Számok használata Mac rendszeren: Speciális technikák

Néhány héttel ezelőtt foglalkoztunk az alapvető technikákat a Numbers Mac rendszeren való használatához. Ha lemaradt volna erről a bejegyzésről, megvizsgáltuk a Numbers funkcióit, például képleteket, sablonokat, lapokat és rendezést.

Ma ezt a bejegyzést kibővítjük a fejlettebb technikák bemutatásával. Ha nem ismeri az első bejegyzésben tárgyalt témákat, erősen javaslom, hogy olvassa el, mielőtt feldolgozná ezt. Azok számára, akik azonban kezdik kényelmesen kezelni a számokat, és szeretnék bővíteni szakmai tudásukat, ez a bejegyzés neked szól.

Ebben a bejegyzésben olyan fejlett technikákat fogunk megvizsgálni, mint például diagramok, pivot táblák, szűrés és feltételes formázás hozzáadása, valamint a számok kombinálásának lehetőségeinek feltárása AppleScript. Ez egy kis „szintemelkedés” lesz, szóval készülj fel, és kezdjük is!

A Numbers használata Mac rendszeren: Speciális technikák

Pivot táblák

Az első dolog, amellyel foglalkozni fogunk, egy olyan funkció, amely viszonylag új a Numbers Mac-en: Pivot táblák. Régebben ez olyan szolgáltatás volt, amelyet csak az Excel-felhasználók élvezhettek. De a legutóbbi frissítések során az Apple bemutatta a pivot táblákat a Mac számára.

Tehát mik azok a pivot táblák? Azok számára, akik nem ismerik, a pivot tábla olyan, mint egy szabványos adattábla, kivéve, hogy interaktív. A pivot tábla interaktív elemei lehetővé teszik a táblázatban lévő adatok gyors rendszerezését, szűrését, rendezését és jobb megértését.

Például egy tipikus Numbers-táblázatban több olyan adatsort és -oszlopot láthat, amelyekből bármilyen szervezett is legyen, valószínűleg nehéz gyorsan betekintést nyerni. Így ezt az adattáblázatot leképezheti egy pivot táblára, amely gyorsan megjeleníti az adatok összegzését, megmutatja az adatok közötti kapcsolatokat, és így tovább.

Pivot tábla létrehozásához a Numbersben először szüksége lesz egy táblázatra vagy adattartományra. Egy adattartomány csak egy adatsor vagy -oszlop, míg a táblázat sorok és oszlopok sorozata.

Válassza ki a tartományt vagy táblázatot, majd kattintson Pivot tábla a képernyő tetején található eszköztárban. A rendszer felkéri, hogy válasszon a következő négy lehetőség közül:

• Új lapon: Ezzel létrehoz egy új lapot, amely tartalmazza a kimutatási táblát. Ez vizuálisan elválasztja a táblázatot és a pivot táblát, hogy rendszerezve tartsa a dolgokat.
• Az aktuális lapon: Ezzel hozzáadja a pivot táblát az éppen használt munkalaphoz, lehetővé téve a táblázat és a kimutatás egyidejű megtekintését.
• Az új munkalapon lévő kijelölt cellákhoz: Ha nem szeretne kimutatástáblázatot létrehozni táblázat segítségével, akkor ehelyett kiválaszthat egy tartományt. Ha ezt a lehetőséget választja, egy kimutatástáblázatot hoz létre a tartományhoz egy új munkalapon.
• Az aktuális munkalapon lévő kijelölt cellákhoz: Végül, ahogy az várható volt, ez az opció a kiválasztott cellatartományt veszi, és pivot táblát hoz létre hozzájuk az aktuális számlapon.

A pivot táblák megismerésének legjobb módja, ha elkezdi létrehozni és kísérletezni velük. Ebben a bejegyzésben nincs időnk ennél sokkal mélyebbre menni, de a jövőben készítünk egy bejegyzést a pivot táblákról, amelyek részletesebben megvizsgálják azokat. Szóval maradj velünk!

Diagramok készítése

A következő speciális technika, amelyet meg szeretne tanulni a Numbers Mac rendszeren való használatakor, a diagramok létrehozása. Bár a diagramok nem feltétlenül szükségesek a Numbers használatakor, nagyszerű vizualizációs eszközt jelentenek.

