Microsoftovi timovi: Možete li vidjeti tko je otvorio datoteku?

Najbrži način da dijeliti datoteke na Microsoft Teams je putem kartice Datoteke. Sve što trebate učiniti je prenijeti svoje datoteke, a drugi članovi tima im mogu odmah pristupiti. Ali kako znati je li netko otvorio i pregledao datoteke koje ste podijelili u odjeljku Datoteke? Hajde da vidimo!

Možete li vidjeti tko je pregledavao datoteke na MS Teams?

Provjerite pojedinosti o SharePoint datoteci

Kao brzi podsjetnik, vaše Teams datoteke zapravo su pohranjene u SharePointu. Da biste provjerili koliko je ljudi otvorilo određenu datoteku, otvorite pojedinosti datoteke na SharePointu.

1. Idi na svoju Kanal timova.
2. Klikni na Datoteke tab.
3. Kliknite na Otvorite u SharePointu.
4. Prijavite se na svoj SharePoint račun na novoj kartici preglednika.
5. Zatim odaberite datoteku koju želite provjeriti, ali nemojte kliknuti na njezin naziv.
6. Kliknite na Ikona informacija za otvaranje pojedinosti datoteke.
7. Možete vidjeti koliko je ljudi otvorilo pojedinačnu datoteku.

Ovisno o postavkama vaše organizacije, možete vidjeti i tko je otvorio određene datoteke. Ako ste vlasnik web-mjesta, možete urediti svoje postavke dijeljenja na razini organizacije kako biste ljudima dali do znanja tko je pregledavao datoteke ili stranice na web-mjestu. Slijedite korake u nastavku da biste obavili posao.

1. Idite na svoje SharePoint web-mjesto.
2. Klikni na Postavke ikona.
3. Odaberi Informacije o mjestu.
4. Zatim kliknite na Pogledajte sve postavke stranice.
5. Pod, ispod Radnje na web mjestu, kliknite na Upravljajte značajkama stranice.
6. Pomaknite se prema dolje do SharePoint Viewers.
7. Odaberi Aktivirati da biste omogućili karticu datoteka koja prikazuje informacije o gledateljima i aktivnostima datoteka.

Da biste otvorili karticu datoteke, idite na Biblioteka dokumenata, zadržite pokazivač iznad datoteke ili kliknite na tri točke. Kartica datoteke pojavljuje se pored odgovarajuće datoteke.

⇒ Napomena: Nakon što omogućite opciju "SharePoint Viewers", možda ćete morati pričekati 10 do 30 minuta da kartice datoteka postanu dostupne.

Koristite izvješće o digitalnoj aktivnosti iz Uvida

Alternativno, možete koristiti aplikaciju Insights da provjerite jesu li ljudi otvorili datoteku ili ne. Koristiti Digitalno izvješće o aktivnostima alat za provjeru jesu li korisnici otvorili i uredili datoteku, prisustvovao sastanku, posjetili kanal i tako dalje.

Koristite filtre za prilagodbu izvješća ovisno o vašim potrebama. Na primjer, možete koristiti Filter učenika kako bi se podaci suzili na pojedine učenike i određene vremenske okvire. Također možete koristiti Filter aktivnosti za pregled podataka koji se odnose na korištenje datoteke, zadaci, sastanci i tako dalje. Najbolji dio je što možete izvesti podatke iz izvješća o digitalnoj aktivnosti u Excel.

Usput, ako aplikacija Insights neće raditi, svakako omogućite izvješće o angažmanu i ažurirajte Timove.

Zaključak

Da biste provjerili tko je otvorio datoteku u Microsoftovim timovima, instalirajte aplikaciju Insights i upotrijebite Izvješće o digitalnoj aktivnosti. Alat može dohvatiti širok raspon podataka, uključujući informacije o tome tko je otvorio i uređivao određene datoteke. Alternativno, također možete provjeriti pojedinosti datoteke na SharePointu.

Jeste li pronašli druge načine da provjerite tko je pregledao datoteke koje ste podijelili na Microsoft timovima? Podijelite svoje ideje u komentarima ispod.