Vrste tijeka rada Automator: razumijevanje razlika

Dobrodošli nazad u još jedno izdanje naše tekuće serije automatizacije. Proteklih nekoliko tjedana pisao sam o aplikaciji Shortcuts na iPhoneu i aplikaciji Automator na Macu. Danas ću se nadovezati na tu seriju raščlanjavajući različite vrste tijeka rada Automatora.

Začudo, ovo je prvi post koji sam dosad napisao u kojem istraživanja nisu puno pomogla. Ne mogu pronaći ništa na ovu temu, čak ni od Applea. Ipak, razlog više da ovo napišete, kako bi vam informacije bile pri ruci!

Razumijevanje različitih vrsta dokumenata koji su vam dostupni u Automatoru vrlo je važno. Uostalom, prva stvar koju Automator mora učiniti kada kreirate tijek rada jest odabrati vrstu tijeka rada koji želite stvoriti. Ako ne razumijete razlike među njima, onda ćete imati teškoća u izradi tijekova rada koji se odvijaju onako kako očekujete!

Ovo će biti prilično jednostavan post. Započet ću s objašnjenjem što mislim pod "Vrste tijeka rada automatatora", a zatim ću samo proći kroz svaku od dostupnih opcija. Objasnit ću koja je svaka vrsta i kada je trebate koristiti.

O ovom postu možete razmišljati više kao o varalici nego o tipičnom članku. Samo označite ovaj post i vratite se na njega prema potrebi.

U redu, krenimo!

Koje su različite vrste tijeka rada Automatora?

Ako ste novi u Automatoru, možda ne znate da postoje različite vrste tijeka rada, pa čak ni ono na što upućujem. Kad god prvi put otvorite Automator da biste stvorili novi tijek rada (ne uređivali postojeći), prikazat će vam se sljedeći zaslon:

Kao što možete vidjeti na gornjoj slici, možete birati između osam opcija:

• Tijek rada
• Primjena
• Brza radnja
• Dodatak za ispis
• Radnja mape
• Kalendarski alarm
• Dodatak za snimanje slike
• Naredbe za diktiranje

Svaki od njih stvara različitu vrstu Automator rutine. Ona s kojom ste vjerojatno najpoznatiji je vrsta aplikacije. Međutim, svaki od njih ima ulogu koja će vjerojatno u nekom trenutku dobro doći.

Razumijevanje čemu svaki od njih služi nije važno samo za odabir između njih, već može i proširiti ono za što ste mislili da je Automator sposoban. Na primjer, možda niste znali da automatizacijske rutine možete mapirati u glasovne naredbe. Kasnije ću u ovom članku pokriti kako to funkcionira!

Za sada, prijeđimo na prvi od Automator tipova tijeka rada – Workflows!

Vrste tijeka rada automatatora: Radni tijekovi

Prvi od tipova tijeka rada Automatora je, prikladno, tijek rada.

Radni tijekovi su najosnovnija vrsta datoteke koju možete stvoriti u Automatoru. Sve što rade je niz akcija. Tijek rada možete pokrenuti samo iz Automatora. Dakle, to je samostalan skup radnji.

Ovo možete zamisliti kao Photoshop datoteku. Možete izvesti Photoshop datoteku u hrpu različitih vrsta slika, a te vrste slika možete koristiti na sve načine. Također možete spremiti svoju sliku kao datoteku Photoshopa, ali ako to učinite, tu datoteku možete koristiti samo unutar Photoshopa.

Drugim riječima, tijekovi rada su najograničenija vrsta tijeka rada. Ali to ne znači da su beskorisni.

Daleko od toga, zapravo! Tijekovi rada mogu se koristiti za organiziranje i stvaranje podskupova radnji. Na primjer, ako stvorite pametan slijed koraka, možete ih spremiti kao tijek rada i zatim ih koristiti u drugim Automator rutinama.

Dio onoga što čini Workflows korisnim je to što su oni jedini tip tijeka rada koji se može postaviti usred druge Automator rutine kao radnja. Možete spremiti tijek rada, zatim stvoriti novu rutinu, a zatim povući i ispustiti svoju izvornu datoteku tijeka rada u sredinu nove rutine.