Azok számára, akik nem ismerik a diagramokat, azok egy módot jelentenek az adatok táblázatba foglalására és vizuálisabb megjelenítésére. Ez kiválóan alkalmas arra, hogy gyors betekintést nyerjen, és megmutassa adatait a nem műszaki szakembereknek. Ha például nyomon követte a kiadásokat a Numbers szolgáltatásban, és meg kell jelenítenie ezeket a költségeket egy konferencia során, létrehozhat egy diagramot, és bemutathatja azt egy prezentációban.

Diagram létrehozása a Numbers alkalmazásban rendkívül egyszerű. Csak válassza ki a Diagram opciót az eszköztárról, és válasszon 2D, 3D vagy interaktív diagramot az adatkészlethez. Ha nem biztos abban, hogy mit kezdjen, akkor valószínűleg a legjobb, ha marad a 2D opciónál.

Ebben a bejegyzésben ismét nincs elég időnk ahhoz, hogy elmélyüljünk a diagramkészítésben. De általában a kördiagramok és az oszlopdiagramok nagyszerű választás. A kördiagramok segítenek a százalékok és mennyiségek megjelenítésében, míg az oszlopdiagramok jobbak a dolgok vizuális hierarchiában történő összehasonlítására.

Csakúgy, mint a pivot táblák esetében, ez is segít a különféle diagramopciókkal való kísérletezésben. Tehát hozzon létre egy adatkészletet, és kezdjen el diagramokat készíteni az adatkészlet alapján.

Is! Egy utolsó tanács. Ha olyan diagramot hoz létre, amelynek X és Y tengelye van (például az oszlopdiagramoknál van ilyen), próbáljon meg állandó számokat tartani az X tengelyen, és változó számokat az Y tengelyen. Bevett gyakorlat például, hogy az X tengelyre időváltozókat (hónapok, évek, hetek, negyedévek stb.), az Y tengelyre pedig pénzügyi értékeket (valuták, bevételek, kiadások, veszteségek, növekedés stb.) helyeznek.

Feltételes kiemelés a Numbers alkalmazásban Macen

Egy másik fontos technika, amelyet el kell sajátítani a Numbers Mac rendszeren, a feltételes kiemelés. Amint azt már észrevette, formázhatja a tartalmat a celláiban. Módosíthatja egy cella háttérszínét, módosíthatja a betűtípus színét és típusát stb.

A diagramokhoz hasonlóan a formázás is használható az adatok vizuális rendszerezésére. A színkódolási adatbevitellel gyorsan megkülönböztetheti a pozitív és negatív értékeket, dátumokat és dollárösszegeket, ügyfeleket stb.

Természetesen ennek a formázásnak a manuális megváltoztatása sok időt vehet igénybe. Itt jön be a feltételes kiemelés. Lehetővé teszi olyan automatikus szabályok létrehozását, amelyek azonnal megváltoztatják a cellák formázását. Tehát ha rendelkezik A, B és C kliensekkel, létrehozhat szabályokat úgy, hogy minden A bejegyzés zöld, minden B bejegyzés kék, és minden C bejegyzés piros.

Feltételes kiemelési szabályok beállításához jelöljön ki egy cellát, cellatartományt vagy egy teljes oszlopot/sort. Ezután kattintson Formátum a Számok képernyő jobb felső sarkában. Ennek meg kell jelennie (nem elrejteni) a Formátum panelt a képernyő jobb oldalán.

A panel tetején válassza a lehetőséget Sejt. Ezután kattintson Feltételes kiemelés…

Válassza ki Szabály hozzáadása. Ezután létrehozhat egy szabályt, amely számokon, szövegen, dátumokon és így tovább. Minden szabálytípusnak megvannak a saját paraméterei, ezért válassza ki az igényeinek leginkább megfelelőt. Például, ha azt szeretné, hogy minden „A ügyfél” szövegű cella zöld legyen, akkor ezt választja Szöveg > Van…

Természetesen ezeket a szabályokat igényeinek megfelelően módosíthatja. Ha azonban úgy állítja be, mint én, akkor bármikor, amikor beírja az „A kliens” szót egy cellába ezekkel a feltételes kiemelési szabályokkal, a háttérszín azonnal zöldre vált.

