberete Broj iz padajućeg izbornika možete čak odabrati broj decimalnih mjesta koja će biti prikazana. Ovo može biti od velike pomoći za prikazivanje informacija onako kako želite.

Filtriranje

Još jedna korisna opcija prikaza u Numbers na Macu je filtriranje. Filtriranje, slično zaokretnim tablicama, omogućuje prikaz samo informacija koje su vam relevantne. Na primjer, možete koristiti filtriranje kako biste sakrili troškove koje si ne možete priuštiti, prikazali samo klijente kojima dugujete ili prikazali sve nadolazeće unose.

Drugim riječima, omogućuje vam da ispunite sve svoje podatke, a zatim ih filtrirate na temelju pravila koja odaberete.

Prilikom izrade pravila filtriranja imate dvije mogućnosti:

• Brzi filteri: Ovo su automatski generirana pravila filtriranja koja se pojavljuju na temelju podataka koje ste unijeli u svoju tablicu. Korisni su kada samo želite brzo filtrirati određene informacije i ne želite nužno organizirati svoj skup podataka na određeni način.
• Pravila filtriranja: S druge strane, pravila filtriranja su pravila koja postavljate za svoju tablicu/skup podataka. Oni su trajniji, strukturiraniji i može im se pristupiti kad god vam zatrebaju.

Da biste koristili brze filtre, odaberite stupac podataka ili određenu ćeliju, zadržite pokazivač iznad odgovarajućeg slova stupca, zatim kliknite strelicu koja se pojavljuje pored slova stupca. Ovo će dovesti do padajućeg izbornika na kojem ćete pronaći Brzi filter opcije.

Odaberite ga, zatim odaberite jednu od dostupnih opcija filtriranja koje predstavlja za promjenu vidljivih podataka. Podaci se ne brišu niti mijenjaju, samo su skriveni od pogleda.

Za pravila filtriranja odaberite stupac, redak ili ćelije koje želite filtrirati. Zatim ih kliknite desnom tipkom miša i odaberite Prikaži opcije filtra.

Zatim, na bočnoj traci (koja se trebala promijeniti da prikazuje opcije filtriranja), možete dodati filtar u stupac po svom izboru. Baš kao i kod uvjetnog isticanja, možete stvoriti pravila koja će vam omogućiti strateški prikaz/sakrivanje podataka.

Savladavanje COUNTIF u brojevima na Macu

Jedna od najmoćnijih funkcija u Numbers na Macu je COUNTIF. Tehnički, postoje i druge funkcije "IF", ali kada shvatite kako funkcionira COUNTIF, moći ćete shvatiti i ostalo.

U biti, COUNTIF omogućuje korisnicima primjenu formule na niz brojeva, ali i isključivanje brojeva koji ne ispunjavaju određene uvjete. Dakle, brojeve “BROJITE” “AKO” ispunjavaju vaše uvjete.

Na primjer, ovo možete upotrijebiti da brojite samo svoju prodaju veću od 100 USD, zanemarite klijente koji su potrošili manje od 10 USD ili da pogledate samo plaćanja koja nisu obrađena.

Za korištenje funkcije COUNTIF kliknite Umetnuti na vrhu zaslona, ​​zatim Formula, onda Nova formula. Ovo će promijeniti bočnu traku kako bi se prikazale sve formule koje su vam dostupne. U traku za pretraživanje ove bočne ploče upišite "IF" i pritisnite povratak.

Kada to učinite, vidjet ćete funkcije kao što su IF, SUMIF, AVERAGEIF i, naravno, COUNTIF. Sve su to funkcije koje iskorištavaju značajku IF, pa samo odaberite onu koja odgovara vašim potrebama.

Primijetit ćete da postoje i funkcije "-IFS". One rade više-manje na isti način, osim što vam omogućuju provjeru više zbirki za više zbirki, umjesto jedne zbirke za jedan uvjet.

Korištenje VLOOKUP-a

Sljedeći je VLOOKUP. VLOOKUP je glavna značajka Excela i ona je s kojom će se htjeti upoznati oni koji koriste Numbers na Macu. Jednom kada to učinite, naći ćete se u upotrebi ove značajke cijelo vrijeme.

Za one koji ne znaju, VLOOKUP je funkcija koja vam omogućuje traženje određenog podatka koji odgovara drugom podatku. Na primjer, možete potražiti satnicu (Stupac B) koja se naplaćuje klijentu (Stupac A).

Odatle možete koristiti vrijednost koju ste tražili u drugoj funkciji. Dakle, to je sjajan način da počnete organizirati i prenijeti dijelove podataka oko svog skupa podataka.

Da biste koristili VLOOKUP, ponovno ćete pregledati korake poduzete u posljednjoj tehnici koju smo obradili. Odaberi Umetnuti na vrhu zaslona, ​​a zatim odaberite Formula i Nova formula. Ovo bi trebalo promijeniti vašu bočnu ploču kako bi se prikazala ploča za odabir formule.

U traku za pretraživanje ove ploče upišite "VLOOKUP" i pritisnite povratak na vašoj tipkovnici. Trebali biste odmah vidjeti kako se VLOOKUP pojavljuje.

