Szakmai életem során lenyűgözött, hogy néhány apró változtatás a szokásaimon mennyit javított a teljesítményemen és a napi tapasztalatomon. Ez a kinyilatkoztatás elgondolkodtatott – milyen más termelékenységi hackeket gyakorolnak az emberek, amelyeket kihasználhatnék, ha tudnék róluk? Ezért mindannyiunk nevében megkértem 11 szakembert számos területen, hogy osszák meg azokat a stratégiákat, amelyek inspiráltabbá és hatékonyabbá teszik az életüket 2018-ban.
Könnyű elriasztani az új projektektől. Úgy gondolom, hogy a dokumentum megnyitásának, címének megadásával és néhány pont megírásával a projekt kézzelfoghatóvá válik, és készen áll az elmélyülésre.
2. Kötegelt feldolgozás mindent
Megismétli az azonos vagy hasonló lépéseket tartalmazó feladatokat? Általában időt takaríthat meg, ha csoportosítja ezeket a feladatokat, és az egyes lépéseket mindenki számára elvégzi, mielőtt továbblépne a következő (pl. írja meg a heti cikkeit, ellenőrizze mindegyiket, majd adjon hozzá képeket a vége).
3. Hallgass zenét dalszöveg nélkül
Régebben popot vagy hip-hopot hallgattam a munkahelyemen, de abbahagytam, miután azon kaptam magam, hogy együtt énekelek, ahelyett, hogy ténylegesen dolgoztam volna. Nemrég fedeztem fel, hogy a dalszöveg nélküli zenehallgatás a zónába kerül (próbáld ki a Spotify „Deep Focus” vagy „Productive Morning” lejátszási listáit).
Brené Brown író és professzor az első ember, aki megismertetett azzal a gondolattal, hogy amikor a dolgok rendetlennek tűnnek, általában jó dolgok történnek. Számomra ez a nagyszabású munkatalálkozókra és az összetett írási projektekre vonatkozik. Amikor úgy érzem, hogy a legjobban le vagyok borulva, és nem látom a végét, akkor tettem meg a legjobb munkámat.
Mielőtt aznapra elmegyek a munkából, felírom a pontos következő feladatomat, hogy másnap reggel lendületvesztés nélkül azonnal vissza tudjak ugrani.
11 további hatékonysági tipp és trükk a legjobb szakemberektől
„Dominált e-mailek.”
Ari Banayan
Társalapítója Habit Nest
Van néhány stratégia, amelyet a csapatom használ a beérkező levelek nullázására. Először is iratkozzon le a nem kívánt e-mailekről, vagy gyűjtsön össze néhány hírlevelet egyetlen e-mailben az ingyenes eszköz segítségével kitekerni.én. Másodszor, legyen szigorú a válaszadás során. Társalapítóm szereti az Inbox Pause használatát, amellyel irányítani tudja az e-mailek megjelenését. Végül halassza el az e-maileket. Az e-maileket egészen 1–2 hónapra halasztom, csak azért, hogy csak a leginkább időérzékeny teendőket lássam a beérkező levelemben.
"Térj el 3-5 célt minden nap... Mielőtt ránézel a telefonodra!”
Casey Moran
Alapítója a Igaz Út
Ha meg tudod nyerni a reggeledet, megnyered a napodat. Reggelente válassz 3-5 célt – ezeknek nem kell nehéznek lenniük (pl. zuhanyozás, kávéfőzés, meditáció), de a legfontosabb az, hogy tedd meg őket, mielőtt felveszed a telefont! Ha reggel először a telefonjára néz, reaktív állapotban kezdi a napot. Ha minden reggel eléred a célokat, mielőtt ránézel a telefonodra, akkor kis győzelmekkel kezded a napodat, amelyek a napod hátralévő részében is megjelennek.
„Tartsd szem előtt a nagy képet.”
