Microsoft Excel izvrstan je alat za pohranu podataka o kontaktima i adresama kupaca, što ga čini idealnim izborom za stvaranje i organiziranje popisa adresa za slanje vaših kontakata. Međutim, ako želite ispisati naljepnice za omotnice, čestitke itd. s popisa adresa koji ste izradili u Microsoft Excelu, morate koristiti značajku "Crpanje pisama" programa Microsoft Word.
Točnije, Microsoft Word nudi snažnu značajku pod nazivom "Skupna pisma" koja olakšava stvaranje i ispis naljepnica s Excel radnog lista.
U ovom vodiču pokazat ćemo vam korak po korak kako stvoriti popis adresa za slanje e-pošte u Microsoft Excelu i kako ispisati naljepnice s ovog popisa pomoću značajke "Spajanje pisama" programa Microsoft Word.
Kako ispisati naljepnice iz Excel datoteke s popisom adresa pomoću Word cirkularnog pisma.
Korak 1. Pripremite popis za slanje e-pošte u Excelu za ispis naljepnica.
Prije stvaranja i ispisa poštanskih naljepnica morate ispravno postaviti popis adresa u programu Excel. To uključuje unos zaglavlja stupaca za svaki element zahtjeva koji želite dodati oznakama, kao što su ime, prezime, adresa, poštanski broj itd.
Pogledajmo kako napraviti popis adresa u Excelu za ispis poštanskih naljepnica:
1. Otvorite Microsoft Excel i izradite novu radnu knjigu.
2. Unesite sljedeća zaglavlja stupaca za svaku stavku koju adresa primatelja treba sadržavati:
- Ime
- Prezime
- Adresa ulice
- Grad
- država
- Poštanski broj
3. Sada ispunite odgovarajuće informacije ispod svakog zaglavlja stupca.
4. Kada završite, provjerite da nema praznih redaka ili stupaca i spremite radni list.
Korak 2. Imenujte popis za slanje e-pošte (neobavezno).
Nakon što kreirate svoju listu za slanje e-pošte u Excelu, korisno je da joj date ime. Imenovanjem skupa podataka možete se jednostavno pozvati na njega kada ga povezujete s Word dokumentom za spajanje pošte.
1. Za imenovanje popisa za slanje e-pošte odaberite popis adresa, uključujući zaglavlja.
2. Idi na Formule karticu i kliknite na Definirajte ime iz grupe Definirana imena.
3. Unesite naziv za tablicu u Ime okvir i kliknite u redu.*
* Bilješka: Ako se ime sastoji od više riječi, upotrijebite podvlaku "_" između njih i izbjegavajte korištenje razmaka ili crtica.
4. Uštedjeti i Zatvoriti Microsoft Excel.
3. korak Postavite cirkularni dokument u Wordu.
Sada je vrijeme da postavite dokument cirkularnog pisma u programu Microsoft Word za ispis naljepnica.
1. Otvorite prazan Word dokument.
2. Od Pošta karticu, kliknite Pokrenite cirkularna pisma i odaberite Etikete opciju iz padajućeg izbornika.
3. Odaberite dobavljača naljepnice i broj proizvoda u Opcije oznake dijaloški prozor.
4. Zatim kliknite na pojedinosti gumb u donjem lijevom kutu prozora.
5. Nastavite s podešavanjem margina naljepnica, visine, širine, koraka i veličine ako je potrebno i kliknite u redu.
6. Nakon toga kliknite u redu u dijaloškom okviru Mogućnosti oznake da biste spremili promjene.
Korak 4. Omogućite pretvorbu formata datoteke između programa Excel i Word.
Da biste povezali svoj Word dokument s Excel radnim listom s popisom adresa, morate osigurati da je pretvorba formata datoteke između dva Microsoftova programa omogućena.
1. U Wordu kliknite na Datoteka karticu, a zatim odaberite Mogućnosti na dnu lijeve bočne trake.
2. U prozoru Word Options odaberite Napredna u lijevom oknu.
3. Sada se pomaknite dolje do Rodovil odjeljak, provjerite Potvrdite pretvorbu formata datoteke pri otvaranju opciju i kliknite u redu.
Korak 5. Odaberite popis Excel adresa za svoje oznake.
Sada nastavite s "povezivanjem" Word dokumenta s vašim Excel popisom adresa.
1. U Word dokumentu idite na Pošta ponovno kliknite karticu Odaberite Primatelji a zatim izaberite Koristite postojeći popis iz padajućeg izbornika.
