E-mailek archiválása és biztonsági mentése a Mac számítógépen

Senki sem szereti a zsúfolt postaládát. De nincs szükség arra, hogy a régi e-maileket a beérkező levelek között tárolja, csak azért, mert fél törölni őket. A Mac számítógépen található Mail alkalmazás – a legtöbb népszerű e-mail alkalmazáshoz hasonlóan – lehetővé teszi az e-mailek archiválását, hogy elrejtse őket a beérkező levelek közül anélkül, hogy örökre elveszítené őket.

Ha a postaládájának tavaszi nagytakarításra van szüksége, és aggódik valami fontos törlése miatt, lásd alább, hogyan archiválhatja e-mailjeit. Azt is megmutatjuk, hogyan készíthet biztonsági másolatot az e-mailekről helyileg, így nem veszíti el azokat még akkor sem, ha törli e-mail fiókját.

Összefüggő:

• A levelezés nem működik a macOS Catalina rendszerben – Javítás
• A Mail App mindig letöltődik Macen? Hogyan javítható
• Hol tárolják az archivált üzeneteket a macOS Mail alkalmazásában?
• 21 Apple Mail-tipp és trükk, amelyeket valószínűleg nem ismert iOS és macOS rendszerhez

Mit jelent az archiválás a levelezőalkalmazásban?

Mindannyian tudjuk, mi történik egy e-mail törlésekor: az üzenet a kukába kerül, majd egy kis idő múlva örökre eltűnik.

Ezzel szemben, ha archivál egy e-mailt a Mac gépen, az egy külön mappába kerül, de soha nem törlődik. Az archív mappában böngészve bármikor megtekintheti az összes archivált e-mailt. Addig maradnak ebben a mappában, amíg nem törli őket.

Még kényelmesebben megteheti keressen üzeneteket a Mail alkalmazásban és automatikusan megkeresi az archivált e-maileket, valamint a beérkező leveleket.

Gondoljon egy e-mail archiválására, mintha egy iratszekrényben tárolná. Soha többé nem kell ránézned, de tudod, hogy megvan, ha szükséged van rá.

Célszerű archiválni a számlákat, a foglalási visszaigazolásokat, az ügyfélszolgálati e-maileket és minden egyéb hivatalos dokumentumot, amelyre a jövőben szükség lehet.

E-mailek archiválása a Mail alkalmazásban

Az e-mailek archiválása a macOS Mail alkalmazásban egyszerű. Csak válasszon ki egy e-mailt a beérkező levelek közül, és kattintson a gombra Archívum ikonra az üzenet előnézete felett, úgy néz ki, mint egy tárolódoboz.

Ha Mac számítógépén Touch Bar található a billentyűzet felett, akkor megérintheti a Archívum ikon, amely megjelenik a Touch Baron, amikor kiválaszt egy e-mailt.

Alternatív megoldásként a Control billentyűt lenyomva tartva kattintson egy e-mailre, és válassza ki Archívum a felugró menüből.

Kiválaszthat egy e-mailt is, és ugorhat a címre Üzenet > Archiválás lehetőséget a menüsorból.

Vagy a tapasztalt felhasználók számára válasszon egy e-mailt, és nyomja meg a gombot Ctrl + Cmd + A hogy azonnal archiválja.

Alapértelmezés szerint archiválja az üzeneteket

Ha archiválni szeretné az üzeneteket, akkor ezt kell beállítania az e-mailek elvetésének alapértelmezett műveleteként. Ehhez indítsa el a Posta alkalmazást, és lépjen a következőre Levelezés > Beállítások a menüsorból. Menj a Megtekintés fület, majd állítsa be a Az eldobott üzenetek áthelyezése vonalat Archívum.

Mostantól két ujjal balra csúsztathatja az e-maileket, hogy gyorsan archiválja azokat.

Az Archiválás alapértelmezett műveletként való beállítása azt is jelenti, hogy közvetlenül archiválhatja az e-maileket egy értesítésből a Mac számítógépén. Ehhez kattintson a gombra Opciók > Archiválás amikor a jobb felső sarokban egy Mail figyelmeztetés jelenik meg.

