A technológia fejlődésével még nagyobb szükség van a munka hatékonyságára. Az olyan alapvető táblázatkezelési trükkökkel, mint a képletek, táblázatok és szűrők a Google Táblázatokban, már nem lehet messzire vinni. Annak ellenére, hogy ezek a készségek továbbra is elengedhetetlenek, gyorsan elavulnak.
A munkahelyi termelés valóban többet igényel, mint puszta hatékonyság. Automatizálást igényel – makrókat igényel.
Az automatizálás fontossága
Az automatizálást nem csak a gyártásban vagy a kutatásban használják. Egyre gyakrabban használják táblázatkezelő alkalmazásokban (Microsoft Excel, Google Sheets, Libre Calc) a szoftverrel segített feladatokhoz. Az automatizálás az alantas, ismétlődő feladatok ragadozója, és az irodai munka tele van ezzel a táplálékkal.
Ahelyett, hogy az ujjainkat és a szemünket ismétlődő billentyûzetnyomásokkal fárasztanánk, csupán néhány szabályt kell felállítanunk, a többit pedig az automatizálásra bízzuk. Mostantól szabadon használhatjuk az agyunkat az adatpontok anomáliáinak elemzésére, okok keresésére, megoldások ötletelésére vagy fontos események megtervezésére.
A táblázatkezelő szoftverekben használt automatizálás elsődleges formáját ún makró.
Google Táblázatok
Elmúltak azok az idők, amikor a Microsoft Excel szoftvermonopólium volt a táblázatkezelésre. Azzal, hogy a Google robbanásszerűen belépett az adatbeviteli világba, a Google Táblázatok új, új megközelítést mutattak be a táblázatkezelő szoftverek terén.
A Google Táblázatok egy táblázatkezelő szoftver, amelyet elsősorban adathalmazok kiszámítására és megfogalmazására használnak. A Google Táblázatok a hordozhatóságra helyezik a hangsúlyt, jobbá és elérhetőbbé téve webes alkalmazását, mint a szabványos asztali szoftverek. A Google Táblázatokhoz meghatározott személyek könnyen hozzáférhetnek a hatékonyabb együttműködés vagy megtekintés érdekében. A szoftver makrók beépítésére is kiválóan alkalmas.
Makró
Makró, a görög szóból makros, közvetlenül azt jelenti, hogy „hosszú/nagy”. A számítógépes nyelvben a makró olyan utasítások halmazát jelenti, amelyek megismételhetők, és egy adott feladat végrehajtására vannak kialakítva. Még az egyszerű makrók létrehozása is értékes időt és erőfeszítést takaríthat meg a projekten. Minél bonyolultabb egy makró, annál több időt és energiát takarít meg.
A Google Táblázatokban két módszer egyikével állíthat be makrókat.
1. Makró felvétel
Ez a módszer a legegyszerűbb. Jól működik az egyszerű utasítássorokhoz. Minél nagyobb az adat, ez a módszer annál kevésbé felel meg az Ön igényeinek. A makrórögzítési módszer leginkább a kezdő felhasználóknak szól, mint például főiskolai hallgatók és kisvállalkozások tulajdonosai. Íme egy alapvető példa, amely alkalmazható a formázás automatizálására.
- A Google Táblázatok megnyitásához nyissa meg a következőt: docs.google.com/spreadsheets.
- Menj Eszközök > Makrók > Makró rögzítése.
- nyomja meg Ctrl+B (bátor).
- nyomja meg Ctrl + I (dőlt).
- Állítsa a szöveg színét pirosra.
- Állítsa be a betűméretet 18-ra.
- Győződjön meg arról, hogy a hivatkozás a következőre van állítva Relatív.
- nyomja meg Megment.
- Írja be a makró nevét, és állítsa be a parancsikon számát. Legfeljebb 10 makrót adhat meg.
A makró végrehajtásához nyomja meg a gombot Ctrl + Alt + Shift + (választott szám). A kijelölt cellán belüli szöveget félkövérre, dőltre, pirosra formázza, és a méretet 18-ra állítja.
Gondoljon egy makró rögzítésére, például egy adott feladat végrehajtásához a számítógépbe bevitt parancsok rögzítésére. Amikor aktiválja a makrót, az egyszerűen megismétli a parancsok sorozatát.
2. Script írása
A szkriptírás megbízhatóbb, pontosabb és robusztusabb. A tanuláshoz azonban gyakorlat kell. Ez a módszer a haladó felhasználókat célozza meg, akik hatalmas adathalmazokkal dolgoznak, például adatelemzőknek és projektmenedzsereknek, akik lézerszerű pontosságot és a lehető leggyorsabb munkát szeretnének.
- Táblázat megnyitásához nyissa meg a következőt: docs.google.com/spreadsheets.
- Menj Eszközök > Szkriptszerkesztő.
- Alul /** @OnlyCurrentDoc */, illessze be:
function FormatText() { var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive();spreadsheet.getActiveRangeList().setFontWeight(’félkövér’)
.setFontStyle('dőlt')
.setFontColor('#ff0000')
.setFontSize (18);
};
- nyomja meg Ctrl+S a szkript mentéséhez.
- Menj Eszközök > Makrók > Makrók kezelése.
- Állítsa be a mentett szkript parancsikonszámát.
Az eredménynek így kell kinéznie:
A makró végrehajtásához nyomja meg a gombot Ctrl + Alt + Shift + (választott szám). Vagy navigálhat ide Eszközök > Makrók > (Makró neve) manuálisan végrehajtani.
A fenti szkript pontosan ugyanazt csinálja, mint a rekordmakró módszer. Ez csak egy kis része annak, amit egy makró szkripttel megtehet.
Következtetés
A Google Táblázatok lényegében a Google által fejlesztett online alapú táblázatkezelő alkalmazás. A makró egy hatékony eszköz a táblázatkezelés automatizálásához. Tehát logikus, hogy a kettő összekapcsolása drámaian növeli a munka hatékonyságát. Ez minden bizonnyal segít lépést tartani az egyre növekvő technológiai alapú munkakörnyezet követelményeivel, és előnyt jelent az irodában.