Kako napraviti padajući popis u Excelu

Da bi zadaci unosa podataka bili besprijekorni i brzi, morate naučiti kako napraviti padajući popis u Excelu.

Excel je moćan softver za unos podataka. Možete ga koristiti za osobne i profesionalne potrebe unosa podataka poput izrade popisa uredskog pribora, popisa kućanskih potrepština, stvaranja inventara za malu tvrtku ili dom i još mnogo toga.

U svakom poslu unosa podataka morate upisati male podatke kao što su imena, adrese, količine, lokacije, cijene itd. Kada netko revidira ovu bazu podataka, možda će htjeti unijeti komentare kao što su revidirano, revizija na čekanju, pronađena pogreška itd.

Ako vi ili vaš zaposlenik to počnete raditi ručno, postizanje cilja će trajati danima. Stoga morate automatizirati Excelov list u koji bilježite podatke. Naredba padajućeg popisa programa Excel osnovna je automatizacija koju možete koristiti bez učenja kodiranja Visual Basica za Excel. Pročitajte kako biste naučili kako napraviti popis u Excelu s padajućim izbornikom.

Što je padajući popis u programu Microsoft Excel?

Excel padajući popis je alat za provjeru valjanosti podataka u aplikaciji Excel. Zahtijeva da odaberete raspon ili popis podataka za padajući popis. Zatim jednostavno primijenite naredbu Data Validation za padajući popis u ciljnoj ćeliji ili rasponima ćelija da biste dobili prijedloge za unos podataka.

Padajući popisi eliminiraju nagađanje iz zadatka unosa podataka. Također, nećete napraviti nikakve tipfelerske i druge pogreške kada koristite značajku padajućeg popisa programa Excel. To je također najčešće korišten alat za automatizaciju unosa podataka u Microsft Excelu.

Evo nekoliko scenarija u kojima možete primijeniti ovu naredbu za provjeru valjanosti podataka:

• Stvarate bazu podataka u Excelu i potrebni su vam operatori za unos podataka da upišete podatke koji su vam potrebni, bez smeća.
• Želite da operatori za unos podataka koriste samo kategorizirane podatke prilikom unosa informacija u Excel radni list.
• Izrađujete besplatne mrežne ili izvanmrežne obrasce u Excelu i želite da korisnik unese podatke koji su dostupni samo u obrascu i ništa drugo.
• Vaša baza podataka uključuje ponavljajuća imena, telefonske brojeve, adrese itd. Također, ovisno o tim podacima plaćate račune ili fakture. Stoga je točnost vrlo kritična za projekt. U tom slučaju morate koristiti padajuće liste u Excelu.
• Izrađujete Excel list za kućanske potrepštine i želite da članovi obitelji unose samo s dopuštenog popisa stavki.
• Vaš tim za unos podataka voli često koristiti tipkovničke prečace, a za to Excel padajući popisi nude neusporedivu pogodnost.
• Izrađujete bazu podataka zahtjeva za uredskim materijalom ili kupnjom i želite samo da zaposlenici kreiraju zahtjeve za kupnju unaprijed odobrenog pribora za pisanje, IT hardvera ili dodataka.

Postoje dva načina za izradu popisa u Excelu pomoću padajućih strelica. Jedan koristi unaprijed konfigurirani raspon podataka, a drugi ručno upisuje opcije. U nastavku pronađite korake za najautomatiziraniji padajući izbornik u Excelu:

• Napravite novi radni list u Excelu i dajte mu naziv Baza podataka.
• Sada stvorite zaglavlje stupca u ćeliji A1 prema vrsti ili bilo koje drugo ime koje želite. Na primjer, popisu padajućeg izbornika dajem zaglavlje stupca IT hardver u ovom vodiču.
• Sada kopirajte-zalijepite podatke s nekog drugog mjesta ili ih upišite ručno kako biste popunili ćelije ispod zaglavlja stupca stavkama koje želite na padajućem izborniku.
• Upisujem opcije zahtjeva za kupnju IT uređaja kao što su Monitor, Zvučnik, RAM, CPU, PC kućište, GPU, PSU i tako dalje.

Do sada ste uspješno izradili bazu podataka iz koje će naredba za provjeru valjanosti podataka programa Excel prikazati opcije ili izbore s padajućeg popisa. Kreirajmo sada stvarni padajući popis slijedeći ovdje navedene korake:

• Odaberite ćeliju u kojoj želite napraviti padajući popis u Excelu.
• Sada kliknite na Podaci jezičak na Izbornik trake programa Excel.
• u Alati za podatke odjeljak s naredbama kliknite na Provjera valjanosti podataka padajuća strelica.
• Otvorit će se kontekstni izbornik s nekoliko opcija. Odaberite Provjera valjanosti podataka.
• Sada biste trebali vidjeti Naredba za provjeru valjanosti podataka na radnom listu gdje želite dodati padajući popis za Excel.
• Sadrži tri kartice. To su ulazna poruka, postavke i upozorenje o pogrešci.
• Klik postavke.
• Ispod Kriteriji validacije opciju, kliknite padajući popis ispod Dopusti Jelovnik.
• Odaberite Popis s padajućeg izbornika.
• Prema zadanim postavkama, Padajući izbornik unutar ćelije i Zanemari prazno kvačica treba biti označena. Ako nisu, provjerite ih.
• Pritisnite strelicu prema gore u Izvor polje. The Provjera valjanosti podataka dijaloški okvir sada će se smanjiti na tanku traku s praznim poljem.
• Idi na Radni list baze podataka i odaberite raspon ćelija na padajućem popisu programa Excel.
• Odaberite neke prazne ćelije ispod zadnje stavke. To će vam pomoći da proširite popis bez ponovnog uređivanja izvora.
• Excel će automatski popuniti izvorne podatke za padajući popis. Samo trebate kliknuti na strelica prema dolje na tankom Provjera valjanosti podataka bar.
• Sada biste ponovno trebali vidjeti prošireni dijaloški okvir Provjera valjanosti podataka. No, ovaj put ćete vidjeti raspon izvornih podataka u Izvor polje.
• Samo kliknite U REDU, i sve je spremno.

