Hogyan készítsünk legördülő listát az Excelben

Ahhoz, hogy az adatbeviteli feladatok hibátlanok és gyorsak legyenek, meg kell tanulnia, hogyan készíthet legördülő listát az Excelben.

Az Excel egy hatékony adatbeviteli szoftver. Használhatja személyes és professzionális adatbeviteli igényekhez, például irodai kelléklisták létrehozásához, háztartási kelléklisták készítéséhez, leltár létrehozásához egy kisvállalkozás vagy otthon számára, és még sok más.

Minden adatbeviteli feladatnál kis adatokat kell beírnia, például neveket, címeket, mennyiségeket, helyszíneket, árakat stb. Amikor valaki ellenőrzi ezt az adatbázist, olyan megjegyzéseket szeretne beírni, mint például auditált, függőben lévő ellenőrzés, hiba található stb.

Ha Ön vagy alkalmazottja ezt kézzel kezdi megtenni, a cél elérése napokig tart. Ezért automatizálnia kell az Excel-lapot, ahol adatokat rögzít. Az Excel legördülő lista parancsa egy alapvető automatizálás, amelyet anélkül használhat, hogy megtanulná az Excel Visual Basic kódolását. Olvasson tovább, ha megtudhatja, hogyan készíthet listát Excelben legördülő menüvel.

Mi az a legördülő lista a Microsoft Excelben?

Az Excel legördülő lista az Excel alkalmazás adatellenőrző eszköze. Ehhez ki kell választania egy tartományt vagy adatlistát a legördülő listához. Ezután egyszerűen alkalmazza az Adatérvényesítés parancsot a legördülő listához a célcellában vagy cellatartományokban, hogy javaslatokat kapjon az adatbevitelhez.

A legördülő listák kiküszöbölik a találgatásokat az adatbeviteli feladatból. Ezenkívül nulla elírási és egyéb hibát sem követ el az Excel legördülő lista funkciójának használatakor. Ez a Microsft Excel legszélesebb körben használt adatbeviteli automatizálási eszköze is.

Íme néhány forgatókönyv, ahol alkalmazhatja ezt az adatellenőrzési parancsot:

• Ön egy adatbázist hoz létre az Excelben, és szüksége van az adatbeviteli operátorokra, hogy beírja a szükséges adatokat, nincs szemét.
• Azt szeretné, hogy az adatbeviteli operátorok csak kategorizált adatokat használjanak, amikor információkat írnak be egy Excel-munkalapba.
• Ön ingyenes online vagy offline űrlapokat hoz létre az Excelben, és azt szeretné, hogy a felhasználó csak az űrlapon elérhető adatokat adja meg, semmi mást.
• Adatbázisa ismétlődő neveket, telefonszámokat, címeket stb. tartalmaz. Ezenkívül ezektől az adatoktól függően Ön számlákat vagy számlákat fizet. Ezért a pontosság rendkívül kritikus a projekt szempontjából. Ilyen esetben az Excel legördülő listáit kell használnia.
• Ön egy Excel-lapot készít a háztartási kellékekhez, és azt szeretné, hogy a családtagok csak az engedélyezett cikkek listájából tegyenek bejegyzéseket.
• Az adatbeviteli csapat nagyon szereti használni a billentyűparancsokat, és ehhez az Excel legördülő listái páratlan kényelmet kínálnak.
• Ön egy irodai kellékek vagy beszerzési kérelmek adatbázist készít, és csak azt szeretné, hogy az alkalmazottak vásárlási kérelmeket hozzanak létre az előre jóváhagyott írószerekre, informatikai hardverekre vagy tartozékokra vonatkozóan.