Katie Trauth Taylor
vezérigazgatója Elmondhatatlan tartalom
A termelékenység nem annyit jelent, hogy kiszorítunk még egy tevékenységet, hogy úgy érezzük, hogy elértük, hanem inkább a hosszú távú célok felé való folyamatos előrehaladásról. Egy női tulajdonú startup vezérigazgatójaként a termelékenységet a stratégiai jövőkép mércéjének tekintem. Minél tisztábban látja a csapatom céljainkat és hosszú távú stratégiánkat, annál produktívabbak lehetünk. Tartalomkészítőként nagy elképzeléseinket napi rutinunkba ágyazzuk be a Trello (ingyenes) listánk „Hét áttekintése” néven. Ezen a listán van egy kisebb ellenőrző lista, amely tartalmazza az éves „stratégiai követelményeinket” – azokat az átfogó célokat, amelyeket az év végéig el kell érnünk. Minden követelmény meghatározott havi célokra van lebontva. Mivel ez a nagyszabású tervezés pont a Heti áttekintésünkben szerepel, szinte minden nap megnézzük a 15 perces reggeli beszélgetéseink során.
– Tarts sok rövid szünetet.
Hamna Amjad
Közösségi vezető a ridester.com
Biztosan azon töpreng, hogy a szünetek hogyan tehetnek produktívabbá. Bízz bennem, ez működik! Ideális esetben 90-120 percenként 10-15 perces szüneteket kell tartania, hogy felfrissítse elméjét, hogy teljes szívvel és hatékonyabban dolgozhasson. Ez segít jobban összpontosítani, és motivált marad. Tehát tedd el a mobilodat (vagy bármi mást, ami elvonja a figyelmedet) arra a 90 percre, és maradj távol a közösségi médiától, hogy teljes figyelmet fordíts a munkádra.
„Szánj időt a sziklákra, ne a homokra.”
Olivier Plante
vezérigazgatója fleksy.com
Az időgazdálkodási hasonlatot a kavicsokról, sziklákról és homokról egy tégelyben tartom mindenben, amit csinálok. A korsó az összes feladatára rendelkezésre álló idő, a kövek a kritikus feladatok, a kavicsok fontosak, de nem lényegesek, a homok pedig alapvetően töltőanyag. Előre megtervezem szikláimat és kavicsaimat; időt igényelnek, és ezek a legnagyobb feladatok, amelyeket el kell végeznem. Számomra a homok kisebb bosszúságot jelent, mint például az értesítések és a megszakítások. Ha rájuk koncentrálsz, soha nem lesz időd a nagy feladatokra. Ne feledje, hogy hetente csak egy üveget tölthet meg!
„Találd meg a Sarkcsillagodat.”
Scott Amyx
Szerző és ügyvezető partner a Amyx Ventures
Az elfoglaltság nem egyenlő a termelékenységgel. A valódi termelékenység valami nagyobb felé mozdítja a tűt. Ha tisztában vagy abban, hogy mi a szenvedélyed vagy életcélod, akkor van egy irányító Sarkcsillag. Ez nagyobb, mint egy újévi fogadalom; életed időhorizontját kell átfognia. Egyesek számára ez évekbe telhet, míg rájön. Még akkor is, ha homályos fogalmad van arról, hogy mit szeretnél az örökségeddel, például segíteni akarsz globális léptékű innováció, ez elég ahhoz, hogy ezt az életcélt több évesre lebontsuk célokat. Most, amikor produktív vagy, belsőleg motivált vagy, mert pontosan tudod, hogy a mai tetteid hogyan kapcsolódnak a nagyobb összképhez az életed során. Csak amikor a legkényelmetlenebb dolgokat tesszük, akkor kezdjük el feszíteni magunkat, növekedni és kiterjeszteni befolyásunkat és hatalmunkat. Ha nem vállalta volna ezeket a kockázatokat, lehet, hogy soha nem találkozott volna ezzel a személlyel, vagy nem ismerhette volna meg ezt a lehetőséget végső soron megváltoztatná élete pályáját, hogy közelebb kerüljön élete küldetésének megvalósításához.
„Segment Your Day.”
