Kako cirkularnim pismom iz Excela u Word na 2 načina

Ako vam je teško slati masovnu e-poštu ili e-poštu klijentima i korisnicima personalizacijom sadržaja svakog dokumenta, spajanje pošte može vam pomoći. Za spajanje pisama najbolja kombinacija je Excel i Word. Ovdje saznajte kako cirkularno pismo iz Excela u Word na dvije jednostavne metode.

Cirkularna pisma najpristupačniji su oblik automatizacije uredskog rada na stolnim i prijenosnim računalima. Samo trebate konfigurirati aplikaciju Microsoft Word za dohvaćanje podataka za tekstove rezerviranih mjesta iz baze podataka kao što je Excel datoteka za jedan dokument.

Jednom kada je postavljeno, možete kreirati personalizirana pisma, omotnice, e-poštu, imenike, oznake adresa i tako dalje jednim klikom. Ako naučite kako napraviti cirkularno pismo iz Excela u Word, možete kreirati fakture, mjesečne račune, pojedinosti o pretplati i mnogi drugi službeni dokumenti za stotine i tisuće kupaca u nekoliko klikovi.

Ako naučite kako napraviti cirkularno pismo u Wordu iz Excela, možete stvarati e-poruke i mailove bogate podacima i izbjeći ljudske pogreške koje predstavljaju rizik pri ručnom stvaranju takvih dokumenata. Pa započnimo s metodama za spajanje cirkularnih pisama iz Excela u Word.

Postoje dva načina za spajanje cirkularnih pisama iz Excela u Word. Prva je ručna metoda gdje sami dodajete tekstove rezerviranih mjesta za jedan dokument, a Word radi ostalo za ostatak pošte ili e-pošte. Ovdje saznajte korake za ručno spajanje pošte:

Najprije morate stvoriti bazu podataka iz koje će MS Word dohvaćati podatke u polja cirkularnog pisma unutar predloška e-pošte, pošte, fakture itd. Morate kreirati Excel bazu podataka na način da svi podaci koji se odnose na jednog primatelja budu dostupni u jednom retku.

Možete odvojiti različite podatke u jednom retku pod različitim zaglavljima stupaca. Ova zaglavlja stupaca funkcionirat će kao pandan za polja cirkularnih pisama u Wordu. Sada možete kreirati zaglavlje stupca kako želite. Ali kasnije morate izvršiti manje izmjene u zaglavljima stupaca kako biste odgovarali poljima u Wordu.

U nastavku pronađite osnovne korake za stvaranje baze podataka za cirkularno pismo u Excelu. Ovaj vodič će izraditi fakturu za malu ili kućnu tvrtku gdje možete slati skupne fakture i mjesečne račune tisućama kupaca po povoljnim cijenama bez oslanjanja na skupa online rješenja ili treće strane agencije:

• Napravite praznu Excel datoteku i preimenujte naziv lista u Fakture.
• Morate popuniti sve podatke za cirkularno pismo na ovom radnom listu.
• Sada stvorite stavke koje želite uključiti u dokument cirkularnog pisma zaglavlja stupaca. Oni će funkcionirati kao Polja za spajanje pisama u Wordu.
• Upišite ime kupca i sve druge povezane informacije ispod odgovarajućeg zaglavlja stupca u istom retku. Ako promijenite retke za istog klijenta, Word neće moći popuniti ispravne podatke na spojenom dokumentu.

• Kako se vaša baza klijenata povećava, možete početi dodavati nova imena kupaca pod Zaglavlje stupca kupca.
• Također, možete dodati nove podatke za postojeće ili nove kupce pod određenim zaglavljima stupaca.
• Svaki put kada ažurirate ovu bazu podataka, Word cirkularna pisma automatski će stvoriti novi korisnički dokument za dodano kupaca, izostavite klijente ako neke izbrišete, a također ažurirajte brojke u dokumentu prema informacijama iz Excela baza podataka.
• Word cirkularna pisma neće uvesti formatiranje broja iz Excela. Da biste zadržali elemente oblikovanja brojeva, poput decimala, simbola valute itd., trebate umetnuti kratki kod u određena polja za cirkularna pisma. Spomenut ću kod i trik za njegovu upotrebu kasnije u ovom vodiču.

