Rengeteg mód van rá rendszerezheti Gmail-postaládáját és tartsa rendetlenségtől mentesen. Ha naponta több tíz vagy több száz e-mailt kap, tudatosan törekednie kell a dolgok rendszerezésére. Ennek egyik módja az, hogy archiválja az e-mailjeit. Ha Gmailt használ, kövesse az alábbi lépéseket a munka elvégzéséhez.
Az e-mailek automatikus archiválása a Gmailben
Használjon címkéket és szűrőket e-mailjei archiválásához
Az e-mailek Gmailben való automatikus archiválásához ezt kell tennie speciális címkéket hozhat létre. Ezután a címkék segítségével szűrőket hozhat létre, amelyek automatikusan áthelyezik az e-maileket egy adott mappába. Tekintse ezt a mappát az adott kategóriájú e-mailek archívumának.
Az e-mailek automatikus archiválása címkék és szűrők használatával
- Menj Gmail, és válassza ki Beállítások.
- Kattintson Az összes beállítás megtekintése.
- Válaszd ki a Címkék lapon.
- Ezután görgessen le a lehetőséghez Címkék, és válassza ki Hozzon létre egy új címkét.
- Adja hozzá az új címke nevét, és nyomja meg a gombot Teremt gomb.
- Ezután nyissa meg az archiválni kívánt üzenetek egyikét.
- Kattintson Több lehetőség (a három pont), és válassza ki a lehetőséget Az ehhez hasonló üzenetek szűrése.
- A Gmail lekéri az összes e-mailt a feladótól. Tovább szűrheti az üzeneteket adott szavak alapján.
- Üsd a Szűrő létrehozása gombot, hogy létrehozzon egy speciális szűrőt ezekhez az e-mailekhez.
- Válassza ki a korábban létrehozott archív címkét. Kiválaszthat egy adott kategóriát is az e-mailjeihez.
- Mentse el a változtatásokat.
Ezentúl minden kritériumnak megfelelő e-mail automatikusan az archívum mappájába kerül.
Alternatív megoldásként használhatja az „Archiválás” vagy a „Küldés és archiválás” opciókat is az e-mailek archiválásához.
Archiválja az összes e-mailjét
- Indítsa el a Gmailt, és jelentkezzen be fiókjába.
- Kattintson a Keresés mező és szűrje ki az archiválni kívánt e-maileket a következő formátum használatával:
- címke: postafiók régebbi_tán:xd
- címke: postafiók régebbi_tán:xm
-
címke: postafiók régebbi_tán:xy.
- x az e-mailek szűrésére használni kívánt napok, hónapok vagy évek száma. Ha például 40 napnál régebbi e-maileket szeretne archiválni, írja be: címke: postafiók régebbi_mint: 40d.
- Nyomja meg az Enter billentyűt a szűrt e-mailek listázásához.
- Válassza ki az összes e-mailt. Ha több mint 50 e-mailje van, amely megfelel a keresésnek, kattintson a gombra Válassza ki az összes, a keresésnek megfelelő beszélgetést.
- Ezután nyomja meg a Archívum gomb.
⇒ Megjegyzés: Szűrheti e-mailjeit napok, hónapok és évek szerint. Ha például 3 hónapnál régebbi e-maileket szeretne archiválni, használja a címke: postafiók régebbi_mint: 3m. Ha egy évnél régebbi e-maileket szeretne archiválni, használja címke: postafiók régebbi_mint: 1év.
Használja a Küldés és archiválás opciót
Használhatja a Küldés és archiválás funkciót is. Az opció a mellett érhető el Küld gombot, és automatikusan elküldi e-mailjeit a Összes levél címke. A Gmail automatikusan visszahelyezi az e-mailt a beérkező levelek közé, amikor valaki válaszol rá.
Az opció engedélyezéséhez lépjen a következőre: Gmail beállítások, és válassza ki Az összes beállítás megtekintése. Ezután kattintson a Tábornok fülre, és görgessen le a lehetőséghez Küldés és archiválás. Válassza ki Válaszként jelenítse meg a „Küldés és archiválás” gombot.
Következtetés
Az e-mailek Gmailben való automatikus archiválásához hozzon létre egy adott címkét, majd hozzon létre vele egy szűrőt, amely ezt a címkét egy adott e-mail-készletre alkalmazza. Alternatív megoldásként használhatja az „Archiválás” vagy a „Küldés és archiválás” opciókat is az e-mailek archívumának lekéréséhez.
Milyen gyakran használja az Archiválás opciót a Gmailben? Tudassa velünk az alábbi megjegyzésekben.