Mindig van ok arra, hogy e-maileket küldjön különféle embereknek. Így hozhat létre terjesztési listát az Outlookban.
Outlook-felhasználóként előfordulhat, hogy fontos hivatalos vagy személyes e-maileket kell küldenie több személynek. Ilyen helyzetekben az e-mailek egyéni küldése több időt és erőfeszítést igényel.
Beállíthat egy terjesztési listát az Outlookban, és kiküszöbölheti a több e-mail cím hozzáadásával járó gondot a Címzett mezőben.
Először azonban tudjunk meg többet a terjesztési listáról és annak fontosságáról.
Mi az a terjesztési lista az Outlookban?
A terjesztési lista a névjegyek vagy e-mail címek listája, amelyek segítségével terjeszthetők vagy küldhetők e-mailek mindegyiküknek.
Tehát ez egy e-mail-címcsoport, amellyel e-mailt küldhet. Ezeket a listákat az Outlook különböző verzióiban is említik, mint Névjegyzék és kapcsolattartó csoport.
Ha van terjesztési listája, az megjelenik a névjegyzékében és a címjegyzékében.
Miért van szüksége terjesztési listára az Outlookban?
Nehéz lehet e-mailt küldeni különböző személyeknek, különösen, ha egy több száz vagy több ezer alkalmazottat foglalkoztató szervezet tagja.
A terjesztési lista automatizálja ezt a hétköznapi és ismétlődő feladatot, amikor az e-mail címeket egyenként adják hozzá, amikor e-mailt szeretne küldeni egy csoportnak.
A listát egyszer létrehozhatja, és évekig használhatja, kivéve, ha egyes alkalmazottak csatlakoznak a szervezethez vagy a csapathoz, vagy elhagyják azt.
Ebben az esetben zökkenőmentesen szerkesztheti a terjesztési listát is, hogy naprakész legyen. Ezenkívül a terjesztési lista segít elkerülni, hogy véletlenül adjon hozzá valakit az e-mail címzettjeként.
Különbség a terjesztési lista, a terjesztési csoport és a kapcsolattartó csoport között
Látni fogja, hogy az olyan kifejezéseket, mint a terjesztési lista és a kapcsolati csoport felcserélhetően használják a Microsoft vagy az Outlook ökoszisztémában.
Bár ezek ugyanazt jelentik, a terjesztési listát az Outlook alkalmazás régebbi verziói használják.
Egyesek olyan kifejezéseket is használhatnak, mint a terjesztési csoport és a névjegyzék a terjesztési listára való utaláshoz.
Az Office 365-előfizetések esetében a terjesztési listák az egész szervezetre vonatkoznak.
Amellett, hogy központilag kezelik ezeket a listákat, a személyes e-mail cím helyett a szervezeti e-mail címről kapják az e-maileket.
Ezzel szemben kapcsolati csoportok létrehozhatók személyes Outlook e-mail fiókban.
Terjesztési lista létrehozása az Outlookban a Web App alkalmazásból
Amikor a webalkalmazásból éri el az Outlook-ot, az alábbi lépéseket követve vehet fel névjegylistát vagy terjesztési listát:
- Nyisd ki Outlook a böngészőben, és kattintson a gombra Emberek ikon.
- Kattintson a legördülő nyíl mellett Új kapcsolat a kiválasztásához Új névjegyzék.
- Egy felugró ablak jelenik meg a képernyőn.
- Meg kell adnia a lista nevét.
- Adja hozzá az összes olyan személy e-mail címét, akit fel szeretne venni erre a terjesztési listára.
- Ha akarod, leírást is adhatsz hozzá.
- Kattintson Kész, és most létrehoztál egy Outlook terjesztési lista.
- Amikor e-mailt küld a csoportnak, adja hozzá a csoport nevét a A mezőre.
Terjesztési lista létrehozása az Outlook Desktopban
Még akkor is, ha rendelkezik Outlook-alkalmazással a Windows rendszeren, könnyen létrehozhat névjegycsoportként ismert terjesztési listát. Íme a gyors lépések az outlook terjesztési lista létrehozásához:
- Nyissa meg a Outlook alkalmazás és válassza ki a Emberek lapon.
- Kattintson a Új kapcsolat legördülő nyíl.
- Választ Kapcsolatfelvételi csoport.
- Egy új ablak jelenik meg az adott csoporthoz vagy listához.
- Ban,-ben Név mező, adja hozzá a lista nevét.
- Kattintson Tag hozzáadása lehetőségre gomb.
- Válasszon honnan (Outlook névjegyek, címjegyzék, e-mail kapcsolattartó) szeretne felvenni személyeket ebbe a csoportba.
- Válasszon ki valakit, majd kattintson a gombra tagok gombot, hogy hozzáadja őket a listához.
- Több személy egyidejű kiválasztásához nyomja meg a gombot Ctrl gombot, miközben az összes nevet kiválasztja.
- Ha kész, kattintson rendben hogy visszatérjen a Kapcsolatfelvételi csoport ablak.
- Kattintson Mentés és bezárás módosítások alkalmazásához.
Terjesztési lista létrehozása az Outlook for Mac alkalmazásban
Az outlook terjesztési lista funkciója a Mac felhasználók számára is elérhető. Tehát az alábbi lépésekkel hozhat létre terjesztési listát az Outlook Mac rendszerben:
- Nyisd ki Outlook for Mac és válassza ki Emberek.
- Választ Új névjegyzék alatt itthon lapon.
- Adjon nevet a listának.
- Kattintson Hozzáadás gombot, és írja be a felvenni kívánt partner nevének első néhány betűjét.
- Válassza ki ezt a nevet a hozzáadáshoz.
- Írja be az e-mail címet olyan személy hozzáadásához, aki nem szerepel a névjegyzékben.
- Kattints a Mentés és bezárás gombot, ha az összes nevet sikeresen hozzáadta.
Következtetés
Most, hogy tudja, hogyan hozhat létre terjesztési listát az Outlookban, zökkenőmentesen küldheti el e-mailjeit sok embernek.
Akár Windows-t, akár Mac-et használ, lépéseink követése segít létrehozni egy Outlook terjesztési listát.
Hozzászólással megoszthatja tapasztalatait a terjesztési lista beállításával kapcsolatban az Outlookban. A lista létrehozása után érdemes lehet névjegyzék megosztása egy másik Outlook-felhasználóval.