Kada koristiti tijekove rada u Automatoru

Iako su tijekovi rada osnovna i fleksibilna vrsta tijeka rada, možda ćete ih koristiti samo u rijetkim prilikama.

To je zato što su tijekovi rada znatno manje korisni zbog snage koju donose druge vrste tijeka rada Automator. Dok se druge vrste mogu pokrenuti u određenim situacijama, iz kontekstnih izbornika ili čak vašim glasom, tijekovi rada ograničeni su na aplikaciju Automator.

Iako je aplikacija Automator odlična (zato i pišem o njoj), cilj je provesti što manje vremena koristeći aplikaciju Automator kako bi ona mogla obaviti sav posao umjesto vas. Već iz tog razloga vjerojatno ćete izbjegavati izradu radnih tijekova većinu svog vremena u Automatoru.

Po mom mišljenju, postoje dva puta za korištenje Workflows.

Prvi je da želite dodati prilagođenu radnju u Automator. Na primjer, recimo da imate ideje za više Automator rutina koje će morati dobiti kopiju svakog telefonskog broja na vašem popisu kontakata. To bi moglo zahtijevati malo skriptiranja, kao i neke radnje.

Umjesto da iznova i iznova stvarate ovaj skup radnji, možete jednostavno napraviti jedan tijek rada i povući ga u svoje buduće radne tijekove. To vam može uštedjeti puno vremena i također može učiniti Automator moćnijom aplikacijom.

Drugi scenarij u kojem vidim da su tijekovi rada korisni je kada želite stvoriti rutine koje će vam pomoći dok koristite aplikaciju Automator. Na primjer, ako želite dobiti nazive datoteka dok koristite Automator, pokretanje tijeka rada iz aplikacije Automator bit će manje neugodno.

Vrste tijeka rada automatatora: aplikacije

Sljedeći na popisu Automator vrsta tijeka rada je Aplikacije. Iako nema dokaza o tome koliko ja znam, pretpostavljam da je ovo najpopularnija vrsta tijeka rada. Zamislite aplikacije kao svoj kruh i maslac u Automatoru.

Aplikacije vam daju ikonu aplikacije koju možete dvaput kliknuti da biste je pokrenuli. Ove ikone možete postaviti u Finder, na radnu površinu ili čak u Dock.

Možete čak i povući i ispustiti datoteke/mape na ove ikone kako biste ih koristili kao ulaz za taj tijek rada.

Na primjer, rutina na gornjoj snimci zaslona uzima datoteke kao ulaz. Zatim prilaže te datoteke u e-poštu i šalje ih klijentu po mom izboru.

Kada koristiti Aplikacije

Mislim da biste trebali stalno koristiti aplikacije u Automatoru. Ako ne znate koju vrstu odabrati, odaberite Aplikacije s popisa vrsta tijeka rada Automator.

Svestrani su, jednostavni i lako ih je pratiti. Ako odlučite da ih više ne želite, možete ih odvući u smeće. Ako ih želite urediti, možete ih otvoriti u Automatoru.

Možete postaviti tijekove rada aplikacije pored relevantnog sadržaja. Na primjer, moja aplikacija za fakture nalazi se u mapi u kojoj čuvam svoje fakture. Lako!

Također možete kopirati i zalijepiti radne tijekove aplikacije gdje god želite. Dakle, da sam htio, mogao bih koristiti različite mape s fakturama za svakog od svojih klijenata i jednostavno kopirati/zalijepiti tu ikonu aplikacije u svaku od tih mapa.

Jedini nedostatak aplikacija je taj što nisu toliko specifične kao druge vrste tijeka rada. Ne možete im pristupiti iz izbornika desnim klikom, ne mogu se pokrenuti sami, ne mogu se sinkronizirati s vašim kalendarom itd. Stoga bih ih izbjegavao kada postoji neka druga vrsta koja će bolje odgovarati vašim potrebama.

