A Microsoft Excel nagyszerű eszköz az ügyfelek kapcsolatfelvételi és címadatainak tárolására, így ideális választás a kapcsolattartók levelezési címlistájának létrehozásához és rendszerezéséhez. Ha azonban a Microsoft Excel programban létrehozott címlistából szeretne címkéket nyomtatni borítékokhoz, üdvözlőlapokhoz stb., akkor használja a Microsoft Word „Korvírozás” funkcióját.
Pontosabban, a Microsoft Word kínálja a "Korvítás" nevű hatékony funkciót, amely megkönnyíti a címkék létrehozását és nyomtatását Excel-munkalapokon.
Ebben az útmutatóban lépésről lépésre bemutatjuk, hogyan hozhat létre levelezési címlistát a Microsoft Excel programban, és hogyan nyomtathat ki címkéket erről a listáról a Microsoft Word „Korvítás” funkciójával.
Címkék nyomtatása Excel címlistafájlból a Word Körlevél segítségével.
1. lépés. Készítse elő a levelezőlistát Excelben címkenyomtatáshoz.
A levelezési címkék létrehozása és nyomtatása előtt megfelelően be kell állítania a címlistát az Excelben. Ez magában foglalja az oszlopfejlécek megadását minden egyes követelményelemhez, amelyet hozzá kíván adni a címkékhez, például keresztnév, vezetéknév, cím, irányítószám stb.
Nézzük meg, hogyan készíthet címlistát az Excelben a levelezési címkék nyomtatásához:
1. Nyissa meg a Microsoft Excelt, és hozzon létre egy új munkafüzetet.
2. Adja meg a következő oszlopfejléceket minden olyan tételhez, amelyet a címzett címének tartalmaznia kell:
- Keresztnév
- Vezetéknév
- Cím
- Város
- Állapot
- Irányítószám
3. Most töltse ki a megfelelő információkat minden oszlopfejléc alá.
4. Ha végzett, győződjön meg arról, hogy nincsenek üres sorok vagy oszlopok, és mentse el a munkalapot.
2. lépés. Nevezze el a levelezőlistát (opcionális).
Miután létrehozta a levelezőlistát Excelben, hasznos nevet adni neki. Az adathalmaz elnevezésével könnyen hivatkozhatunk rá, amikor a levelek egyesítéséhez a Word dokumentumhoz kapcsoljuk.
1. A levelezőlista elnevezéséhez válassza ki a címlistát a fejlécekkel együtt.
2. Menj a Képletek fület, és kattintson rá Define Name a Meghatározott nevek csoportból.
3. Adja meg a táblázat nevét a Név mezőbe, és kattintson rendben.*
* Jegyzet: Ha egy név több szóból áll, használjon aláhúzásjelet "_" közöttük, és kerülje a szóközök vagy kötőjelek használatát.
4. Megment és Bezárás Microsoft Excel.
3. lépés Állítson be egy körlevél-dokumentumot a Wordben.
Itt az ideje, hogy beállítson egy Körlevél dokumentumot a Microsoft Word programban a címkék kinyomtatásához.
1. Nyisson meg egy üres Word dokumentumot.
2. Tól Levelezések fület, kattintson Indítsa el a Körlevél és válassza ki a Címkék opciót a legördülő menüből.
3. Válassza ki a címke szállítóját és a termék számát a Címke opciók párbeszédablak.
4. Ezután kattintson a Részletek gombot az ablak bal alsó sarkában.
5. Ha szükséges, állítsa be a címke margóit, magasságát, szélességét, osztásközét és méretét, majd kattintson rá rendben.
6. Ezt követően kattintson rendben a Címkebeállítások párbeszédpanelen a módosítások mentéséhez.
4. lépés. Fájlformátum-konverzió engedélyezése Excel és Word között.
A Word-dokumentumnak a címlistát tartalmazó Excel-munkalaphoz való csatlakoztatásához biztosítania kell, hogy a két Microsoft-program közötti fájlformátum-konverzió engedélyezve legyen.
1. A Wordben kattintson a gombra Fájl fület, majd válassza ki Lehetőségek a bal oldalsáv alján.
2. A Word beállításai ablakban válassza ki a Fejlett a bal oldali ablaktáblában.
3. Most görgessen le a General szakaszt, ellenőrizze a Megnyitáskor erősítse meg a fájlformátum konvertálását opciót, és kattintson rendben.
5. lépés. Válassza ki a címkék Excel-címlistáját.
Most folytassa a Word dokumentum „összekapcsolásával” az Excel címlistájával.
1. A Word dokumentumban lépjen a Levelezések fülre, kattintson újra Válassza a Címzettek lehetőséget majd válassz Használjon egy meglévő listát a legördülő menüből.