To je to! Uspješno ste izradili Excel bazu podataka za projekt spajanja pošte. Odličan posao! Počnimo stvarati predložak za spajanje pošte u programu Microsoft Word.

Prvo morate sastaviti fakturu e-poštom ili poštom koju želite poslati svojim klijentima i kupcima. Pismo mora sadržavati neke osnovne informacije o vama kao što je prikazano u nastavku. Oni su statični za sve e-poruke i mailove.

• Tvoje ime
• Naziv vaše tvrtke
• Vaša poslovna adresa
• Logo tvrtke (ako postoji)
• Redak za potpis

Sada kada ste izradili Word predložak na koji ćete dodati polja za spajanje pošte, pogledajmo korake u nastavku:

• Pritisnite karticu Pošta na vrpci programa Word, a zatim odaberite Pokrenite cirkularna pisma.

• Od padajući popis, odaberite vrstu dokumenta koji želite izraditi. Odaberimo E-mail poruke.
• Sada ponovno kliknite Pošta ali ovaj put biraj Odaberite Primatelji.
• Budući da želite izvršiti spajanje pošte iz Excela u Word, odaberite Koristite postojeći popis opcija.

• Sada pronađite bazu podataka za cirkularno pismo stvorenu ranije u Excelu i odaberite Fakture radni list u Odaberite Tablica dijaloški okvir.
• Sada biste trebali vidjeti da je Pisanje i umetanje polja grupa naredbi postaje aktivirana na izborniku vrpce programa Word > Pošta.

Do sada ste povezali Excel bazu podataka za cirkularno pismo s Wordom. Zatim ćemo naučiti kako popuniti obavezna polja u dokumentu predloška cirkularnog pisma u nastavku:

• Kliknite na Linija pozdrava opciju na kartici Pošta i stvorite redak pozdrava koji želite dodati. The «Linija pozdrava» pojavit će se tekst rezerviranog mjesta.

• Sada možete napisati izjavu u kojoj se spominje plaćanje fakture. Ovo će biti statična izjava koja će ići svim primateljima.
• Ispod pozdravne linije možete dodati druga polja za spajanje pošte kao što su E-pošta korisnika«E-pošta_korisnika»; Broj računa: «Broj_računa»; Datum fakture: «Datum_fakture»itd.

• Zatim kliknite na Umetni polje spajanja opciju za početak dodavanja dinamičkih komponenti projekta spajanja pošte.
• Naredba Insert Merge Field prikazat će sva zaglavlja stupaca dostupna u Excel bazi podataka koju ste dodali dokumentu cirkularnog pisma. Uzmite si vremena da dodate polja koja želite.

• Na primjer, možete dodati ova polja za spajanje: «Linija_usluga_1»; «Datum_Line_1»; «Iznos_Redak_1»; «Linija_usluga_2»; «Datum_Line_2»; «Iznos_redak_2»; «Ukupni_iznos_».

• Sada kada ste dodali sva dinamička polja, svoju e-poštu možete zatvoriti dodavanjem završne napomene i retka za potpis. Opet, ovo bi bila statična komponenta.
• Sada možete kliknuti na Pregled rezultata pod karticom Pošta za pregled prvog spojenog dokumenta.

Kao što možete vidjeti u pregledu, iznos fakture ne prikazuje valutu ili decimalne točke. Da biste to riješili, slijedite korake navedene ovdje:

• Desnom tipkom miša kliknite «Iznos_Redak_1» polje za spajanje pošte i kliknite Prebaci šifre polja.

• Sada biste trebali vidjeti MERGEFIELD i zatim polje.
• Unesite sljedeći kod kao što je prikazano na gornjoj slici:

#$0.00

• Sada ponovno odaberite polje, kliknite desnom tipkom miša i Prebaci šifre polja.

• Zatim pogledajte pregled kako biste potvrdili uvozi li cirkularna pisma oblikovanje broja ili ne.
• Sada možete unijeti gornji kod u druga polja za cirkularno pismo s brojevima poput «Iznos_redak_2» i «Ukupni_iznos_».

