Mivel sok digitális információ érkezik és érkezik ki az eszközeiből, az elektronikus fájlok kezelése meglehetősen nehéz feladat lehet. Ezek a fájlok megállás nélkül és gyakran sietve mozognak egyik helyről a másikra. Jó dolog, hogy a technológia utolérte ezeket a problémákat.
Fájlszervezés 101
A technológia a megosztást, a tárolást és a visszakeresést hatékonysá és kevésbé problémamentessé teszi. A szükséges fájlokhoz való zökkenőmentes hozzáférés most lehetővé válik. Ez a cikk néhány alapvető tippet tárgyal a fájlkezelés hatékonyságának javításához és a dolgok rendezéséhez.
1. Improvizálja a fájlmegosztási folyamatot
Ha a hatékony fájlszervezésről beszél, akkor nem csak a tárolásról beszél. Az a legjobb, ha foglalkozik azzal, hogyan kezeli, küldi el vagy osztja meg ezeket a dokumentumokat az osztály tagjaival.
Egyrészt a faxolás egy szabványos dokumentummegosztási módszer, amelyet a vállalati világban mindenki naponta alkalmaz. A pénzügyekhez, a joghoz és a kormányzathoz tartozó intézmények ezt szokták a kommunikáció egyik eszközeként használni. Mi van, ha van mód a benne rejlő lehetőségek maximalizálására, miközben a fájlmegosztást hatékony folyamattá teszi, mint pl fax fax nélkül? Nem segítene megszervezni a dolgokat az iroda körül?
Ha a fájlmegosztási folyamat a munkahelyen belül történik, létrehozhat fájlszervert vagy fájlmegosztó hálózatot. Segítene a hozzáféréssel rendelkező embereknek a fájljaik lekérésében.
2. Tárolja a dokumentumokat egyetlen helyen
Az iratrendezés kérdése már régóta foglalkoztatja a vállalkozásokat. Ez egyre nagyobb aggodalomra ad okot a vállalatok körében, mert sok elektronikus fájljuk gyakran elvész a tárolás és az átvitel során. Ez a probléma tovább bonyolítja a helyzetet, mert a vállalkozások hajlamosak sok fájlt megosztani munkatársaikkal.
Ennek leküzdésére a szakértők egyetlen gyökérmappa létrehozását javasolják, amely lehetővé teszi a lekérni kívánt fájlok könnyű elérését. Ezzel a módszerrel az összes munkafájlt egy mappában tárolja. PC-felhasználók számára az alapértelmezett a Saját dokumentumok.
Megosztott környezetben létrehozhat egy Megosztott dokumentumok mappát is. Mindkét folyamat lehetővé teszi kollégái számára, hogy a kezdetektől fogva megtalálják a lényeges fájlokat. Ezenkívül ez megnyitja az utat az egyszerű biztonsági mentéshez és archiváláshoz, amikor a tárhely kifogy.
Olvassa el még: A 13 legjobb ingyenes fájlkezelő a Windows 10 rendszerhez 2021-ben
3. Kerülje a fájlok asztali tárolását
Ez a téma a fenti második pont folytatása. Ne feledje, hogy az asztal nem lehet a fájlok elsődleges tárhelye. Ehelyett tisztának és rendezettnek kell lennie. Ha sok fájlt elhelyezünk és elhagyunk, az egész hely zsúfoltnak tűnik.
Ezenkívül úgy tűnhet, hogy a munkaterület tisztítása időigényes erőfeszítés lehet. Erősen rendezetlen asztal esetén ajánlatos olyan alkalmazásokat használni, amelyek segítenek a dokumentumok törlésében és rendezésében.
4. Kövesse a megállapított fájlelnevezési irányelveket
Mielőtt elmentené a munkáját fájlokat a felhőtárhelyen vagy gyökérmappát, próbálja meg megfigyelni a létrehozott fájlelnevezési sémákat. Általában a vállalatok megpróbálják megoldani az egyes részlegeken mozgó dokumentumok ezrei közötti széthúzást a fájlelnevezésre vonatkozó szabályok és irányelvek megállapításával. Vegye figyelembe az ismert karaktereket, például az aláhúzásjeleket, a kötőjeleket és a pontokat.