Inače su izvrsni zadani!

Vrste tijeka rada automatatora: Brze radnje

Treća vrsta tijeka rada koju ćemo pokriti su Brze radnje. Brze radnje bile su mi najdraže od Automatorovih vrsta tijeka rada, a još uvijek su visoko gore. Vjerojatno sam stvorio više brzih radnji od bilo koje druge vrste tijeka rada.

Brze radnje su tijekovi rada koji se mogu pokrenuti iz izbornika koji se klikne desnom tipkom miša. Pojavljuju se svaki put kada desnom tipkom miša kliknete datoteku, mapu, sliku ili odabir teksta.

Općenito, oni će koristiti sve što ste kliknuli desnom tipkom kao ulaz za tijek rada. Dakle, ako desnom tipkom miša kliknete sliku, ta će slika biti proslijeđena u brzu radnju. Možete stvoriti brze radnje koje to ne čine, iako je ova značajka dio onoga što brze radnje čini tako moćnim.

Iako brze radnje mogu biti malo ograničenije od nekih drugih vrsta, one su nevjerojatno zgodne. Umjesto automatizacije procesa na vašem Macu, mislim da su brze radnje način za dodavanje novih značajki vašem Macu.

Želite li desnom tipkom miša kliknuti sliku i smanjiti je za 50%? Sada možeš!

Želite li pretvarati između vrsta datoteka bez potrebe za otvaranjem bilo koje aplikacije? Samo upotrijebite brzu akciju!

Želite li mijenjati pozadinu bez kopanja po postavkama? Samo kliknite desnom tipkom bilo gdje!

Kada koristiti brze radnje

Kao što sam upravo ukratko istražio, htjet ćete koristiti brze radnje u kontekstualnim situacijama. Pod tim mislim da ove vrste tijeka rada Automator najbolje funkcioniraju kada se primjenjuju situacijsko.

Ovo su rutine koje nećete koristiti cijelo vrijeme. Ali kada ih želite koristiti, želite da budu lako dostupni.

To je zato što se brzim radnjama pristupa putem izbornika desnim klikom. I kao i sve ostalo unutar izbornika desnom tipkom miša, treba ih implementirati imajući na umu kontekst. Uostalom, sekundarni naziv izbornika desnog klika je "kontekstni izbornik".

Brze radnje možete zamisliti kao "učiniti nešto" s datotekama i mapama na vašem računalu. Želite li promijeniti tu vrstu datoteke? Ili izmijeniti taj dokument? Ili reorganizirati tu mapu? Tada ćete vjerojatno htjeti to učiniti desnim klikom umjesto traženja ikone za dvostruki klik.

Možda mislite da je mapiranje svih vaših radnih tokova u brze radnje pravi način. Vidim zašto bi tvoj mozak mogao otići tamo. Međutim, to može dovesti do pretrpanog i zbunjujućeg izbornika desnom tipkom miša.

Također, brze radnje teže je uređivati ​​i brisati nego aplikacije ili tijekove rada. To je zato što nećete imati datoteku ili ikonu koju možete lako pronaći i podesiti. Datoteke za brze radnje zakopane su u skrivenim mapama na vašem Macu. Nije vam namijenjeno da ih uređujete i prilagođavate nakon što su stvoreni.

Zbog svih ovih razloga, Brze radnje su najprikladnije upravo za to: Brze radnje! Kratke rutine u jednom ili dva koraka kojima želite lak pristup. I to je to!

Vrste tijeka rada automatika: dodaci za ispis

Sljedeća stavka na našem popisu Automator vrsta tijeka rada je ona koju doduše nisam koristio prije. Ne tiskam stvari baš često niti posjedujem printer. Previše su gnjavaže! Stoga će sljedeće informacije biti iskustvo iz druge ruke.

Dodaci za ispis tijekovi su rada koje pokrećete unutar dijaloškog okvira za ispis. To je okvir koji se pojavljuje kad god pokušate ispisati dokument. Ima opcije poput odabira broja kopija za ispis i odabira između crno-bijele ili boje.