Kétféleképpen készíthet listát az Excelben legördülő nyilakkal. Az egyik egy előre konfigurált adattartományt használ, a másik pedig manuálisan írja be a beállításokat. Az alábbiakban megtalálhatja az Excel leginkább automatizált legördülő menüjének lépéseit:

• Hozzon létre egy új munkalapot az Excelben, és nevezze el Adatbázis.
• Most hozzon létre egy oszlopfejlécet a cellában A1 típusa szerint vagy bármilyen más név szerint. Például a legördülő menü listának oszlopfejlécet adok IT-hardver ebben az oktatóanyagban.
• Most másolja és illessze be az adatokat valahonnan máshonnan, vagy írja be kézzel, hogy az oszlopfejléc alatti cellákat feltöltse a kívánt elemekkel a legördülő menüben.
• Beírom az informatikai eszközök vásárlási igénylési lehetőségeit, mint például: Monitor, Hangszóró, RAM, CPU, PC Case, GPU, PSU stb.

Eddig sikeresen létrehozta azt az adatbázist, amelyből az Excel adatellenőrzési parancsa a legördülő lista opcióit vagy választási lehetőségeit jeleníti meg. Most pedig hozzuk létre a tényleges legördülő listát az itt említett lépések követésével:

• Válassza ki azt a cellát, ahol legördülő listát szeretne létrehozni az Excelben.
• Most kattintson a Adat fülön a Excel szalag menü.
• Ban,-ben Adateszközök parancs részben kattintson a Adatok érvényesítése legördülő nyíl.
• Megnyílik egy helyi menü néhány lehetőséggel. Választ Adatok érvényesítése.
• Most látnia kell a Adatérvényesítés parancs eszközt azon a munkalapon, amelyhez egy legördülő listát szeretne hozzáadni az Excelhez.
• Három lapot tartalmaz. Ezek a beviteli üzenet, a beállítások és a hibajelzés.
• Kattintson Beállítások.
• Alatt Érvényesítési kritériumok opciót, kattintson a alatti legördülő listára Lehetővé teszi menü.
• Választ Lista a legördülő menüből.
• Alapértelmezés szerint a A cellán belüli legördülő menü és Üres figyelmen kívül hagyása pipát kell bejelölni. Ha nem, ellenőrizze őket.
• Kattintson a felfelé mutató nyílra a Forrás terület. A Adatok érvényesítése párbeszédpanel most vékony sávra kicsinyül üres mezővel.
• Menj a Adatbázis munkalap és válassza ki a cellatartományt az Excel legördülő listából.
• Válasszon néhány üres cellát az utolsó elem alatt. Segítségével bővítheti a listát a Forrás újbóli szerkesztése nélkül.
• Az Excel automatikusan kitölti a forrásadatokat a legördülő listában. Csak rá kell kattintania a lefele nyíl a vékonyon Adatok érvényesítése rúd.
• Most újra látnia kell a kiterjesztett Adatérvényesítés párbeszédpanelt. De ezúttal egy forrásadat-tartományt fog látni a Forrás terület.
• Csak kattintson RENDBEN, és készen is van.

Gratulálunk! Létrehozta az első legördülő listát az Excelben. Most egyszerűen másolja ezt bárhová, ahol ugyanazokat az elemeket kell megjelenítenie, amikor egy alkalmazott vagy bármely más felhasználó adatokat tölt ki egy adatbeviteli lapon.

Érdemes lehet zárolni az Adatbázis munkalapot, hogy senki ne módosíthassa az adatbeviteli munkalap legördülő listáiban szereplő lehetőségek listáját. Kövesse az alábbi gyors lépéseket a listaelemek biztonságossá tételéhez:

• Válassza ki a zárolni kívánt cellatartományokat.
• Kattintson a jobb gombbal, majd válassza ki Cellák formázása.
• Menj a Védelem fület, és jelölje be a Zárt választási lehetőség.
• Kattintson rendben alkalmazni a Cellák formázása változtatások.
• Most menj a Felülvizsgálat fület az Excel szalagon.
• Válaszd ki a Védőlap ikon.
• A Védőlap párbeszédpanelen írjon be egy jelszót az üres mezőbe.
• Írja be újra a jelszót, és az Excel véglegesen zárolja a munkalapot.

