Pandemi virus corona telah membawa tantangan baru, terutama dalam hal bekerja dari rumah. Ini bisa sangat sulit ketika Anda memiliki tim yang mencoba mengerjakan sebuah proyek bersama. Kolaborasi virtual telah menjadi normal baru di lingkungan kerja modern saat tim berusaha bekerja dari berbagai lokasi atau bahkan benua.
Google Documents adalah alat kolaborasi luar biasa yang fleksibel untuk kerja tim dan dapat diakses dengan mudah, bahkan dari ponsel cerdas. Namun dengan fleksibilitas ini, integrasi email masih diperlukan. Email telah menjadi alat komunikasi bisnis inti. Beberapa email dibuang, dan beberapa lebih baik diarsipkan. Saat bekerja dengan alat yang menguatkan, beberapa perubahan mungkin perlu ditindaklanjuti atau dilihat oleh anggota tim lainnya. Fitur ini berguna untuk melacak undangan rapat, mengirim email jadwal, dan banyak lagi.
Mengintegrasikan Email ke Google Documents
Google memiliki beberapa fitur untuk membantu menggabungkan Google Documents dan email Anda. Untuk opsi pertama, ikuti langkah-langkah di bawah ini.
Aktifkan Pembuatan Dokumen
Masuk ke Gmail Anda dan klik ikon berbentuk roda gigi di dekat kanan atas. Setelah ini, klik pengaturan. Di dekat bagian tengah atas, klik tab Labs dan gulir perlahan ke bawah. Klik Aktifkan di sebelah untuk membuat dokumen. Setelah ini, simpan perubahan yang dibuat. Jadi, lain kali Anda ingin menyimpan email Anda di Google docs, cukup klik tombol lainnya. Tombol ini berada di bagian tengah atas panel pembacaan pesan. Kemudian klik Buat Dokumen. Sebuah tab akan terbuka, dan dari sana sangat mudah untuk mengedit atau menyimpan. Anda bahkan dapat mengekspor ke pdf atau format file lainnya.
Lampiran Google Dokumen
Opsi kedua yang Anda miliki adalah mengklik tab File di dokumen Google, gulir ke bawah dan Anda akan mendapatkan opsi "Email sebagai lampiran". Setelah Anda memilih opsi ini, email pop up akan muncul seperti yang ditunjukkan pada diagram di bawah ini. Di sini Anda memiliki opsi untuk menambahkan alamat email anggota yang ingin Anda kirimi dokumen, Anda juga memiliki hak istimewa untuk memasukkan pesan di badan sebelum membagikan dokumen. Integrasi ini telah difasilitasi oleh Google. Akun Gmail yang digunakan untuk mengakses dokumen Google akan digunakan untuk mengirim email.
Seseorang juga dapat mengintegrasikan dan mengonversi Google docs ke email dengan menambahkan ekstensi Google chrome dari toko web chrome, lalu pilih ekstensi. Setelah mengunduh ekstensi Google, tambahkan. Anda kemudian akan melihat tombol yang mengatakan, "Buka di Gmail." Setelah Anda mengklik tombol ini, Anda akan mendapatkan pop-up yang menyatakan “Kami mengonversi dokumen Google ke dalam email.” Setelah ini, Anda akan mendapatkan konfirmasi bahwa dokumen Google Anda telah dikirim sebagai Gmail atau Google app surel.
Ekstensi Chrome
Seseorang juga dapat mengintegrasikan email dengan Google docs dengan menambahkan ekstensi chrome untuk mengedit email di Google docs, Anda bisa mendapatkan ekstensi chrome. Ekstensi ini menawarkan kemewahan mengedit email di Google docs. Setelah Anda mengunduh ekstensi, klik tambahkan ekstensi.
Setelah Anda membuka cek email dan klik ikon "Edit di Google Documents" di email aplikasi Google atau Gmail Anda. Anda mungkin mendapatkan pemberitahuan yang meminta agar Anda mengizinkan akses Google drive. Pilih opsi tambahkan akun Google drive. Ini akan menjadi penting ketika Anda ingin menyimpan email di drive Google Anda setelah mengedit email di Google docs. Fitur ini sangat membantu, terutama saat Anda mengerjakan proyek dengan tim besar.
Nikmati Alur Kerja yang Lebih Mudah dan Menguatkan
Ini adalah salah satu dari sedikit cara untuk mengintegrasikan dokumen dan email Google. Anda dapat menikmati fitur tambahan dan mengoptimalkan hasil produktivitas Anda dengan bekerja tanpa hambatan dan berkolaborasi secara online dengan tim proyek lain.