Hogy egyértelmű legyen, ez nem feltétlenül változtatja meg az adatok vagy a táblázat funkcióját. Egyszerűen segít a dolgok vizuális tisztázásában, és időt takarít meg.

Számok formázása

A feltételes kiemeléshez hasonlóan a számok formázása a Numbers alkalmazásban Mac rendszeren. Alapértelmezés szerint a Numbersbe beírt összes szám viszonylag hasonlónak fog kinézni. Nem szabad azonban minden számot egyformán formázni. Lesz dátumok, időpontok, pénznemek és százalékok.

Annak érdekében, hogy ezek a számok úgy nézzenek ki, ahogyan azt rendelték, beállíthat szabályokat a különböző cellák és tartományok formázására. Ennek beállításához meg kell győződnie arról, hogy a Formátum oldalsáv nyitva van, és választania kell Sejt ismét ebben az oldalsávban.

Észre fogja venni, hogy az oldalsáv ezen részének tetején egy legördülő menü található Adatformátum. Amikor kiválasztja ezt a legördülő menüt, a következő lehetőségek jelennek meg:

Innen csak annyit kell tennie, hogy kiválasztja a kiválasztott cellákhoz használni kívánt formázást. Ettől kezdve a cellák automatikusan megfelelő formázásra kerülnek.

És ha úgy dönt Szám a legördülő menüből még azt is kiválaszthatja, hogy hány tizedesjegy jelenjen meg. Ez nagyon hasznos lehet az információknak a kívánt módon történő megjelenítéséhez.

Szűrő

Egy másik hasznos megjelenítési lehetőség a Numbers Mac gépen alkalmazásban a szűrés. A szűrés a pivot táblákhoz hasonlóan lehetővé teszi, hogy csak az Ön számára releváns információkat jelenítse meg. A szűréssel például elrejtheti azokat a kiadásokat, amelyeket nem engedhet meg magának, csak azokat az ügyfeleket jelenítheti meg, amelyekkel tartozik, vagy megjelenítheti az összes közelgő bejegyzést.

Más szóval, lehetővé teszi az összes adat kitöltését, majd a kiválasztott szabályok alapján történő szűrését.

A szűrési szabályok létrehozásakor két lehetőség közül választhat:

• Gyors szűrők: Ezek automatikusan generált szűrési szabályok, amelyek a táblázatban megadott adatok alapján jelennek meg. Hasznosak, ha csak gyorsan szeretne kiszűrni bizonyos információkat, és nem feltétlenül szeretné az adatkészletet meghatározott módon rendszerezni.
• Szűrési szabályok: A szűrési szabályok viszont olyan szabályok, amelyeket a táblához/adatkészlethez hoz létre. Állandóbbak, strukturáltabbak, és bármikor elérhetők, amikor csak szüksége van rájuk.

A gyorsszűrők használatához válasszon ki egy adatoszlopot vagy egy adott cellát, vigye az egérmutatót a megfelelő oszlopbetű fölé, majd kattintson az oszlop betűje mellett megjelenő nyílra. Ez előhoz egy legördülő menüt, amelyen megtalálja Gyors szűrő lehetőségek.

Jelölje ki, majd válasszon az elérhető szűrési lehetőségek közül a látható adatok módosításához. Az adatok nem törlődnek vagy módosulnak, csak el vannak rejtve.

A szűrési szabályokhoz válassza ki a szűrni kívánt oszlopot, sort vagy cellákat. Ezután kattintson rájuk a jobb gombbal, és válassza ki Szűrőbeállítások megjelenítése.

Ezután az oldalsávon (amelynek meg kellett volna változnia a szűrési lehetőségek megjelenítéséhez) hozzáadhat egy szűrőt egy választott oszlophoz. Csakúgy, mint a feltételes kiemelésnél, létrehozhat szabályokat, amelyek lehetővé teszik az adatok stratégiai megjelenítését/elrejtését.

A COUNTIF elsajátítása a Numbers alkalmazásban Macen

A Mac gép Numbers egyik leghatékonyabb funkciója a COUNTIF. Technikailag vannak más „IF” funkciók is, de ha megérti a COUNTIF működését, a többit is kitalálja.