Ha szeretne egy rövid legördülő menüt, például: Igen/Nem, Ellenőrzött/Nem auditált, Hozzárendelve/Megnyitás, Teljes/Nem teljes stb., az adattartomány módszere helyett használhatja a kézi listát. Időt takarít meg. A következőképpen hozhat létre legördülő listát az Excelben listaelemek segítségével:

• Kattintson egy cellára a legördülő menü feltöltéséhez.
• Válassza ki Adatok érvényesítése tól Adat a szalagmenü lapján.
• Alatt Lehetővé teszi menü, kattintson Lista.
• Most egyszerűen írja be az elemek listáját a Forrás terület.
• Ügyeljen arra, hogy az egyes elemeket vesszővel válassza el.
• Kattintson rendben a legördülő lista alkalmazásához.

Ez a legegyszerűbb és leggyorsabb módja egy egyszerű legördülő lista létrehozásának az Excelben. Az első módszer azonban megbízhatóbb, ha bőségesen használ legördülő listákat.

Egy üres legördülő lista nem sokat mond az adatbeviteli operátoroknak. Konkrét utasításokat kell hozzáadnia, hogy ne kövessenek el hibákat. A következőképpen adhat hozzá utasításokat az Excel legördülő listáihoz:

• Kattintson bármely aktív elemet tartalmazó cellára Adatérvényesítés parancs.
• Most menj a Adat lap > Adatok érvényesítése > kattintson Adatok érvényesítése.
• Benne Adatok érvényesítése párbeszédpanelen kattintson a Üzenet bevitele lapon.
• Írjon be egy kis szöveget a Cím majd egy részletes üzenetet a Üzenet bevitele terület.
• Kattintson rendben a változtatások alkalmazásához.

Mostantól, amikor a felhasználó kiválaszt egy cellát egy aktív legördülő lista Adatellenőrzési paranccsal, megjelenik egy üzenet, hogy hogyan töltse fel a cellát a legördülő lista elemeivel.

Ha valaki hibát követ el az Excel adatbeviteli lapján található legördülő listák használata közben, hibaüzenetet is megjeleníthet. Ez biztosítja, hogy a felhasználó lépéseket tegyen a hiba elhárítása érdekében, és ne hagyja ki a cellát. A következő lépésekkel aktiválhatja a hibajelzés megjelenítését:

• Kövesse a korábban említett lépéseket, amíg meg nem kapja a Adatok érvényesítése párbeszédablak.
• Most válassza ki a Hibafigyelmeztetés lapon.
• Válasszon egy Hibastílus három lehetőség közül választhat: Stop, Figyelmeztetés és Információ.
• Ezután írjon be egy rövid szöveget a Cím a Hibafigyelmeztetés.
• Most írjon be egy részletes üzenetet a Hiba üzenet terület.

Nagyszerű munka! Aktivált Hibafigyelmeztetés megjelenítése esetén a Munkalap hiba párbeszédpanelt jelenít meg, ha valaki az Excel legördülő listájában említett elemeken kívül mást ír be.

Most már tudja, hogyan készíthet listát az Excelben két különböző módszerrel legördülő menüvel. Kipróbálhatja, hogyan készíthet Excel legördülő listákat, és adatbeviteli űrlapokat hozhat létre munkatársai segítségére.

Az Excel legördülő listáival intuitív otthoni kelléklistát is létrehozhat élelmiszerekhez, hardverekhez, ruházathoz, segédeszközökhöz és egyebekhez.

Ne felejtsen el megjegyzéseket fűzni alább, ha ismer egy másik nagyszerű módszert a legördülő lista készítésére az Excelben.

Következő, tanulj meg sorok vagy oszlopok elrejtésének megjelenítése az Excelben és néhány Excel naptársablonok minden évre.