Samo naprijed i odaberite VLOOKUP za početak stvaranja formule u ćeliji po vašem izboru.

Kako bi ova funkcija radila, morat ćete ispuniti sljedeće podatke:

• Traziti: Ovdje ćete unijeti vrijednost koju želite pronaći. Možete unijeti broj ili REGEX niz. Ako niste upoznati s REGEX-om, ovaj post će vas upoznati.
• Raspon stupaca: Sljedeći odjeljak je odabir ćelija kroz koje ćete pretraživati. Dakle, navedite koje ćelije želite pronaći Traziti sadržaj u.
• Povratni stupac: Stupac povrat je mjesto gdje ćete navesti koje podatke želite vratiti. Na primjer, ako tražite nečije Plaćanje po satu (Stupac A), možda ćete htjeti zapravo izvući vrijednost sadržanu u stupcu B, koji sadrži iznos u dolarima koji su zaradili. Drugim riječima, ovo je vrijednost koja će odrediti koji će podatak ova funkcija vratiti.
• Blisko podudaranje: Ovaj vam parametar omogućuje da odaberete koliko ćete prostora dati podacima koje pronalazi vaša VLOOKUP formula. Na primjer, recimo da tražite broj "5,5", ali formula umjesto toga pronalazi "5,6". Možeš koristiti Blisko podudaranje da odlučite hoće li se to pokazati kao pogreška ili želite to smatrati dovoljno točnim.

I to je to! VLOOKUP može biti malo nezgodan za svladavanje, ali jednom kada to učinite, bit će uistinu moćan alat u vašem arsenalu. Stoga provedite puno vremena s njim dok vam ne bude ugodno koristiti ga. Otkrio sam da Reddit zajednice za Excel i Numbers imaju dosta uvida u to kako VLOOKUP radi, ako trebate dodatno čitanje.

Surađujte sa suradnicima

Jedna od najjednostavnijih naprednih tehnika koju ćemo pokriti u ovom vodiču o Numbers na Macu je suradnja. U posljednjim ažuriranjima, Apple je dodao mogućnost da korisnici međusobno surađuju u Numbersu.

To je super jednostavan i izvrstan način da vas i vaš tim učinite produktivnijima. Da biste to učinili, samo kliknite Surađuj na alatnoj traci i dijelite pristup svojoj proračunskoj tablici s drugima putem e-pošte, SMS-a ili AirDrop-a.

Osobe s kojima surađujete morat će imati Apple uređaj, po mogućnosti Mac ili iPad, iako će iPhone također raditi.

Kada surađujete na Numbers datoteci, moći ćete vidjeti točna uređivanja i doprinose koje su drugi napravili. Ovo je odlično za dijeljenje dokumenata s ljudima, rad na istoj datoteci pomoću različitih uređaja ili u različito vrijeme i održavanje povezanosti vašeg radnog tima.

Dodavanje AppleScripta u Numbers

Posljednje, ali ne manje važno, prilično napredna tehnika za Numbers na Macu je korištenje AppleScripta s proračunskim tablicama. Za one koji ne znaju, AppleScript je osnovni Appleov skriptni jezik koji se može koristiti za automatizaciju određenih zadataka.

Za one koji su upoznati s Excelom, možda imate iskustva s makronaredbama. Makronaredbe vam omogućuju automatizaciju osnovnih zadataka, poput unosa brojeva ili ažuriranja informacija. Sjajno štedi vrijeme i ugrađen je u Excel.

Nažalost, Apple još nije ugradio sličnu značajku kao Numbers. Umjesto toga, morat ćete se osloniti na AppleScript.

Dobra vijest je da je AppleScript prilično jednostavan. Ako već imate neko iskustvo u programiranju, trebali biste ga moći pokupiti prilično brzo. A ako to ne učinite, možete ili naučiti osnove ili kopirati kod koji su drugi napisali na internetu.

Kao i puno toga u ovom članku, nemamo vremena za dubinsko istraživanje svih stvari koje možete učiniti s AppleScriptom u brojevima. Samo znajte da ako u Numbersu obavljate mnogo ponavljajućih zadataka, možete upotrijebiti AppleScript da taj posao počnete pretovariti na svoje računalo.

Brojevi na Macu: Postanite profesionalac

I to je to! Savladavanjem tehnika opisanih u ovom postu, možete početi usavršavati svoje vještine u Numbers na Macu i napredovati prema tome da postanete pravi profesionalac. Iako će vam neke od ovih koncepata isprva biti teško zamisliti, dobri su izgledi da ćete na kraju svakodnevno koristiti puno toga.

Ovo su izvrsne tehnike koje možete naučiti ako želite zarađivati ​​za život u programu Numbers ili Excel. A za one koji samo trebaju brojeve za projekte kod kuće, ovo će vam omogućiti da radite cijeli niz novih stvari. Javite mi u komentarima ispod kako planirate koristiti ove različite tehnike!

Za više uvida, vijesti i vodiča o svemu Appleovom, pogledajte ostatak bloga AppleToolBox.

Vidimo se sljedeći put!