Lényegében a COUNTIF lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy egy képletet alkalmazzanak egy számtartományra, de kizárják azokat a számokat is, amelyek nem felelnek meg bizonyos feltételeknek. Tehát „SZÁMOLJA” a számokat, „HA” megfelelnek a feltételeknek.

Használhatja ezt például arra, hogy csak a 100 dollárnál nagyobb eladásait számolja, figyelmen kívül hagyja azokat az ügyfeleket, akik kevesebbet költöttek 10 dollárnál, vagy csak azokat a kifizetéseket nézze meg, amelyeket még nem dolgoztak fel.

COUNTIF függvény használatához kattintson a gombra Beszúrás majd a képernyő tetején Képlet, akkor Új Formula. Ez megváltoztatja az oldalsávot, hogy megjelenítse az összes elérhető képletet. Ennek az oldalsó panelnek a keresősávjába írja be az „IF” kifejezést, és nyomja meg a gombot Visszatérés.

Amikor ezt megteszi, olyan függvények jelennek meg, mint az IF, SUMIF, AVERAGEIF és természetesen a COUNTIF. Ezek mind olyan funkciók, amelyek kihasználják az IF funkciót, ezért csak válassza ki az igényeinek megfelelőt.

Észre fogja venni, hogy vannak „-IFS” funkciók is. Ezek többé-kevésbé ugyanúgy működnek, kivéve, hogy lehetővé teszik több gyűjtemény ellenőrzését több gyűjteményhez, nem pedig egyetlen gyűjteményt egyetlen feltételhez.

A VLOOKUP használata

A következő a VLOOKUP. A VLOOKUP az Excel alapvető funkciója, és a Mac gépen a Numbers alkalmazást használók ezt szeretnék megismerni. Ha ez megvan, folyamatosan használja ezt a funkciót.

Azok számára, akik nem ismerik, a VLOOKUP egy olyan funkció, amely lehetővé teszi egy adott adat megkeresését, amely megfelel egy másik adatnak. Például megkeresheti az ügyfélnek felszámított óradíjat (B oszlop) (A oszlop).

Innentől kezdve használhatja a megkeresett értéket egy másik függvényben. Így ez egy nagyszerű módja annak, hogy elkezdje rendszerezni és áthelyezni az adatkészletet körülvevő adatokat.

A VLOOKUP használatához újra át kell tekintenie a legutóbb tárgyalt technika lépéseit. Válassza ki Beszúrás a képernyő tetején, majd válassza a lehetőséget Képlet és Új Formula. Ez megváltoztatja az oldalsó panelt, hogy megjelenítse a képletválasztó panelt.

A panel keresősávjába írja be a „VLOOKUP” szót, és nyomja meg a gombot Visszatérés a billentyűzetén. A VLOOKUP azonnal megjelenik.

Menjen tovább, és válassza a VLOOKUP lehetőséget a képlet létrehozásának megkezdéséhez egy választott cellában.

A funkció működéséhez a következő adatokat kell kitöltenie:

• Keresés: Itt adja meg a keresni kívánt értéket. Megadhat egy számot vagy egy REGEX karakterláncot. Ha nem ismeri a REGEX-et, ez a poszt felgyorsítja.
• Oszlopok tartománya: A következő rész azon cellák kiválasztása, amelyek között keresni fog. Tehát adja meg, hogy mely cellákat szeretné megtalálni Keressen rá tartalom be.
• Vissza oszlop: A visszatérési oszlopban adja meg, hogy milyen adatot szeretne visszaküldeni. Például, ha valakit keresel Órabér (A oszlop), akkor érdemes lehet ténylegesen lehúzni a B oszlopban található értéket, amely az általuk keresett dollárösszeget tartalmazza. Más szóval, ez az az érték, amely meghatározza, hogy a függvény melyik adatot adja vissza.
• Közeli mérkőzés: Ez a paraméter lehetővé teszi annak kiválasztását, hogy mekkora mozgásteret adjon a VLOOKUP képlet által megtalált adatoknak. Tegyük fel például, hogy az „5,5” számot keresi, de a képlet helyett az „5,6” számot keresi. Te tudod használni Szoros egyezés eldönteni, hogy ez hibaként jelenik-e meg, vagy elég pontosnak szeretné-e számítani.

