Kako arhivirati i sigurnosno kopirati e-poštu na vašem Macu

Nitko ne voli pretrpanu pristiglu poštu. Ali nema potrebe držati stare e-poruke u pristigloj pošti samo zato što ih je strah izbrisati. Aplikacija Mail na vašem Mac računalu—kao većina popularnih aplikacija za e-poštu—dopušta vam arhiviranje e-pošte kako biste ih sakrili iz pristigle pošte bez da ih zauvijek izgubite.

Ako vaš sandučić treba proljetno očistiti i brinete se hoćete li izbrisati nešto važno, u nastavku saznajte kako arhivirati svoje e-poruke. Također ćemo vam pokazati kako napraviti sigurnosnu kopiju e-pošte lokalno, tako da ih nećete izgubiti čak i ako izbrišete svoj račun e-pošte.

Povezano:

• Mail ne radi u macOS Catalina, kako to popraviti
• Aplikacija Mail se uvijek preuzima na Macu? Kako popraviti
• Gdje su arhivirane poruke pohranjene u pošti na macOS-u?
• 21 Apple Mail savjeta i trikova koje možda niste znali za iOS i macOS

Što znači arhiviranje u aplikaciji Mail?

Svi znamo što se događa kada izbrišete e-poštu: ta se poruka premješta u mapu za smeće prije nego što kratko vrijeme kasnije zauvijek nestane.

Nasuprot tome, kada arhivirate e-poštu na svom Macu, ona se premješta u zasebnu mapu, ali se nikada ne briše. Sve svoje arhivirane e-poruke možete pregledavati u bilo kojem trenutku pregledavajući mapu arhive. Oni ostaju u toj mapi dok ih ne odlučite izbrisati.

Čak što je povoljnije, možete potražite poruke u aplikaciji Mail i automatski pretražuje vaše arhivirane e-poruke kao i vašu pristiglu poštu.

Zamislite da arhivirate e-poštu kao da je pohranite u ormar za dokumente. Nikada ga više ne trebate pogledati, ali znate da ga imate ako vam zatreba.

Dobra je ideja arhivirati fakture, potvrde rezervacija, e-poruke korisničke podrške i sve druge službene dokumente na koje ćete se možda morati ponovo pozvati u budućnosti.

Kako arhivirati e-poštu u aplikaciji Mail

Arhiviranje e-pošte u aplikaciji macOS Mail je jednostavno. Samo odaberite e-poštu u svojoj pristigloj pošti i kliknite na Arhiva ikona iznad pregleda poruke, izgleda kao kutija za pohranu.

Ako vaš Mac ima Touch Bar iznad tipkovnice, možete i dodirnuti Arhiva ikona koja se pojavljuje na Touch Baru kada odaberete e-poštu.

Alternativno, pritisnite Control i pritisnite e-poštu i odaberite Arhiva iz skočnog izbornika.

Također možete odabrati e-poštu i otići na Poruka > Arhiva iz trake izbornika.

Ili, za napredne korisnike, odaberite e-poštu i pritisnite Ctrl + Cmd + A da ga odmah arhivirate.

Arhivirajte poruke prema zadanim postavkama

Ako želite prijeći prstom preko poruka kako biste ih arhivirali, morate to postaviti kao zadanu radnju za odbacivanje e-poruka. Da biste to učinili, pokrenite Mail aplikaciju i idite na Pošta > Postavke iz trake izbornika. Idite na Pregledavanje karticu, a zatim postavite Premjestite odbačene poruke red do Arhiva.

Sada možete s dva prsta prijeći ulijevo preko e-pošte da ih brzo arhivirate.

Postavljanje Arhiva kao zadane radnje također znači da možete arhivirati e-poštu izravno iz obavijesti na svom Macu. Da biste to učinili, kliknite Opcije > Arhiva kada se u gornjem desnom kutu pojavi upozorenje Mail.

