Úgy tűnik, soha nem ér véget az e-mailek, hívások és feladatok, amelyeket egy nap alatt el kell végezni. Gyakorlatilag lehetetlen egy kis segítség nélkül a csúcson maradni a munkájában. Összeállítottunk egy listát a 8 alapvető munkahelyi feltörésről, amelyek a technológiára összpontosítanak, hogy segítsünk növelni a termelékenységet, miközben megőrizzük józan eszét.
1. Állítsa be a telefont "Ne zavarjanak" módba
Szinte mindenkinek megvan az az ösztöne, hogy azonnal ellenőrizze telefonját, ha rezgést érez a zsebében, vagy meghallja a telefon halk csengését. Ha egyszerűen beállítja a telefont a Ne zavarjanak módra a nap legfontosabb szakaszaiban, akkor elkerülheti a szükségtelen zavaró tényezőket.
Valószínű, bármi is volt, várhat.
2. Diktáláshoz használja a „Voice to Text” funkciót
Kevés ember tud olyan gyorsan gépelni, mint amennyire képes beszélni. Az olyan szoftverek használatával, mint a Dragon vagy az IBM Watson, sokkal hatékonyabban hajthatja végre a feladatokat.
Jelenleg több verzió is elérhető. Tehát még akkor is, ha olyan iparágban dolgozik, ahol sok a sajátos népnyelv vagy szakzsargon, mint például az orvosi terület, akkor is beszerezhet egyet, amely minden szavát felismeri.
3. Használjon kék fényszűrőt vagy szemüveget
Ez a hack életmentő lehet. Egyre több tanulmányok azt mutatják, hogy az emberek által kék fényt kibocsátó források előtt eltöltött időnek negatív hatásai lehetnek. Ezek a fejfájástól és a szem megerőltetésétől az alvási problémákig terjedhetnek.
A kék fényű szemüvegek vagy a monitorszűrők minimális költséggel enyhíthetik ezeket a problémákat.
4. Használja az online konferenciahívási programokat
Az olyan programok, mint a Slack és a Whatsapp, óriási előnyt jelenthetnek a csapat termelékenysége szempontjából. Lehetővé teszik, hogy mindig kapcsolatban legyenek. Most már nincs válasz e-mailre várva. Beállíthat egyéni csoportokat úgy, hogy csak a szükséges csapattagokat tartalmazza. Mivel léteznek asztali és mobilalkalmazások, beállíthat értekezleteket, függetlenül attól, hogy jelenleg hol van a csapata.
Ha videohívásra van szükség, akkor rengeteg lehetőség áll rendelkezésre, köztük az MS Team, a Zooom vagy a Skype üzleti célokra. Ezek mindegyike könnyen használható formátumokat kínál, így csapata együtt tud dolgozni.
5. Ossza meg az Outlook-naptárakat
Ez a hack valószínűleg az egyik legkönnyebben figyelmen kívül hagyható. Bármikor, amikor találkozó van, gondot okozhat a legmegfelelőbb időpont megtalálása. Ha egyszerűen megoszt egy kitekintési naptárat, a csapat minden tagja láthatja, mire készül a többi tag. Ez csökkenti az értekezletek ütemezéséhez szükséges kommunikáció mennyiségét, és további bónuszként könnyen megjegyezheti mindenki születésnapját.
6. Makrók használata a munkafolyamat egyszerűsítésére
A makrók használata valóban elősegítheti a napjának részét képező ismétlődő feladatok egyszerűsítését. A Microsoft Suite és a Google Docs egyaránt képes egyéni makrók futtatására. Szánjon néhány percet annak megismerésére, hogy mit tehetnek Önért, és figyelheti, hogy gyorsan növekszik a termelékenység.
7. Hozzon létre napi prioritási feladatokat
Azáltal, hogy létrehoz egy prioritást élvező To-Do listát saját maga és csapata számára, biztosíthatja, hogy mindenki a feladatot teljesítse.
Számos alkalmazás segít ebben. Egyszerűen keresse meg a kívánt alkalmazásboltot. Ezután kezdje azzal, hogy minden sornál készítsen egy listát mindenről, amit el kell végeznie, az egyes sorok határidőivel. Ezután ossza fel az elemeket kategóriákra; sürgős és fontos, fontos, de nem sürgős, sürgős, de nem fontos és nem is fontos vagy sürgős.
Miután ezt megtette, könnyű lesz eldöntenie, mit kell tennie, és mi várhat. Valljuk be: sok mindent tehetünk, ami várhat.
8. Tartson Tech Breaks
Bár ez technikailag nem technológiai hack, ez egy nagyszerű mentális hack. Óránként egyszer tartson egy rövid szünetet. Állj fel az íróasztalodtól, és nyújtózkodj, vagy sétálj el a vízhűtőhöz. Ha egyszerűen csak néhány percre eltávolodik a technológiától, sokkal hatékonyabban állíthatja vissza a beállításokat és folytathatja a feladatot.
Ennek a hacknek azonban van kulcsa. Ne tartson szünetet a technológiában azzal, hogy felveszi a telefonját vagy megtekinti e-mailjeit.
Ez szakítás a feladattól, nem pedig a technológiától. Próbáld ki, és ha nem érzed, hogy óránként egyszer fel tudsz kelni, próbáld ki a 20-20-20 szabály. Ez 20 percenként szünetet tart, hogy 20 másodpercre összpontosítson valamire, ami 20 méter távolságra van. Ha egyszerűen csak néhány másodpercig koncentrál valami távolabbi dologra, az segíthet megőrizni a koncentrációt.
Végső gondolatok
A mai világban mindannyian igyekszünk a lehető leghatékonyabbak lenni. Próbáld ki ezeket a trükköket. Határozottan látni fogja a termelékenység növekedését.