Jika kotak surat Outlook 2019/365 Anda semakin penuh, Anda akan dikirimi pesan email yang memberi tahu Anda bahwa kotak surat Anda mendekati kuota. Jika Anda tidak mengurangi ukuran kotak surat Anda, Anda tidak akan dapat mengirim email, dan Anda akan menerima email yang mengatakan “Kotak surat Anda melebihi batas ukurannya”.
Kuota email biasanya ditetapkan oleh administrator Microsoft Exchange dalam organisasi Anda. Dalam beberapa kasus, administrator dapat memberi Anda lebih banyak ruang jika Anda menghubungi mereka. Anda juga dapat menggunakan fitur Folder Pribadi di Outlook untuk menyimpan item Outlook secara lokal di hard drive Anda. Item dalam Folder Pribadi tidak dihitung terhadap kuota Anda.
Tentu saja, yang terbaik adalah menjaga semuanya tetap rapi dan membersihkan beberapa hal yang tidak akan pernah Anda butuhkan. Untuk membersihkan kotak surat Anda, ikuti langkah-langkah berikut.
Opsi 1 – Alat Pembersih
Catatan: Langkah-langkah ini untuk Outlook versi Windows. Fitur ini tidak tersedia di versi macOS.
- Pergi ke "Mengajukan” > “Alat Pembersih” > “Pembersihan kotak surat“.
- Dari "Pembersihan Kotak Surat”, Anda dapat memilih untuk “Temukan item yang lebih tua dari” beberapa hari tertentu, atau ”Temukan item yang lebih besar dari"ukuran tertentu. Secara pribadi, saya mencoba mencari item yang lebih besar dari 250 kilobyte, lalu pilih “Menemukan…“.
- Wizard akan mencari pesan yang memenuhi kriteria pencarian Anda. Dari "Cari Lanjutan”, Anda dapat menghapus item yang tidak diinginkan.
Setelah Anda menghapus item yang tidak diinginkan, pastikan untuk mengosongkan “Item yang Dihapus” dengan mengklik kanan folder tersebut dan memilih “Folder kosong“.
Opsi 2 – Penghapusan Manual
- Saat melihat email Anda di Outlook, klik kanan alamat email di panel kiri dan pilih “Properti File Data“.
- Pilih “Ukuran Folder…" tombol.
- Lihat folder mana yang memiliki ukuran terbesar. Gunakan informasi ini untuk menargetkan folder untuk menghapus pesan email secara manual.
