Az e-mailben elkövetett hibák kínos, sőt költséges következményekkel járhatnak. Az e-mailezési hibák elkerülése érdekében a Microsoft bevezette az Outlook levelezési tippeket. Például beállíthatja a levelezési tippeket, hogy riasztást küldjenek, amikor Ön nyomja meg a Válasz mindenkinek gombot. Mindig a legjobb, ha szán néhány percet, és újraolvassa az e-mailt, mielőtt elküldi egy nagy címzettlistára, különösen, ha érzékeny információkat tartalmaz.
Ha még nem használta a levelezési tippeket, akkor jó helyen jár. Ebben a rövid útmutatóban bemutatjuk, hogyan használhatja a levelezőtippeket az Outlookban.
Hogyan állíthatja be a levelezési tippeket?
Ne feledje, hogy ehhez a szolgáltatáshoz Microsoft Exchange Server-fiók szükséges. Más szavakkal, a funkció csak a szervezet által kezelt e-mail fiókokban érhető el. A rendszergazdának engedélyeznie kell a levelezési tippeket a fiókjában; ellenkező esetben a lehetőség nem lesz elérhető az Ön számára. Ugyanakkor az adminisztrátor bizonyos levelezési tippbeállításokat kényszeríthet a felhasználók fiókjaira.
A levelezési tippek alapértelmezés szerint engedélyezve vannak az Outlookban. Ha szeretné letiltani az opciót, vagy módosítani szeretné a beállításokat, indítsa el az Outlookot, és lépjen a következő helyre: Fájl, válassza ki Lehetőségek, majd kattintson a gombra Posta.
Menj Levelezési tippek, és kattintson a gombra Levelezési tippek beállításai. Válassza ki fiókját, és válassza ki, hogy milyen műveleteket szeretne kiváltani a MailTips riasztásokat.
Ha le szeretné tiltani a levelezőtippeket, jelölje be a lehetőséget Soha ne jelenítse meg a levéltippeket jelölőnégyzetet.
Hogyan működnek a levelezési tippek
A levelezési tippek engedélyezése után az Outlook különféle üzeneteket jelenít meg, miközben Ön az üzenetet írja. Az Exchange elemzi az Ön által írt e-mail tartalmát. Ha problémát észlel, az Outlook értesíti Önt, hogy módosíthassa az üzenetet a kínos helyzetek elkerülése érdekében. Például ha a címzett nincs irodában és arra kéri őket, hogy sürgősen válaszoljanak, a MailTips értesíti Önt, hogy ezt nem tudják megtenni.
További példák azokra a helyzetekre, amelyek kiválthatják a levéltippeket:
- A címzett postaládája megtelt.
- A címzett e-mail címét ideiglenesen letiltották vagy véglegesen törölték.
- Az Ön e-mailje sérti szervezete irányelveit vagy korlátozásait.
- Nincs engedélye arra, hogy kapcsolatba lépjen a címzettel, vagy e-maileket küldjön külső címzetteknek.
- A címzett postafiókja moderált, vagyis az üzenet jóváhagyása szükséges.
A levelezési tippek korlátozásai
- Offline módban ez az opció nem elérhető.
- Ha a címzettlistája több mint 200 címzettet tartalmaz, a levéltippek nem értékelik az egyes postafiókokat.
Következtetés
A MailTips egy praktikus Outlook-funkció, amely segít elkerülni az olyan kínos helyzeteket, mint például az e-mailek rossz címzetteknek történő küldése. Ha például az Ön e-mailje sérti a szervezet irányelveit, a MailTips figyelmezteti Önt a problémáról. Tervezi a MailTips használatát az Outlookban? Tudassa velünk az alábbi megjegyzésekben.