Szokásos rövidítések és leíró nevek használata is javasolt. Ne felejtsen el dátumokat megadni, és ha kell, legyen pontos. A fájlok elnevezésének célja a tartalom helyes megmondása anélkül, hogy meg kellene nyitni őket. Követhet néhány szabványos elnevezési konvenciót, például a következőket:
- A dokumentum dátuma szerint;
- dokumentumtípus szerint; és
- Osztályonként vagy cégenként.
Például, ha a fájl egy lejárt levélről szól, választhat valamit, ami megfelelően megfelel az üzenetnek. Ha mindez elsöprőnek tűnik, mindig emlékeztesd arra, hogy ezek az apró részletek segítenek a fájlok azonosításában és visszakeresésében.
Olvassa el még: 11 legjobb fájlmegsemmisítő szoftver Mac rendszerhez 2021-ben
5. Rendszeresen készítsen biztonsági másolatot a fájlokról
Az adatok biztonsági mentése elengedhetetlen része az üzleti folyamatok zökkenőmentes áramlásának és a folytonosságnak. Megvédi a vállalatot az olyan sajnálatos eseményektől, mint például az adatvesztés, amely a következők következménye lehet:
- Malware támadás;
- A meghajtók károsodása;
- Ellopott tárolómeghajtók;
- Ransomware támadás;
- Tárhelyfiókok feltörése; és
- Fájl törlése.
Ezek a dolgok elkerülhetők, ha létrehoz egy biztonsági mentési protokollt. Ahhoz, hogy megfelelő védelmet biztosítson vállalkozása számára, átfogó adatmentési rendszert kell bevezetnie az alábbi folyamatok szerint:
- Rendszeresen készítsen biztonsági mentést az adatokról;
- Adatok tárolása meghajtókon és felhőszolgáltatásokon; és
- Legyen jelszó a mappákhoz és fájlokhoz
- Tartsa a tárolómeghajtókat privát helyen.
Ha bármilyen adatvesztés üzleti zavart okozna, készítsen biztonsági másolatot a szükséges dokumentumokról. A törölt fájlok helyreállíthatók ha telepíted helyreállítási szoftver. Az üzleti tranzakció bizonyos részletei azonban nagy valószínűséggel nem állíthatók vissza, ha a tárolófájlokat feltörik, megsérülnek vagy elveszik.
6. Törölje a régi, szükségtelen fájlokat
A régi fájlok törlése idegtépő dolog lehet. Azonban azt is figyelembe kell vennie, hogy ezek a szükségtelen dokumentumok rendetlenséget okoznak az amúgy is rendetlen fájlrendszerben. Tekintse át vállalata fájlok törlésére vonatkozó irányelveit, és győződjön meg arról, hogy nem lesz többé szüksége ezekre az üzleti fájlokra.
Ha nem biztos benne, hozzon létre egy mappát a gyökérmappán belül, és nevezze el „inaktív” vagy „régi” elnevezéssel. Tárolja a régi fájlokat a mappában, amíg meg nem gyõzõdik arról, hogy többé nem használja.
7. Hozzon létre parancsikonokat és kedvenceket
Ezek a funkciók nagyszerűek a mindennap használt fájlokhoz és mappákhoz. Ahelyett, hogy számtalan tárolóhely között ásna utat, próbáljon meg hozzáférést biztosítani ezekhez a fájlokhoz. Ez lehet a Finder lap körül Mac-felhasználók számára, vagy a File Explorer oldalsávja környékén, ha számítógépet használ. Ha ezeket a lehetőségeket használja, a fájlkeresés gyerekjáték lesz.
Olvassa el még: 22 legjobb ingyenes illesztőprogram-frissítő Windows 10, 8, 7 rendszerhez 2021-ben [Frissítve]
Záró gondolatok: A szervezés kulcsfontosságú
Fontos, hogy mindig emlékezzen arra, hogy a legjobb, ha folyamatosan frissíti és rendszerezi fájljait, hogy fenntartsa a kohéziót, bárhol is tárolja dokumentumait. Itt az elsődleges célja annak garantálása, hogy a fájlkezelő rendszerben a létrehozása után is megtalálja, amit keres.
Ezenkívül az elektronikus fájlok megfelelő kezelése és rendszerezése kétségtelenül kritikus fontosságú a megosztott környezet beállításában. Ha kollégái nincsenek a közelben, gyorsan megkeresheti és elérheti az általuk létrehozott fájlokat.
A mindennapi feladatai során vegye figyelembe az itt említett ötleteket a fájlok rendezéséhez. Hosszú távon ez kényelmes lesz az Ön és szervezete számára.