Bilješke o suradničkim sastancima sada se pojavljuju korisnicima Teamsa i oni rade točno ono što kažu na limenci.
Online komunikacija i suradnja ključno je područje fokusa za hibridna radna okruženja i važno je da softver kao što je Microsoft Teams drži korak s ovom potražnjom. Microsoft redovito ažurira Teams novim značajkama i poboljšanja za nastavak privlačenja novih korisnika. Sada je timovima dodao vrlo korisnu funkciju u obliku suradničkih bilješki sa sastanaka.
Korisnici Microsoft Teams Public Preview sada imaju prednost suradničke bilješke na sastancima. Oni rade točno ono što kažu na limenu u smislu da vam dopuštaju dijeljenje i suradnju na bilješke sa sastanka na jedinstvenom mjestu umjesto da pravite bilješke u chatu ili zasebno aplikacija Cilj je postupak sastanka učiniti učinkovitijim i pogodnijim za sve.
Putem suradničkih bilješki, korisnici mogu raditi zajedno kako bi pravili bilješke, kreirali dnevni red i generirali radnje. Osim toga, svi zadaci dodijeljeni pomoću suradničkih bilješki automatski će se sinkronizirati s aplikacijom Zadaci u timovima, obavezama i planeru za bolje praćenje radnji. Štoviše, komponente Microsoft Loop u Teams također se mogu koristiti kako bi se korisnicima omogućila suradnja unutar chat poruke. To im omogućuje da svi budu ažurirani jer će se bilješke sinkronizirati na svim uređajima.
Kako biste koristili suradničke bilješke sa sastanka, zakažite sastanak u timovima i dodajte dnevni red koji se ponavlja za sve sastanke klikom na Dodajte dnevni red koji svatko može uređivati opciju koja se nalazi na dnu obrasca. Nakon što se pridružite sastanku timova, kliknite Bilješke gumb na alatnoj traci na vrhu za pristup suradničkim bilješkama u zasebnom oknu. U ovom oknu možete pregledati ili izraditi dnevni red, uz vođenje bilješki i praćenje zadataka. Kao što je prije spomenuto, ako vam se dodijeli zadatak, on će se automatski sinkronizirati s aplikacijom Zadaci u timovima, planeru i obvezama, a također ćete dobiti e-poruku o dodjeli. Bilješke se također mogu sinkronizirati izravno s vašim OneNoteom, dok vam Loop omogućuje da ih vidite u bilo kojem trenutku, izravno u timovima.
Budući da je ova značajka trenutno u javnom pregledu, razumljivo je da postoje neki poznati problemi. To uključuje vanjske i gostujuće korisnike koji uopće ne mogu pristupiti bilješkama sa sastanka i porukama o pogreškama ako prisustvujete sastanku s više od 100 sudionika ili ako ste sudionik 300 sastanaka koji uključuju zadaci. Štoviše, ako želite nekoga označiti s bilješkama otvorenim u Microsoft 365, prvo biste mu trebali dati pristup putem Podijelite i obavijestite dijalog.
Slično tome, postoji i nekoliko ograničenja. Bilješke sa sastanka nisu podržane u pozivima 1:1, kanalskim sastancima i opciji "Sastani se sada". Osim toga, bilješke sa sastanka trenutačno ne rade u mobilnoj aplikaciji, te se implementacija planira za uvođenje u kolovozu 2023. Na kraju, Microsoft je primijetio da "ako vlasnik sastanka koristi poštanski sandučić pohranjen na lokalnom Exchange poslužitelju, suradničke bilješke ne mogu se dodati sastanku u vrijeme zakazivanja. Da bi dodao suradničke bilješke, vlasnik sastanka morat će prvo poslati pozivnicu za sastanak, a zatim kasnije dodati suradničke bilješke."
Što se tiče dostupnosti, bilješke sa sastanka mogu koristiti samo korisnici Teams Public Preview koji koriste Windows, macOS ili web verziju Teamsa. U slučaju da ne vidite opciju za bilješke sa sastanka, ovo bi trebali učiniti IT administratori i krajnji korisnici kako bi omogućili bilješke sa sastanka:
- Ako je Pratite Office Preview odabrana opcija, ona automatski omogućuje značajke Teams Public Preview za bilo kojeg korisnika upisanog u Office Current Channel (Preview). Nema više radnji koje zahtijeva krajnji korisnik.
- Ako je Omogućeno odabrana opcija, krajnji korisnik također mora uključite se u javni pregled Teams u njihovoj aplikaciji Teams kako biste dobili pristup značajkama Teams Public Preview.
- Ako je Prisilno odabrana opcija automatski omogućuje Teams Public Preview za krajnjeg korisnika. Nema više radnji koje zahtijeva krajnji korisnik.
Naravno, s obzirom na to da su bilješke sa sastanka trenutno samo u javnom pregledu, Microsoftu svakako dajte povratne informacije izravno putem Pomoć > Pošalji povratne informacije gumb u aplikaciji Teams.