Ako to zvuči pomalo beskorisno, to je zato što nekako jest. Po mom mišljenju, svejedno. Osim ako ne radite u uredu u kojem ispisujete stvari cijeli dan, ovo se čini čudnim izborom za Automator.

Ipak, imat ćete pristup cijelom rasponu radnji Automatora. Ako želite, možete raditi stvari koje nisu u potpunosti povezane s ispisom. A također nemate pristup nikakvim posebnim opcijama specifičnim za ispis.

Jedina jedinstvena značajka koju imaju dodaci za ispis je da oni prosljeđuju dokumente u dijaloškom okviru za ispis Automatoru kao PDF ulaz.

Dakle, ako želite učiniti nešto poput spremanja svih ispisanih dokumenata u određenu mapu na vašem Macu, pretvorite ih u slike ili dodajte dodatnu stranicu na kraj dokumenta prije ispisa, ovo je za vas.

Kada koristiti dodatke za ispis

Dodaci za ispis su, po mom mišljenju, najograničenija od vrsta tijeka rada Automator. Ako stvari ne ispisujete vrlo često, vjerojatno nikada nećete trebati ili htjeti stvoriti tijek rada s ovom vrstom. Dakle, ako vam je teško razmišljati zašto biste željeli koristiti ovu vrstu, onda je vjerojatno ne trebate koristiti.

S druge strane, ako ste netko tko već dobiva nekoliko ideja za ovu vrstu tijeka rada, onda ste vjerojatno ciljni korisnik.

Konkretno, mislim da je ciljni korisnik za ovu vrstu tijeka rada netko tko često ispisuje dokumente. A ako ste vi ta osoba, onda vjerojatno imate nekoliko ponavljajućih zadataka ispisa koje možete automatizirati. Uostalom, ispis je već prilično zamoran i gotovo autonoman proces.

Ovdje se nema što drugo reći! Koristite dodatke za ispis kad god želite stvoriti tijekove rada koji se odnose na ispis. Inače, odaberite bilo što drugo.

Vrste tijeka rada automatatora: Radnje mape

Kontrastni dodaci za ispis jedan su od Automatorovih tipova tijeka rada koji najviše koristim. Radnje mape su od velike pomoći za sve vrste stvari, iako mi je trebalo neko vrijeme da se osvrnem na njih.

Ova vrsta tijeka rada uistinu je automatizirana. Radi u pozadini, tako da ga nikada ne pokrećete ručno.

Umjesto toga, radnje mape prilažete mapi po vašem izboru. Kad god se u tu mapu dodaju nove mape ili datoteke, pokrenut će se priložene radnje mape.

Ne samo da će to uzrokovati pokretanje radnji mape, već će također koristiti dodane datoteke/mape kao ulaz.

Na primjer, imam radnju mape koja će automatski smanjiti sve slike na mojoj radnoj površini koje su veće od 5 MB. Dakle, kad god na svoju radnu površinu dodam slike koje su veće od te veličine datoteke, one se automatski smanjuju. Ne moram ništa učiniti da se ovo dogodi.

Kada koristiti radnje mape

Postoje dvije situacije u kojima su radnje mape najbolji izbor od tipova tijeka rada Automator.

Prvi je očitiji. Ako želite automatizirati određene radnje unutar mape, onda ćete htjeti koristiti Folder Actions! To uključuje stvari kao što su:

• Automatsko preimenovanje datoteka unutar određene mape
• Izrada nove mape unutar druge mape svaki mjesec
• Promjena svih datoteka unutar mape koje zadovoljavaju određene kriterije
• Brisanje datoteka unutar mape nakon dva mjeseca
• itd.

Drugi scenarij je pomalo neizravan. Namijenjen je kada želite stvoriti potpuno automatiziranu rutinu.

Radnje mape jedinstvene su po tome što su jedan od rijetkih tokova rada Automator-a koji su uistinu autonomni. Ne trebate ih da biste ih natjerali da trče. Ne morate se sjećati ili ništa učiniti. Oni samo rade.

