Dengan begitu banyak informasi digital yang masuk dan keluar dari perangkat Anda, mengelola file elektronik bisa menjadi tugas yang cukup berat untuk dilakukan. File-file ini berpindah dari satu tempat ke tempat lain tanpa henti dan seringkali dengan tergesa-gesa. Untunglah teknologi telah mengatasi masalah ini.
Organisasi File 101
Teknologi membuat pembagian, penyimpanan, dan pengambilan menjadi efisien dan tidak merepotkan. Akses mulus ke file yang diperlukan sekarang dimungkinkan. Artikel ini akan membahas beberapa tip penting untuk membantu meningkatkan efisiensi manajemen file Anda dan memandu Anda dalam memilah-milah semuanya.
1. Improvisasi Proses Berbagi File Anda
Ketika Anda berbicara tentang organisasi file yang efisien, Anda tidak hanya berbicara tentang penyimpanan. Sebaiknya Anda membahas cara Anda menangani, mengirim, atau membagikan dokumen ini dengan anggota departemen.
Pertama, faks adalah metode berbagi dokumen standar yang diterapkan setiap orang di dunia korporat setiap hari. Lembaga-lembaga keuangan, hukum, dan pemerintah cenderung menggunakan ini sebagai salah satu alat untuk berkomunikasi. Bagaimana jika ada cara untuk memaksimalkan potensinya sambil membuat berbagi file menjadi proses yang efisien seperti faks tanpa mesin faks? Bukankah itu membantu mengatur hal-hal di sekitar kantor Anda?
Jika proses berbagi file terjadi di tempat kerja, Anda dapat membuat server file atau jaringan berbagi file. Ini akan membantu orang yang memiliki akses untuk mengambil file mereka.
2. Simpan Dokumen Di Satu Tempat
Masalah organisasi file telah menjangkiti bisnis untuk waktu yang lama sekarang. Ini adalah kekhawatiran yang berkembang di antara perusahaan karena banyak file elektronik mereka sering salah tempat selama penyimpanan dan transfer. Masalah ini semakin memperumit situasi karena bisnis cenderung berbagi banyak file dengan rekan kerja.
Untuk mengatasi hal ini, para ahli menyarankan untuk membuat satu folder root untuk memungkinkan akses mudah ke file yang Anda coba ambil. Dalam metode ini, simpan semua file pekerjaan Anda dalam satu folder. Untuk pengguna PC, defaultnya adalah My Documents.
Di lingkungan bersama, Anda juga dapat membuat folder Dokumen Bersama. Kedua proses memungkinkan kolega Anda menemukan file penting sejak awal. Selain itu, melakukan ini membuka jalan untuk pencadangan dan pengarsipan yang mudah saat ruang penyimpanan hampir habis.
Baca juga: 13 Manajer File Gratis Terbaik Untuk Windows 10 Tahun 2021
3. Hindari Menyimpan File Di Desktop Anda
Topik ini merupakan tindak lanjut dari poin kedua di atas. Ingat, desktop Anda tidak boleh menjadi ruang penyimpanan utama untuk file Anda. Sebaliknya, itu harus rapi dan rapi. Menempatkan banyak file dan membiarkannya tidak ada dapat membuat seluruh ruang terlihat berantakan.
Selain itu, tampaknya membersihkan ruang operasi Anda bisa menjadi usaha yang memakan waktu. Untuk desktop yang sangat tidak teratur, disarankan untuk menggunakan aplikasi yang membantu membersihkan dan menyortir dokumen Anda.
4. Ikuti Pedoman Penamaan File yang Telah Ditetapkan
Sebelum menyimpan pekerjaan Anda file di penyimpanan cloud Anda atau folder root, coba amati skema penamaan file yang sudah ada. Biasanya, perusahaan akan mencoba memecahkan perpecahan di antara ribuan dokumen yang bergerak di sekitar setiap departemen dengan menetapkan aturan dan pedoman untuk penamaan file. Perhatikan karakter yang sudah dikenal seperti garis bawah, tanda hubung, dan titik.
Juga disarankan untuk menggunakan singkatan standar dan nama deskriptif. Jangan lupa untuk menambahkan tanggal dan spesifik jika Anda harus. Tujuan penamaan file adalah untuk memberi tahu konten dengan benar tanpa perlu membukanya. Anda dapat mengikuti beberapa konvensi penamaan standar seperti berikut ini:
- Menurut tanggal dokumen;
- Menurut jenis dokumen; dan
- Menurut departemen atau perusahaan.