És ez az! A VLOOKUP-ot kissé nehézkes lehet megtanulni, de ha egyszer megteszed, akkor valóban hatékony eszköz lesz az arzenálodban. Tehát töltsön vele sok időt, amíg kényelmessé nem válik a használatában. Azt tapasztaltam, hogy az Excelhez és a Numbershez készült Reddit közösségek nagy rálátással rendelkeznek a VLOOKUP működésébe, ha további olvasmányokra van szüksége.

Együttműködés a munkatársakkal

Az egyik legegyszerűbb speciális technika, amelyet ebben a oktatóanyagban ismertetünk a Numbers on Mac-en, az együttműködés. A legutóbbi frissítésekben az Apple lehetővé tette a felhasználók számára, hogy együttműködjenek egymással a Numbers szolgáltatásban.

Ez egy rendkívül egyszerű és nagyszerű módja annak, hogy Ön és csapata eredményesebb legyen. Ehhez egyszerűen kattintson a Együttműködik gombot az eszköztáron, és megoszthatja a hozzáférést a táblázatához e-mailben, szöveges üzenetben vagy AirDrop segítségével.

Azoknak, akikkel együttműködik, Apple eszközzel kell rendelkezniük, lehetőleg Mac vagy iPad készülékkel, bár az iPhone is működik.

Amikor együttműködik egy Numbers-fájlon, láthatja a mások által végzett pontos szerkesztéseket és hozzájárulásokat. Ez nagyszerű a dokumentumok másokkal való megosztásához, ugyanazon a fájlon való munkavégzéshez különböző eszközökön vagy különböző időpontokban, valamint a munkahelyi csapat kapcsolattartására.

AppleScript hozzáadása a számokhoz

Végül, de nem utolsósorban, a Numbers Mac számítógépen egy meglehetősen fejlett technikája az AppleScript használata a táblázatokkal. Azok számára, akik nem ismerik, az AppleScript egy alapvető szkriptnyelv az Apple-től, amely bizonyos feladatok automatizálására használható.

Azok számára, akik ismerik az Excelt, lehet, hogy van tapasztalatuk a makrók terén. A makrók lehetővé teszik az alapvető feladatok automatizálását, például a számok bevitelét vagy az információk frissítését. Ez egy nagyszerű időmegtakarítás, és be van építve az Excelbe.

Sajnos az Apple még nem épített be a Numbershez hasonló funkciót. Ehelyett az AppleScriptre kell hagyatkoznia.

A jó hír az, hogy az AppleScript nagyon egyszerű. Ha már van némi programozási tapasztalata, akkor azt elég gyorsan el kell sajátítania. Ha pedig nem, akkor vagy megtanulhatja az alapokat, vagy másolhatja a kódot, amit mások írtak online.

Mint sok minden más ebben a cikkben, nekünk sincs időnk mélyrehatóan elmerülni a számokban található AppleScripttel. Csak azt tudd, hogy ha sok ismétlődő feladatot végez a Numbers alkalmazásban, az AppleScript segítségével elkezdheti betölteni a munkát a számítógépére.

Számok Macen: Profivá válni

És ez az! Az ebben a bejegyzésben felvázolt technikák elsajátításával elkezdheti fejleszteni készségeit a Numbers Mac gépen, és előrelépést tehet afelé, hogy igazi profivá váljon. Noha e fogalmak némelyikét eleinte nehéz körüljárni, jó az esély arra, hogy a végén sok ilyen dolgot fog használni napi rendszerességgel.

Ezek nagyszerű technikák, amelyeket elsajátíthat, ha a Numbers vagy az Excel területén szeretne dolgozni. Azoknak pedig, akiknek csak otthoni projektekhez van szükségük számokra, ez egy sor új dolgot tesz lehetővé. Az alábbi megjegyzésekben tudassa velem, hogyan tervezi használni ezeket a különféle technikákat!

További információkért, hírekért és útmutatókért minden Apple-lel kapcsolatban, nézze meg az AppleToolBox blog többi részét.

Találkozunk legközelebb!