To vam omogućuje stvaranje prilično složenih Automator radnih tokova koji se izvode u pozadini vašeg stroja. Trebat će malo kreativnosti, ali postoje mogućnosti jedinstvene za ovu vrstu tijeka rada.

Vrste tijeka rada automatika: kalendarski alarmi

To nas dovodi do kalendarskih alarma. Alarmi kalendara su tijekovi rada koji se dodaju vašem Apple kalendaru.

Trebalo mi je neko vrijeme da shvatim kako to točno funkcionira. Nisam bio siguran jesu li povezani s vašim događajima u kalendaru, radnje koje biste mogli izvesti na događajima u kalendaru ili su se izvodili na vrijeme po vašem izboru.

Odgovor je na kraju bio posljednja opcija! Kad god izradite kalendarski alarm, on se dodaje u vaš kalendar u trenutku kada ste ga stvorili. Da biste ga vidjeli, morat ćete otvoriti aplikaciju Kalendar na Macu.

Nakon što odlučite što će ovaj kalendarski alarm učiniti, možete odlučiti kada će to učiniti. To možete učiniti tako da manipulirate njime kao i svaki drugi događaj u kalendaru. Povucite ga, promijenite datum i vrijeme, odaberite koliko će trajati, postavite koliko često želite da se ponavlja (ako želite da se ponavlja) i još mnogo toga.

Kada koristiti kalendarske alarme

Kalendarski alarmi su izvrsni kada želite stvoriti rutine koje će se izvoditi svaki dan, tjedan, mjesec ili godinu.

Vraćajući se na moj primjer fakture, mogao bih stvoriti kalendarski alarm koji mi svaki tjedan šalje moje fakture. Mogao bih izraditi još jedan alarm kalendara koji bi mi izradio novu fakturu na početku svakog tjedna, da znam kako napisati skriptu za njega.

Također možete koristiti kalendarske alarme za radnje poput zatvaranja i otvaranja određenih aplikacija u određeno vrijeme. Na primjer, možete otvoriti Slack dok radite i zatvoriti ga kada završite bez potrebe za interakcijom s njim.

Još jedna situacija u kojoj kalendarski alarmi postaju korisni je kada želite postaviti automatizaciju oko kalendarskih događaja koji se ne ponavljaju. Možda vam predstoji sastanak, prezentacija na poslu ili planovi za sljedeći vikend. Možete stvoriti automatizaciju koja će vama i sudionicima događaja poslati obavijest, dodati nešto u vaše Bilješke i tako dalje.

Vrste tijeka rada automatatora: dodaci za snimanje slika

U tri godine koliko sam bio Mac korisnik i pisac, nikada se nisam susreo sa snimanjem slika, a kamoli s dodacima za snimanje slika. Dakle, i za ovu želim biti jasno da nisam imao puno iskustva s ovom vrstom tijeka rada.

Za one koji (poput mene) nisu svjesni snimanja slike, to je značajka na Macu koja se pojavljuje kad god premještate slike na svoj Mac s uređaja. To znači da ste spojili kameru izravno na svoj Mac i premještate datoteke s nje na svoj Mac. To može biti doslovna kamera kao i iPhone ili iPad.

Slično dodacima za ispis, dodaci za snimanje slike su automatizacije koje su dostupne samo u dijaloškom okviru Image Capture. Vrlo su specifični.

Međutim, ako često uvozite slike na svoj Mac, vjerojatno ćete se zavaravati da niste znali za ovo.

Možete koristiti dodatke za snimanje slika kako biste automatski preimenovali slike dok ih uvozite, pretvorili ih u a različite vrste slika, izrezati ih, promijeniti im veličinu, primijeniti filtere na njih, premjestiti ih u određene mape i još mnogo toga više.

Unatoč tome što su tako niski, vidim da su dodaci za snimanje slika jedan od najkorisnijih vrsta tijeka rada Automatora. Za fotografe bi ovo mogao biti dar od Boga.

