Növelje Gmail felhasználói élményét ezzel a hét termelékenységi hackel.
A Gmail az egyik legnépszerűbb e-mail szolgáltatás személyes használatra. A Google Workspaces szolgáltatást használó számos szervezet a Gmailt is kínálja levelezőprogramként. Alapértelmezés szerint a Google sokat kínál érdekes funkciók a Gmailben amelyek a hirdetett módon működnek. De néhány apróbb módosítással valóban segíthet a teljes Gmail-élmény színvonalának növelésében.
Küldtél már e-mailt, de rájöttél, hogy elírás volt benne, és azt kívántad, bárcsak ne küldted volna el? Mit szólnál a billentyűparancsokhoz a Gmailben? Tudta-e, hogy sablonokat készíthet a válaszokból a rutinhoz? e-maileket? Ha még soha nem foglalkozott azzal, hogy a Gmail Beállítások menüjében bíbelődjön, íme hét egyszerű módszer, amellyel a Gmail hatékony felhasználója lehet.
7 Gyorsbillentyűket
Csináljon mindent a billentyűzettel
Az egyik fő jele annak, hogy valaki bármilyen alkalmazás erőteljes felhasználója, a billentyűparancsok ismerete, függetlenül attól, hogy Windows PC-t, Macet vagy
Szeretne saját parancsikonokat létrehozni? Ezután kattintson a fogaskerék ikonra a Gmail böngésző jobb felső sarkában. Menj Fogaskerék ikon >Tekintse meg az összes beállítást > Speciális > Egyéni billentyűparancsok és válassza az Engedélyezés lehetőséget. Miután engedélyezte, megjelenik a Billentyűzet beállításai lap, amely az összes műveletet mutatja a hozzá tartozó billentyűkkel együtt. Ezt tetszés szerint testreszabhatja, és kattintson rá Változtatások mentése. Csak győződjön meg arról, hogy a testreszabott parancs nem ütközik más parancsikonokkal.
6 Küldés visszavonása
Hogyan szerezhet több időt az e-mail küldésének visszavonására?
Valamikor mindannyian sietve küldtünk egy e-mailt, de rájöttünk, hogy kihagytunk néhány szempontot, a válaszban megvitatandó, a levél tele volt elírási hibákkal, vagy ami még rosszabb, a levelet rossz címre küldték befogadó. A Gmail alapértelmezett 5 másodperces Visszavonás parancsot kínál, de ez 30 másodpercre növelhető.
Kattintson a Fogaskerék ikon >Tekintse meg az összes beállítást > Általános > Küldés visszavonása. A mellette lévő legördülő menüből válasszon 5, 10, 20 és 30 másodperces pufferidőt, majd nyomja meg a Változtatások mentése. Mostantól, amikor e-mailt küld, az e-mail elküldése után megjelenő lebegő fekete sávban megjelenik a Visszavonás lehetőség.
5 Sablonok
Megszabadulni az ismétlődő e-mailek írásától
Vannak esetek, amikor egyes e-mailek ugyanazt vagy hasonló választ igényelnek. Ilyen helyzetben nem kell minden alkalommal újra begépelnie a teljes üzenetet. Ehelyett sablonválaszokat is létrehozhat. Kattintson a Fogaskerék ikon >Tekintse meg az összes beállítást > Speciális > Sablonok és válassza ki Engedélyezze és Beállítások mentése.
Most, amikor redundáns szöveget ír a Új üzenet (győződjön meg róla, hogy az e-mail aláírása törölve van), a szöveg sablonként menthető, ha rákattint További beállítások > Sablonok > Piszkozat mentése sablonként > Mentés új sablonként. Adhat nevet a sablonnak. Legközelebb, amikor ugyanazzal a szöveggel szeretne válaszolni, egyszerűen válassza ki a szükséges sablont ahelyett, hogy újra begépelné az üzenetet.
4 Az olvasóablak beállítása
Optimalizálja a megjelenített ingatlant
Az alapértelmezett mód, ahogyan a Gmail megjeleníti az üzeneteket, amikor megnyitja őket, nem használja ki a legjobban a megjelenített ingatlant. Ez különösen igaz, ha nagyobb kijelzője van. Ez az olvasóablak engedélyezésével módosítható.
Kattintson a Fogaskerék ikon > Összes beállítás kiválasztása > Beérkezett üzenetek > Olvasáspanel engedélyezése. Válassza ki a A beérkező levelek jobb oldalán vagy A beérkező levelek alatt lehetőséget, hogy előnézeti ablaktáblákat kapjon e-mailjeihez, amelyekhez nem szükséges más e-maileket szem elől tévesztenie.