Emily Wright
Üzemeltetési és marketing igazgató a ONNO T-Shirt Company
Nagyon strukturálatlan munkahelyem/irodai környezetem van, ahol nagy autonómiám van. Nekem is ADHD-m van, ami egy rossz kombináció! A produktív megőrzés titka az, hogy a napomat különféle típusú feladatokra bontom fel okostelefonos riasztások segítségével. A napom első két órája az adminisztratív feladatoké. Amikor megszólal az ébresztőm, tartok egy kis szünetet, majd átkapcsolok ügyfélhívásra. A napomat könnyű feladatokkal kezdem, és a kedvenc kreatív-outlet feladataimmal zárom. Közvetlenül ebéd előtt intézem el azokat a feladatokat, amelyeket utálok, és úgy gondolom, hogy az ebéd elfogyasztása jutalom, ha túl vagyok rajtuk!
„Turn Off Slackot egy órára.”
Neil Andrew
marketing menedzser a PPC Protect
Egy tech startup marketingmenedzsereként gyakran bombáznak e-mailekkel és Slack-üzenetekkel a nap folyamán. Ez nem csak hihetetlenül elvonhatja a figyelmet, de nagyon megterhelő is lehet. Hogy átvészeljem a napot, kikapcsolom az összes Slack-értesítést, és napi egy órára bezárom az e-mailjeimet. Ez lehetővé teszi számomra, hogy az éppen aktuális feladatra koncentrálhassak anélkül, hogy az emberek megkérdeznék, láttam-e valahol az irodai izegforgatót.
"Kapcsold ki a telefont."
Alexis Davis
alapítója és vezérigazgatója H.K. Productions Inc.
Az intenzív összpontosítást igénylő feladatokhoz meghatározott időre kikapcsolom a telefonomat. Könnyen beleszólhat mások vészhelyzeteibe, SMS-eibe, hívásaiba és e-mailjeibe. Megtanultam, hogy minden várhat. Elengedhetetlen, hogy prioritást állítsunk fel, és ügyeljek arra, amit először meg kell tennem. Ez egy olyan lecke, aminek megtanulása eltartott egy ideig.
"Gyakorlat!"
Amy M. Gardner
Okleveles professzionális edző Apochromatik
Ellentmondóan hangzik, de azt tapasztaltam, hogy ha időt fektetek az edzésbe, sokkal produktívabb és hatékonyabb vagyok, és több energiám van. Ritkábban vesztegetem az időt napközben, ha tudom, hogy időben be kell fejeznem a munkát, hogy eljussak az edzőterembe, vagy korán kell lefeküdnöm, hogy korán kelhessek.
„Take egy Break from Screens.”
Jake Tully
Kreatív osztály vezetője a TruckDrivingJobs.com
A mai munkakörnyezetben természetes hajlamunk van arra, hogy a munkahelyi számítógépről vagy a munkahelyi telefonról a személyes telefonunkra térjünk át, amikor szünetet tartunk. Ez a technológiához való ragaszkodás megnehezíti a munka és a pihenés közötti különbségtételt. Ahelyett, hogy egyik képernyőt kicserélnéd, fontold meg egy kis szünetet, hogy elszakadj a technológiától, és sétálj, olvass vagy meditálj. Frissebbnek fogja érezni magát, ha vissza kell térnie a munkaterület elektronikájához.
„Frontload Your Day.”
Marina Pilipenko
Marketing menedzser, Actitime.com
A napomat a legjelentősebb és legidőigényesebb feladattal kezdem. Így ennek a feladatnak a nagy részét ebédidőig elvégeztem. Sikerélményt ad, és inspirál a nap további részére. Ismerem a biológiai ritmusomat és azt, hogy 17 óra körül csökken a termelékenységem. Úgy tervezem a napomat, hogy a legtöbb rutinfeladatot ilyenkor végezzem el. Nem szeretek kimenni az irodából, ha egy feladat félig kész. Aztán másnap el kell töltenem egy kis időt azzal, hogy visszatérjek a folyamatba. Igyekszem legalább egy mérföldkőre hagyni a feladatot.