Ha nem látja ezt a lehetőséget, lépjen ide Rendszerbeállítások > Értesítések és győződjön meg róla Figyelmeztetések számára be vannak kapcsolva Posta.

Archivált e-mailek keresése a Mail alkalmazásban

Az e-mailek archiválásának fő előnye a törlés helyett az, hogy könnyen megtalálhatóak, ha a jövőben szüksége lesz rájuk. Számos módja van annak megkeresheti az archivált e-maileket a Mac számítógépén ha szüksége van rájuk.

Amikor archivál egy e-mailt a macOS rendszerben, a Mail alkalmazás létrehoz egy Archivált mappát az e-mail fiókjában. Minden más e-mail, amelyet az adott fiókból archivál, szintén ebbe a mappába kerül.

A Mail külön archív mappát hoz létre minden egyes e-mail fiókhoz. De megtekintheti az összes archivált e-mailt minden fiókból egyszerre az Összes archívum mappában.

Az archivált e-mailek megtalálásának leggyorsabb módja a nagyító ikonra a Mail alkalmazás jobb felső sarkában.

A találati lista megmutatja, hol találhatók az egyes e-mailek, és az Archívum mappáiból származó e-maileket is tartalmazza, ha valamelyik megfelel a keresési kifejezéseknek.

Alternatív megoldásként hozzáadhatja az archívum mappákat az oldalsávhoz, és manuálisan görgetve kereshet egy e-mailt.

Ha nem lát egy Archívum mappát az oldalsávon, kattintson a Hozzáadás melletti gombot Kedvencek. Ezután válassza a hozzáadást Összes archívum a legördülő menüben található postafiókok listájából, majd kattintson a gombra rendben.

Most kattintson Összes archívum az oldalsávon az összes archivált e-mail megtekintéséhez.

Ha egyáltalán nem látja az oldalsávot, nyomja meg a gombot Shift + Cmd + M hogy felfedje.

Hogyan készíts biztonsági másolatot e-mailjeiről Mac számítógépen

Ha a Mail alkalmazást használja az e-mailek archiválására Mac számítógépén, az e-mailek továbbra is mentésre kerülnek az e-mail szolgáltató szervereire. Ez azt jelenti, hogy elveszíti az összes archivált e-mailt, ha törli e-mail fiókját, vagy elfelejti jelszavát.

Persze ez nem túl gyakran fordul elő. De ha azt szeretné, hogy soha ne veszítse el archivált e-mailjeit, készítsen róluk egy helyi biztonsági másolatot is.

Ez egyszerűen megtehető, ha exportálja az Archív postafiókot a Mail alkalmazásból.

Ehhez nyissa meg Posta és a Control billentyűt lenyomva tartva kattintson a Archívum vagy Összes archívum postafiókot az oldalsávon, majd válassza a lehetőséget Postafiók exportálása.

Válasszon célt az exportált archív e-mailek mentéséhez. Attól függően, hogy hány e-mailt archivált az évek során – és hány nagy melléklet van –, az exportált postafiók elég sok helyet foglalhat el a Mac számítógépén.

A postafiók ilyen módon történő exportálása nem törli az üzeneteket az e-mail fiókjából, csak helyi másolatot készít ezekről az e-mailekről a Mac számítógépén.

Rendszeresen exportálja postafiókját, hogy naprakész biztonsági másolatot készítsen az archivált e-mailekről.

Még több tippet tudhat meg a Mail használatához Mac számítógépen

Az e-mailek archiválása a Mac gépen nagyszerű módja annak, hogy a beérkező levelek zsúfoltságát mentesítse anélkül, hogy elveszítené a hozzáférést a fontos üzenetekhez. Az e-mailek archiválása azonban csak az egyik módja annak, hogy javítsa a Mail Mail használatának módját.

Tekintse meg listánkat Mail tippek és trükkök további hasznos dolgokat tudhat meg, például az eszköztár testreszabását, a kapott értesítések számának csökkentését, vagy intelligens szabályok bevezetését a postaláda rendszerezésére.