Misalnya, jika file tersebut tentang surat yang lewat jatuh tempo, Anda dapat menggunakan sesuatu yang sesuai dengan pesan Anda. Jika semua ini mungkin tampak berlebihan, selalu diingatkan bahwa detail kecil ini akan membantu Anda dalam identifikasi dan pengambilan file.
Baca juga: 11 Perangkat Lunak Penghancur File Terbaik Untuk Mac pada tahun 2021
5. Lakukan Backup File Secara Teratur
Melakukan backup data adalah bagian penting untuk memastikan kelancaran proses bisnis dan kontinuitas. Ini melindungi perusahaan dari peristiwa yang tidak menguntungkan seperti kehilangan data, yang dapat disebabkan oleh hal-hal berikut:
- Serangan malware;
- Kerusakan pada drive;
- Drive penyimpanan yang dicuri;
- serangan Ransomware;
- Peretasan akun penyimpanan; dan
- Penghapusan berkas.
Hal-hal ini dapat dihindari jika Anda membuat protokol cadangan. Untuk memberikan perlindungan yang memadai bagi bisnis Anda, Anda perlu menerapkan sistem pencadangan data yang komprehensif dengan mengikuti rangkaian proses berikut:
- Lakukan backup data secara berkala;
- Menyimpan data di drive dan layanan cloud; dan
- Miliki kata sandi untuk folder dan file
- Simpan drive penyimpanan di lokasi pribadi.
Jika ada kehilangan data yang akan mengakibatkan gangguan bisnis, maka buat cadangan dokumen yang diperlukan. File yang dihapus dapat dipulihkan jika Anda menginstal perangkat lunak pemulihan. Namun, detail tertentu dari transaksi bisnis kemungkinan besar tidak dapat dipulihkan jika file penyimpanan diretas, rusak, atau hilang.
6. Hapus File Lama yang Tidak Diperlukan
Menghapus file lama bisa menjadi hal yang menegangkan untuk dilakukan. Namun, Anda juga harus mempertimbangkan bahwa dokumen yang tidak perlu ini menambah kekacauan pada sistem file yang sudah berantakan. Periksa pedoman perusahaan Anda tentang penghapusan file dan pastikan Anda tidak memerlukan file bisnis itu lagi.
Jika Anda tidak yakin, buat folder di dalam folder root Anda dan beri nama 'tidak aktif' atau 'lama.' Simpan file lama itu di folder untuk diamankan sampai Anda yakin itu tidak akan digunakan lagi.
7. Buat Pintasan Dan Favorit
Fitur-fitur ini sangat bagus untuk file dan folder yang Anda gunakan setiap hari. Alih-alih menggali jalan Anda melalui banyak sekali lokasi penyimpanan, cobalah untuk membuat akses untuk file-file ini. Itu bisa di sekitar tab Finder untuk pengguna Mac atau sidebar File Explorer jika Anda menggunakan PC. Memanfaatkan opsi ini akan membuat pencarian file Anda menjadi mudah.
Baca juga: 22 Pembaruan Driver Gratis Terbaik untuk Windows 10, 8, 7 pada tahun 2021 [Diperbarui]
Pikiran Penutup: Organisasi Adalah Kunci
Penting untuk selalu diingat bahwa yang terbaik adalah selalu memperbarui dan mengatur file Anda untuk menjaga kohesi di mana pun Anda menyimpan dokumen Anda. Tujuan utama Anda di sini adalah untuk menjamin Anda masih dapat menemukan apa yang Anda cari setelah dibuat dalam sistem manajemen file.
Selain itu, manajemen dan organisasi file elektronik yang tepat tidak diragukan lagi sangat penting dalam pengaturan lingkungan bersama. Jika kolega Anda tidak ada, Anda dapat dengan cepat menemukan dan mengakses file yang dibuat oleh mereka.
Saat Anda mengerjakan tugas sehari-hari, pertimbangkan ide-ide yang disebutkan di sini untuk menyortir file yang Anda miliki. Dalam jangka panjang, ini akan nyaman bagi Anda dan organisasi Anda.