Kada koristiti dodatke za snimanje slika

Opet, nema se tu što puno reći. Prilično je jasno kada koristiti dodatke za snimanje slika u odnosu na druge vrste tijeka rada Automator.

Najbolje vrijeme za korištenje dodataka za snimanje slika je kada želite automatizirati dio svoje rutine kada koristite Image Capture. Ako stalno preimenujete datoteke, obrežete određene slike cijelo vrijeme ili organizirate datoteke koje uvozite, vjerojatno sve to možete ubrzati s dodatcima za snimanje slika.

Inače, ne biste trebali koristiti dodatke za snimanje slika!

Vrste tijeka rada automatatora: naredbe za diktiranje

Posljednji od tipova tijeka rada Automatora su naredbe za diktiranje. Pominjali smo ih kroz ovaj post i konačno smo došli do njih.

Naredbe za diktiranje su tijekovi rada koji se pokreću svaki put kada izgovorite njihovu ključnu frazu u značajku diktiranja vašeg Maca. Da biste aktivirali ovu značajku, pritisnite fn ključ dvaput. Odobrite dijaloške okvire koji se pojavljuju, a zatim razgovarajte sa svojim Macom.

Prilikom izrade naredbe za diktiranje, možete odabrati ključnu frazu na vrhu uređivača.

Izgovaranje te ključne fraze nakon aktiviranja Diktata pokrenut će tijek rada koji prilažete toj frazi.

Osim toga, nema razlike između naredbi za diktiranje i drugih vrsta tijeka rada Automatora. To je aktivacija koja je različita.

Kada koristiti naredbe za diktiranje

Postoji nekoliko razloga zašto biste mogli htjeti koristiti naredbe za diktiranje umjesto uobičajenih vrsta tijeka rada Automator-a kao što su Brze radnje i Aplikacije.

Prvi je cool faktor. Možete postaviti zabavnu naredbu za diktiranje, a zatim je pokrenuti kasnije pred svojim prijateljima kako biste ih impresionirali.

Na primjer, možete mapirati ovu naredbu terminala, koji igra Star Wars u aplikaciji Terminal, na naredbu za diktiranje. Zatim, da biste impresionirali svoje prijatelje, možete reći: "Računalo, igraj Star Wars Episode IV".

Također biste mogli koristiti ovu naredbu terminala za razgovor sa svojim Macom. Samo postavite ključnu frazu poput: "Kako si s računalom?" Zatim neka automatski odgovor kaže: "Samo dobro, a vi ste korisnik?"

Ako se pitate: "Zašto bi itko to želio učiniti?" možda ste na krivom blogu.

Druga upotreba naredbi za diktiranje je dodavanje glasovnih naredbi koje Siri još nema. Da budemo jasni, ne možete pokrenuti naredbe za diktiranje iz Siri. No budući da se Siri i Diktiranje aktiviraju na sličan način, naredbama za diktiranje možete pristupiti sa sličnog načina razmišljanja.

Konačno, naredbe za diktiranje mogu se koristiti u svrhu pristupačnosti. Ako se vi ili netko koga poznajete oslanjate na glasovne naredbe za korištenje svog Maca, to može biti iznimno moćno za tu osobu.

Koristite Automator vrste tijeka rada da promijenite način na koji koristite svoj Mac

I to je to! To je osam različitih tipova tijeka rada Automator-a i različite situacije u kojima se najbolje koriste. Odabirom i kombiniranjem na kreativne načine možete povećati svoju produktivnost na Macu.

Kao što je spomenuto, pokrivao sam i nastavit ću pokrivati ​​više savjeta, trikova i vodiča za korištenje aplikacija Automator i Shortcuts na Macu i iPhoneu tijekom sljedećih nekoliko tjedana. Stoga se svakako uključite blogu AppleToolBox za te postove!

Također, približavamo se kolovozu i rujnu, što znači da će glasine o iPhoneu 13 uskoro početi pljuštati. Svakako se pretplatite na naš newsletter kako biste primali najnovije vijesti o svemu tome!

Vidimo se onda!