2. Pronađite i odaberite Excel datoteku koja sadrži popis za slanje e-pošte, a zatim kliknite Otvoren.
3. U dijaloškom okviru Potvrdi izvor podataka odaberite OLE DB datoteke baze podataka i kliknite U REDU.
4. Zatim odaberite imenovani popis adresa ili radni list koji sadrži popis adresa i kliknite u redu.
5. Wordov dokument sada je popunjen adresnim oznakama koje pokazuju "Sljedeći zapis".
Korak 6. Uredite popis primatelja za cirkularno pismo.
Nakon što se Wordov dokument poveže s Excelovim popisom za slanje e-pošte, nastavite s pregledom i uređivanjem, ako je potrebno, popisa primatelja prije konačnog spajanja.
1. U Pošta karticu, kliknite Uredi popis primatelja.
2. Prozor "Primatelji cirkularnog pisma" prikazat će sve primatelje s vašeg popisa adresa. Nastavite s razvrstavanjem, filtriranjem ili uklanjanjem primatelja ako je potrebno tako da poništite potvrdni okvir pored bilo kojeg primatelja kojeg ne želite uključiti. Zatim kliknite u redu potvrditi.
Korak 7. Prilagodite polja za cirkularno pismo (označite stavke)
Sada nastavite s prilagodbom stavki naljepnica i njihovog izgleda prema vašim potrebama.
1. Klikni na Adresni blok opcija u Pošta grupa kartice "Pisanje i umetanje polja".
2. Nastavite i odredite format imena primatelja odabirom onog koji želite s popisa dostupnih opcija pod "Umetni ime primatelja u ovom formatu".
3. Zatim kliknite na Polja podudaranja gumb za podudaranje s pravim poljima s popisa adresa programa Excel.
4. U prozoru "Podudaranje polja" provjerite jesu li potrebna polja za oznake ispravno preslikana na odgovarajuća polja (zaglavlja stupaca) na popisu adresa programa Excel.
Ako se ne podudaraju, upotrijebite padajući gumb pokraj svakog polja i odaberite ispravan naslov stupca popisa adresa programa Excel. Zatim kliknite u redu za potvrdu podudaranja.
5. Zatim kliknite u redu ponovo za primjenu promjena.
6. Sada, «Adresni blok» mjesto će se pojaviti na prvoj naljepnici.
7. Klik Ažuriraj oznake (na Pošta kartica) za ažuriranje svih ostalih oznaka u Word dokumentu.
Korak 8. Pregledajte svoje oznake i dovršite spajanje pošte.
Sada da vidimo kako će naljepnice izgledati nakon ispisa.
1. Na kartici Slanje, kliknite na Pregled rezultata dugme.
2. Sada pogledajte kako će naljepnice izgledati ako se ispišu. Ako želite promijeniti njihov izgled, odaberite prvu oznaku i upotrijebite alate za oblikovanje teksta Dom tab. Kada završite, kliknite Ažuriraj oznake u Pošta da biste primijenili oblikovanje na sve oznake.
3. Ako sve izgleda u redu, idite na Pošta kliknite karticu Završi i spoji opciju i odaberite Uređivanje pojedinačnih dokumenata iz padajućeg izbornika.
4. U prozoru Spajanje u novi dokument odaberite svi pod Spoji zapise i kliknite u redu.
5. Pojavit će se novi dokument s poštanskim naljepnicama generiranim iz vašeg popisa adresa programa Excel, a vi možete uređivati, formatirati, ispisivati i spremati ovaj dokument kao što biste to učinili s bilo kojim drugim Word dokumentom.
Korak 9.Dodatni savjet: dodajte obrube oznakama. (nije obavezno)
Kako biste lakše izrezali naljepnice (ako već nisu izrezane), dodajte im obrube.
1. Kliknite na plus (+) ikonu na gornjoj lijevoj strani dokumenta za odabir svih oznaka.
2. Zatim kliknite na Granica ikonu na plutajućem izborniku i odaberite Sve granice od opcija.
3. Rubovi će biti dodani između svake naljepnice što ih čini jednostavnim za rezanje.
4. Sada su vaše naljepnice spremne za ispis.
To je to! Javite mi je li vam ovaj vodič pomogao ostavljajući svoj komentar o vašem iskustvu. Lajkajte i podijelite ovaj vodič kako biste pomogli drugima.