2. Keresse meg és válassza ki a levelezőlistát tartalmazó Excel-fájlt, majd kattintson a gombra Nyisd ki.
3. Az Adatforrás megerősítése párbeszédpanelen válassza ki a lehetőséget OLE DB adatbázis fájlok és kattintson RENDBEN.
4. Ezután válassza ki a megnevezett levelezőlistát vagy a címlistát tartalmazó munkalapot, és kattintson a gombra rendben.
5. A Word-dokumentum most a "" jelzésű címcímkékkel van feltöltveKövetkező rekord".
6. lépés. Szerkessze a körlevél címzettlistáját.
Miután a Word dokumentumot összekapcsolta az Excel levelezőlistával, folytassa a címzettlista áttekintését és szükség esetén szerkesztését a végső egyesítés előtt.
1. Ban ben Levelezések fület, kattintson Címzettlista szerkesztése.
2. A "Korvítvány címzettjei" ablakban megjelenik a címlistájában szereplő összes címzett. Ha szükséges, folytassa a címzettek rendezését, szűrését vagy eltávolítását úgy, hogy törölje a jelölőnégyzetet minden olyan címzett mellett, amelyet nem szeretne felvenni. Ezután kattintson rendben megerősítéséhez.
7. lépés. Körlevél-mezők testreszabása (elemek címkézése)
Most folytassa a címkeelemek és megjelenésük testreszabásával az Ön igényei szerint.
1. Kattintson a Címblokk opció a Levelezések lap "Mezők írása és beszúrása" csoportja.
2. Folytassa és adja meg a címzett nevének formátumát úgy, hogy kiválasztja a kívántat a "Címzett nevének beillesztése ebben a formátumban" alatti elérhető lehetőségek listájából.
3. Ezután kattintson a Match Fields gombot, hogy megfeleljen az Excel címlistájának megfelelő mezőinek.
4. A "Mezők egyezése" ablakban győződjön meg arról, hogy a címkék kötelező mezői megfelelően vannak leképezve az Excel címlistájának megfelelő mezőire (oszlopfejlécekre).
Ha nem egyeznek, használja az egyes mezők melletti legördülő gombot, és válassza ki az Excel címlistájának megfelelő oszlopfejlécet. Ezután kattintson rendben megerősíteni az egyezéseket.
5. Ezután kattintson rendben ismét a módosítások alkalmazásához.
6. Most a "Címblokk" helyőrző jelenik meg az első címkén.
7. Kattintson Címkék frissítése (a Levelezések fül) a Word-dokumentum összes többi címkéjének frissítéséhez.
8. lépés. Tekintse meg a címkék előnézetét és fejezze be a körlevélkészítést.
Most pedig nézzük meg, hogyan néznek ki a címkék kinyomtatásuk után.
1. A Levelezés lapon kattintson a Eredmények előnézete gomb.
2. Most nézze meg, hogyan fognak megjelenni a címkék, ha kinyomtatják. Ha meg szeretné változtatni a megjelenésüket, válassza ki az első címkét, és használja a szöveg formázási eszközeit itthon lapon. Ha kész, kattintson Címkék frissítése ban ben Levelezések hogy alkalmazza a formázást az összes címkére.
3. Ha minden úgy néz ki rendben, menj a Levelezések lapon kattintson a Befejezés és összevonás opciót, és válassza ki Egyedi dokumentumok szerkesztése a legördülő menüből.
4. Az Egyesítés új dokumentumhoz ablakban válassza a lehetőséget Minden a Rekordok egyesítése alatt, és kattintson a gombra rendben.
5. Megjelenik egy új dokumentum az Excel címlistájából generált levelezési címkékkel, és szerkesztheti, formázhatja, kinyomtathatja és mentheti ezt a dokumentumot, mint bármely más Word-dokumentumot.
9. lépés.Bónusztipp: Adjon szegélyeket a címkéknek. (Választható)
A címkék levágásának megkönnyítése érdekében (ha még nincsenek kivágva) szegélyezze őket.
1. Kattints a plusz (+) ikont a dokumentum bal felső részén az összes címke kiválasztásához.
2. Ezután kattintson a Határ ikont a lebegő menüben, és válassza ki Minden határ a lehetőségek közül.
3. Az egyes címkék közé szegélyek kerülnek, így azok könnyen vághatók.
4. Most a címkék nyomtatásra készen állnak.
Ez az! Tudassa velem, ha ez az útmutató segített Önnek, ha megjegyzést írt tapasztalatairól. Lájkold és oszd meg ezt az útmutatót, hogy másoknak is segíthess.