Sada možete istaknuti važne podatke u predlošku e-pošte. Word cirkularna pisma prenijet će oblikovanje u sve ostale dokumente koje stvorite u ovom projektu cirkularnih pisama.

Kada budete spremni, kliknite Završi i spoji > Uređivanje pojedinačnih dokumenata > svi u Spajanje zapisa dijaloški okvir. Klik u redu za stvaranje svih spojenih dokumenata za svakog kupca u Excel bazi podataka.

Word cirkularna pisma stvorit će novi dokument sa spojenim porukama e-pošte. Dakle, datoteku morate spremiti zasebno ili odmah poslati e-poštu.

Drugi način za spajanje cirkularnih pisama je korištenje čarobnjaka za cirkularna pisma programa Microsoft Word. Međutim, ovo je lukava metoda. Morate modificirati izvornu bazu podataka u Excelu u skladu s dostupnim poljima za cirkularna pisma u Wordu. Evo što trebate učiniti da isprobate automatsko spajanje pošte u Wordu:

• Stvorite predložak Word dokumenta i zatim kliknite Pošta > Pokrenite cirkularna pisma > vrstu dokumenta koji želite izraditi.

• Zatim kliknite Pokrenite cirkularna pisma ponovno i zatim odaberite Čarobnjak za spajanje pošte korak po korak.

• Upute će se prikazati u šest koraka na desnom navigacijskom oknu Worda.
• Morate izvršiti zadatak prikazan u prvom koraku, a zatim kliknite Dalje: Početni dokument kako biste slijedili čarobnjak.

Možete automatski spojiti podatke u Word iz Excela pomoću značajke Word cirkularnog pisma. Za to morate imati Excel datoteku sa sobom. Zatim izradite novi Word dokument i počnite pisati svoju e-poštu ili poštu. Na mjestima gdje trebate uvesti vrijednosti iz Excela kliknite polje Umetni cirkularno pismo i dodajte traženu vrijednost.

Prije nego što to učinite, morate dodati Excel bazu podataka tako da odete na Mailings > Select Recipients > Use an Existing List i odaberete Excel datoteku. Nakon što ručno izradite predložak dokumenta, dovršite spajanje pošte i Word će automatski stvoriti sve druge e-poruke ili poruke e-pošte za odgovarajuće primatelje.

Možete stvoriti cirkularno pismo iz Excel podataka kao što to obično radite za novi popis kontakata ili kontakata iz Outlooka. No, da biste upotrijebili podatke s Excel radnog lista, slijedite ove korake:

• Spremite Excel datoteku i Word cirkularni predložak na lokalnu pohranu.
• Otvorite Word datoteku i kliknite Pošta.
• Sada odaberite opciju Odaberi primatelje i kliknite Koristi postojeći popis.
• Sada idite do pogona na kojem postoji Excel datoteka, odaberite je, a zatim kliknite Otvori.
• To je to! Uspješno ste povezali Excel datoteku za cirkularno pismo.

Prema korak-po-korak čarobnjaku za spajanje pošte, sljedećih je šest koraka za spajanje pošte u Wordu:

• Odaberite vrstu dokumenta kao što su pisma, omotnice, imenici itd.
• Odaberite početni dokument kao što je trenutni dokument ili postojeći dokument
• Odaberite primatelje s postojećeg popisa (Excel), Outlook kontakata ili novog popisa
• Napiši svoje pismo
• Pregledajte svoja pisma
• Dovršite spajanje

Sada znate kako spojiti cirkularno pismo iz Excela u Word slijedeći ručnu metodu ili Wordov čarobnjak za cirkularno pismo. Isprobajte bilo koju metodu ovisno o vašem dokumentu za spajanje pošte, bazi podataka i stupnju personalizacije koji vam je potreban.

Ne zaboravite komentirati ispod ako znate za neke druge jednostavne metode kako napraviti cirkularno pismo u Wordu iz Excela. Možda biste također željeli znati kako ispisati naljepnice iz Excela koristeći MS Word cirkularna pisma i spajanje komentara i promjena iz više dokumenata.