Čestitamo! Napravili ste svoj prvi padajući popis u Excelu. Sada, jednostavno kopirajte ovo bilo gdje drugdje gdje trebate prikazati iste stavke kada zaposlenik ili bilo koji drugi korisnik ispuni podatke u listu za unos podataka.

Možda ćete htjeti zaključati radni list baze podataka tako da nitko ne može mijenjati popis opcija na padajućim popisima u radnom listu za unos podataka. Slijedite ove brze korake da osigurate stavke popisa:

• Odaberite raspone ćelija koje trebate zaključati.
• Kliknite desnom tipkom miša i zatim odaberite Formatiraj ćelije.
• Idi na Zaštita karticu i označite Zaključan opcija.
• Klik u redu primijeniti Formatiraj ćelije promjene.
• Sada idite na Pregled karticu na vrpci programa Excel.
• Odaberite Zaštiti list ikona.
• Na Zaštiti list dijaloški okvir, unesite lozinku u prazno polje.
• Ponovno unesite lozinku i Excel će zauvijek zaključati radni list.

Ako želite kratki padajući izbornik, poput Da/Ne, Revidirano/Nije revidirano, Dodijeljeno/Otvoreno, Dovršeno/Nedovršeno itd., možete koristiti ručni popis umjesto metode raspona podataka. Štedi vrijeme. Evo kako možete stvoriti padajući popis u Excelu koristeći stavke popisa:

• Pritisnite ćeliju da biste popunili padajući izbornik.
• Izaberi Provjera valjanosti podataka od Podaci karticu izbornika vrpce.
• Ispod Dopusti izbornik, kliknite Popis.
• Sada jednostavno upišite popis stavki u Izvor polje.
• Pazite da svaku stavku odvojite zarezom.
• Klik u redu za primjenu padajućeg popisa.

Ovo je najlakši i najbrži način za stvaranje jednostavnog padajućeg popisa u Excelu. Međutim, prva metoda je pouzdanija kada ćete obilno koristiti padajuće popise.

Prazan padajući popis možda neće mnogo reći operaterima za unos podataka. Morate dodati posebne upute kako ne bi pogriješili. Evo kako možete dodati poruku s uputama padajućim popisima u Excelu:

• Kliknite bilo koju ćeliju koja sadrži aktivnu Naredba za provjeru valjanosti podataka.
• Sada idite na Podaci kartica > Provjera valjanosti podataka > kliknite Provjera valjanosti podataka.
• Unutar Provjera valjanosti podataka dijaloški okvir kliknite na Ulazna poruka tab.
• Upišite mali tekst za Titula a zatim detaljnu poruku u Ulazna poruka polje.
• Klik u redu za primjenu promjena.

Sada, kad god korisnik odabere ćeliju s aktivnom naredbom Provjera valjanosti podataka s padajućeg popisa, vidjet će poruku o tome kako popuniti ćeliju pomoću stavki s padajućeg popisa.

Ako netko pogriješi tijekom korištenja padajućih popisa na vašem Excel listu za unos podataka, također možete prikazati poruku o pogrešci. Ovo će osigurati da korisnik poduzme radnje za rješavanje pogreške i da ne preskoči ćeliju. Evo koraka za aktiviranje Prikaži upozorenje o pogrešci:

• Slijedite ranije navedene korake dok ne dobijete Provjera valjanosti podataka dijaloški okvir.
• Sada odaberite Upozorenje o pogrešci tab.
• Odaberite Stil pogreške između tri opcije: Stop, Warning i Information.
• Zatim upišite kratak tekst za Titula od Upozorenje o pogrešci.
• Sada unesite detaljnu poruku u Poruka o pogrešci polje.

Dobar posao! S aktiviranim Prikaži upozorenje o pogrešci, radni list će prikazati dijaloški okvir pogreške ako netko upiše bilo što osim stavki navedenih na padajućem popisu u Excelu.

Sada znate kako napraviti popis u Excelu s padajućim izbornikom na dvije različite metode. Možete isprobati načine za izradu Excel padajućih popisa i obrazaca za unos podataka kako biste pomogli svojim zaposlenicima.

Također možete izraditi intuitivan popis kućnih potrepština za namirnice, hardver, odjeću, komunalije i drugo pomoću padajućih popisa u Excelu.

Ne zaboravite komentirati ispod ako znate još jedan cool način za izradu padajućeg popisa u Excelu.

Sljedeće, naučite otkrivanje redaka ili stupaca u Excelu i još Predlošci Excel kalendara za bilo koju godinu.