A koronavírus-járvány új kihívásokat hozott, különösen az otthoni munkavégzés terén. Ez különösen nehéz lehet, ha egy csapat együtt próbál dolgozni egy projekten. A virtuális együttműködés a modern munkakörnyezet új szokásossá vált, mivel a csapatok több helyről vagy akár kontinensről próbálnak dolgozni.
A Google Dokumentumok egy nagyszerű együttműködési eszköz, amely rugalmas a csapatmunkához, és könnyen elérhető, akár okostelefonról is. Ezzel a rugalmassággal azonban továbbra is szükség van az e-mail integrációra. Az e-mailek alapvető üzleti kommunikációs eszközzé váltak. Számos e-mail a kukába került, és néhányat jobb, ha archiválunk. A megerősítő eszközökkel végzett munka során előfordulhat, hogy bizonyos változtatásokat végre kell hajtani, vagy meg kell tekinteniük a csapat többi tagjának. Ez a funkció hasznos lehet az értekezlet-meghívások nyomon követéséhez, az ütemezések e-mailben küldéséhez és még sok máshoz.
Az e-mailek integrálása a Google Dokumentumokba
A Google rendelkezik néhány funkcióval, amelyek segítenek a Google-dokumentumok és az e-mailek egyesítésében. Az első lehetőséghez kövesse az alábbi lépéseket.
Dokumentumkészítés engedélyezése
Jelentkezzen be Gmail-fiókjába, és kattintson a fogaskerék alakú ikonra a jobb felső sarokban. Ezt követően kattintson a beállításokra. A felső rész közelében kattintson a Labs fülre, és lassan görgessen lefelé. Dokumentum létrehozásához kattintson az Engedélyezés gombra. Ezt követően mentse el a végrehajtott változtatásokat. Ezért ha legközelebb el szeretné menteni e-mailjeit a Google-dokumentumokba, egyszerűen kattintson a további gombra. Ez a gomb az üzenetolvasó panel felső részén található. Ezután kattintson a Dokumentum létrehozása gombra. Megnyílik egy lap, és onnan nagyon könnyű szerkeszteni vagy menteni. Akár pdf-be vagy más fájlformátumba is exportálhat.
Google dokumentum melléklet
A második lehetőség, hogy kattintson a Fájl fülre a Google-dokumentumban, görgessen lefelé, és megjelenik az „E-mail mellékletként” opció. Miután kiválasztotta ezt az opciót, egy felugró e-mail ablak jelenik meg az alábbi ábrán látható módon. Itt megadhatja annak a tagnak az e-mail címét, akinek el kívánja küldeni a dokumentumot, valamint a dokumentum megosztása előtt üzenetet is beírhat a törzsbe. Ezt az integrációt a Google segítette elő. A Google-dokumentumok eléréséhez használt Gmail-fiókot fogja használni az e-mail küldéséhez.
A Google-dokumentumok integrálhatók és e-mailekké konvertálhatók, ha hozzáadunk egy Google Chrome-bővítményt a Chrome webáruházból, majd kiválasztjuk a bővítményt. A Google bővítmény letöltése után adja hozzá. Ekkor megjelenik a „Megnyitás a Gmailben” feliratú gomb. Amint rákattint erre a gombra, megjelenik egy felugró ablak, amely azt mondja: „Átalakítás folyik Google-dokumentum az e-mailbe.” Ezt követően visszaigazolást kap arról, hogy Google-dokumentumát Gmail vagy Google-alkalmazásként küldte el email.
Chrome bővítmény
Az e-mailek integrálhatók a Google-dokumentumokkal is, ha Chrome-bővítményt adnak hozzá az e-mailek szerkesztéséhez a Google-dokumentumokban, megkaphatja a Chrome-bővítményt. Ez a bővítmény az e-mailek szerkesztésének luxusát kínálja a Google Dokumentumokban. Miután letöltötte a bővítményt, kattintson a bővítmény hozzáadása gombra.
Miután megnyitotta az e-mail ellenőrzést, és kattintson a „Szerkesztés a Google Dokumentumokban” ikonra a Google alkalmazási e-mailjében vagy a Gmailben. Kaphat egy értesítést, amely a Google meghajtóhoz való hozzáférés engedélyezését kéri. Válassza a Google Drive-fiók hozzáadása lehetőséget. Ez döntő fontosságú lesz, ha az e-maileket a Google meghajtóra szeretné menteni, miután szerkesztette az e-maileket a Google Dokumentumokban. Ez a funkció különösen hasznos, ha nagy csapattal dolgozik egy projekten.
Élvezze a könnyebb, megerősítő munkafolyamatot
Ezek a Google-dokumentumok és e-mailek integrálásának néhány módja közé tartoznak. Élvezheti a további funkciókat, és optimalizálhatja termelékenységét, ha zökkenőmentesen dolgozik, és online együttműködik más projektcsapatokkal.