3 Váltás a sok aláírás között
Megkönnyebbülés az aláírás részleteinek manuális módosításától
Professzionális beállítás esetén helyénvaló az e-mail aláírása. Időnként azonban előfordulhat, hogy nem szeretne megosztani bizonyos adatokat az aláírásából, például a telefonszámát. Unalmas dolog manuálisan hozzáadni vagy eltávolítani egy aláírást. Ehelyett több aláírást is létrehozhat, és egyszerűen válthat közöttük a kontextustól vagy a címzetttől függően.
Kattintson a Fogaskerék ikon > Összes beállítás kiválasztása > Általános > Aláírás. Új aláírás hozzáadásához kattintson az Új létrehozása mezőre. A régebbi aláírások a bal oldali mezőben jelennek meg. Az alábbi legördülő menükből választhatja ki az Aláírás alapértelmezett beállításait: Új e-mailekhez használja és Válasz/további felhasználáskor. Ezután kattintson a gombra Változtatások mentése. Most, amikor a levélírási mezőben van, a toll szimbólumra kattintva megjelenik az összes elmentett aláírás. Egyszerűen kiválaszthatja a használni kívántat.
2 Több csillag formátum
Intelligensebb módszer a fontos e-mailek kategorizálására
Legyen szó személyes vagy szakmai fiókjáról, vannak olyan e-mailek, amelyeket szeretne megcsillagozni, hogy gyorsan eljusson a Gmail Csillagozott részében. Alapértelmezés szerint a Gmail csak a sárga csillag használatát teszi lehetővé. Ha sok csillagozott e-mailje van, akkor az is fárasztó lehet, ha gyorsan megtalálja a keresett megfelelő e-mailt.
Kattintson a Fogaskerék ikon > Összes beállítás megtekintése > Általános> Csillagok. Itt választhat az 1 csillag, a 4 csillag és az összes csillag közül, ízlése szerint, majd ezt követi Változtatások mentése. Most válthat a csillagok között, ha egymás után kattint a csillag ikonra. Így nagyszerű vizuális jelzéseket kaphat a különböző típusú elsőbbségi e-mailekhez. Ha az egeret a csillag fölé viszi, megtudhatja a nevét. Ha a Csillagozott részben van, és csak azokat az e-maileket szeretné megtekinteni, amelyekkel megcsillagozott kék csillag, egyszerűen írja be ezt a parancsot a Gmail keresőmezőjébe: rendelkezik: kék-csillag. Bizonyos típusú e-mailekhez bizonyos csillag ikonokat is hozzárendelhet.
1 E-mailek szűrése egy példával
Töltsd fel a beérkező leveleidet
Ez a Gmail egyik leghatékonyabb funkciója, és ha körültekintően használja, valóban segíthet a Beérkező levelek rendszerezésében, megszabadulni a nem kívánt e-mailektől, és mappákat hozhat létre bizonyos típusú e-mailek számára. Bár a Gmail rendelkezik olyan lapokkal, mint a Promóció, Frissítések és Közösségi lapok, néha egyes e-mailek átcsúsznak ezeken, és megjelennek az Elsődleges lapon. Azt szeretné, hogy az Elsődleges lapon csak a feltétlenül fontos e-mailek legyenek.
Kattintson a Keresési lehetőségek megjelenítése, a Gmail keresősávjának jobb oldalán található. Most, az elérni kívánt céltól függően, hozzáadhatja a részleteket a megfelelő mezőkhöz szűrők létrehozásához.
Tegyük fel, hogy szeretnék hozzáadni egy hírlevelet (a A Böngésző). Ebben az esetben hozzáadom az e-mail azonosítót A Böngésző hírlevél és kattintson Szűrő létrehozása. A következő képernyőn további lehetőségek jelennek meg. kiválasztottam Kihagyja a beérkező leveleket, Alkalmazza a címkét (a mappa neve Hírlevél), és Szűrő alkalmazása a megfelelő beszélgetésekre is. Ez biztosítja, hogy minden e-mail a A Böngésző megjelenik a Hírlevél mappámban, és nem jelenik meg a Beérkezett üzenetek mappában.
Sok mindent megtehet, például automatikusan archiválhatja a marketinges e-maileket, törölheti a Gmail postafiókját, ha megtelik, automatikusan törli az e-maileket bizonyos e-mail-azonosítókról, vagy a Spam mappából, és sok minden mást több.
Gmail-fiókja irányítása
A fent tárgyalt hét feltörés bizonyos mértékig bizonyos mértékig javítani fogja a Gmail élményét. Ha megismeri a Gmail Beállítások menüjét és a Keresési lehetőségek megjelenítését, akkor biztosan a Gmail hatékony felhasználójává válik. Ezen tippek használatával sok időt takaríthat meg, amelyet egyébként felesleges feladatokra fordítanának. Ne felejtse el megnézni, hogyan teheti meg kezelje jelszavait a Google segítségével.