Ako ne vidite ovu opciju, idite na Postavke sustava > Obavijesti i uvjerite se Upozorenja su uključeni za Mail.

Kako pronaći arhivirane e-poruke u aplikaciji Mail

Glavna prednost arhiviranja e-pošte, umjesto njihovog brisanja, jest ta što ih je lako pronaći ako vam zatrebaju u budućnosti. Postoji nekoliko načina da pronađite arhivirane e-poruke na svom Macu ako ih trebate.

Kada arhivirate e-poštu u macOS-u, aplikacija Mail stvara arhiviranu mapu na vašem računu e-pošte. Svaka druga e-pošta koju odlučite arhivirati s tog računa također ide u ovu mapu.

Mail stvara zasebne arhivske mape za svaki od vaših računa e-pošte. Ali također možete vidjeti sve svoje arhivirane e-poruke sa svakog računa u isto vrijeme u mapi All Archive.

Najbrži način da pronađete arhiviranu e-poštu je da je potražite pomoću povećalo u gornjem desnom kutu aplikacije Mail.

Popis rezultata pokazuje gdje se svaka e-poruka nalazi i uključuje e-poštu iz vaših arhivskih mapa ako se bilo koja od njih podudara s pojmovima za pretraživanje.

Alternativno, možete dodati mape Arhiva na svoju bočnu traku i ručno se pomicati kroz njih kako biste pronašli e-poštu.

Ako na bočnoj traci ne vidite mapu Arhiva, kliknite na Dodati gumb pored Favoriti. Zatim odaberite dodavanje Sva arhiva s popisa poštanskih sandučića u padajućem izborniku i kliknite u redu.

Sada kliknite Sva arhiva na bočnoj traci za pregled svih vaših arhiviranih e-poruka.

Ako uopće ne vidite bočnu traku, pritisnite Shift + Cmd + M da to otkrije.

Kako napraviti sigurnosnu kopiju e-pošte na Macu

Kada koristite Mail za arhiviranje e-pošte na svom Macu, te se e-poruke i dalje spremaju na poslužitelje vašeg davatelja e-pošte. To znači da ćete izgubiti sve svoje arhivirane e-poruke ako izbrišete svoj račun e-pošte ili zaboravite lozinku.

Naravno, to se ne događa često. Ali ako želite biti sigurni da nikada ne izgubite svoje arhivirane e-poruke, trebali biste izraditi i njihovu lokalnu sigurnosnu kopiju.

To je lako učiniti izvozom arhivskog poštanskog sandučića iz aplikacije Mail.

Da biste to učinili, otvorite Mail i pritisnite Control-klik Arhiva ili Sva arhiva poštanski sandučić na bočnoj traci, a zatim odaberite Izvoz poštanskog sandučića.

Odaberite odredište za spremanje izvezenih arhivskih e-poruka. Ovisno o tome koliko ste e-poruka arhivirali tijekom godina – i koliko velikih privitaka ima – vaš izvezeni poštanski sandučić mogao bi zauzeti dosta prostora na vašem Macu.

Izvoz poštanskog sandučića na ovaj način ne briše nijednu poruku s vašeg računa e-pošte, već samo stvara lokalnu kopiju tih e-poruka na vašem Macu.

Trebali biste redovito izvoziti svoj poštanski sandučić kako biste zadržali ažurnu sigurnosnu kopiju svojih arhiviranih e-poruka.

Saznajte još više savjeta za korištenje pošte na Macu

Arhiviranje e-pošte na vašem Macu izvrstan je način da očistite svoju pristiglu poštu bez gubitka pristupa važnim porukama. Ali arhiviranje e-pošte samo je jedan od načina da poboljšate način na koji koristite Mail na svom Macu.

Pogledajte naš popis Savjeti i trikovi poštom kako biste saznali više korisnih stvari kao što je kako prilagoditi alatnu traku, smanjiti broj obavijesti koje primate ili uvesti pametna pravila kako bi se vaš poštanski sandučić sam organizirao.